Administrative Assistant (m/f/x)

2020/13/11Top Job

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Job description

Tasks

  • Unterstützung der Außenstellenleitung im operativen Tagesgeschäft der Niederlassung Nordost (Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern)
  • Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten inklusive Terminkoordination, Telefonservice sowie Dienstreiseorganisation und -abrechnung
  • Koordinierung, Überwachung und Zusammenführung der Zulieferungen verschiedener Organisationseinheiten
  • Mitarbeit bei Organisationsprojekten
  • Übernahme von Korrespondenzen und Ablage sämtlicher Unterlagen
  • Unterstützung bei der Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen
  • Inhaltliche Recherche nach vorgegebenen Kriterien und Ausarbeitung von Texten und Stellungnahmen der Außenstellenleitung
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen mit interner und externer Beteiligung (Organisation, Einladung, Protokolle)
  • Allgemeine Büroorganisation inklusive Verwaltung des Schriftgutes
  • Mitarbeit bei der kontinuierlichen Pflege von Datenbanken

     

Requirements

  • Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/ -mann (d) für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/r (d), Fremdsprachensekretär/in (d) bzw. als Verwaltungsfachangestellte/r (d) oder vergleichbare Berufsausbildung
  • Einschlägige Berufserfahrung im oben beschriebenen Aufgabengebiet
  • Gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Bereitschaft zur Weiterbildung, insbesondere Schulungen im SAP-Programm (HCM FI, CO)
  • Bereitschaft in Prozessen zu denken und organisatorische Verbesserungspotentiale aufgreifen zu wollen
  • Gewandtheit und Umsicht bei der Wahrnehmung der umfangreichen und vorwiegend termingebundenen Aufgaben
  • Verwaltungserfahrung von Vorteil
  • Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C2-Niveau)
  • Selbstständige, sorgfältige und diskrete Arbeitsweise
  • Hohe Planungs- und Organisationsfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit sowie Team- und zielgruppengerechte Kommunikationsfähigkeit
  • Begeisterung für das Mitgestalten von Prozessen im dynamischen Arbeitsumfeld einer neu gegründeten Gesellschaft
  • Interkulturelle Kompetenz

Services

  • Participation in the redesign of the future of freeways in Germany
  • Unlimited employment contract
  • Attractive remuneration in accordance with the TV-A company collective agreement
  • Payment of a 13th month salary
  • Retirement provision with VBL
  • 30 days vacation and a working time of maximum 39h/week
  • Flexible working hours through flexitime model
  • Very good opportunities for professional development
  • Good compatibility of family, work and private life
  • Availability of JobTickets for public transport

Jobdetails

  • WorkplaceBerlin
  • Occupational Area Administration
  • ContractDirect entry at our customer
  • Job-ID6102

Contact

Victoria PaulRecruitment Consultant

+49 351 795 808 38

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