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HR Shared Service Center mit ARTS

Unternehmensprozessen zu Service Centern zusammenzufassen ist ein gängiges Prozessmodell am Markt und auch in Personalabteilungen ist der Trend angekommen, die einzelnen Prozessbereiche in kleine Aufgabenpakete aufzugliedern. Wir bei ARTS folgen auch diesem Ansatz der Zentralisierung und öffnen unsere internen Strukturen des HR Service Centers für unsere Kundenunternehmen. Auf diesem Wege können Sie von unseren Erfahrungen in der Bearbeitung von administrativen Personalprozessen profitieren und die schnellstmögliche und professionelle Bearbeitung der Anliegen Ihrer Angestellten sicherstellen.

 

Erfolg durch HR Shared Service Center

Zufriedene Kunden

 

Wie funktioniert das HR Shared Service Center bei ARTS?

Das ARTS HR Shared Service Center agiert von Dresden aus und der Prozess der Mitarbeiterbetreuung ist bei uns vollständig digitalisiert. Jeder unserer HR Service Center Consultants verfügt über umfangreiches Fach- und Prozesswissen.

  • Schritt 1: Basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen erstellen wir eine Prozessanalyse Ihrer HR-Prozesse mit einer beispielhaften Prozesslandschaft nach Integration in unser HR SSC.
  • Schritt 2: Wir gleichen unsere Prozesse mit Ihren Abläufen ab und definieren ggf. zusätzlich benötigte individuelle Prozesse.
  • Schritt 3: Die Software wird integriert und ein Self-Service-Zugang für Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter eingerichtet.
  • Schritt 4: Sie erhalten Ihre eigene Hotline und die wichtigen Informationen für Ihre Unternehmenskommunikation.
  • Schritt 4: Sie gehen live: Die Bearbeitung von HR-Anfragen liegt nun in unseren Händen. 
  • Schritt 5: Wir tracken alle Anfragen von Mitarbeitern und Führungskräften und stellen Ihnen ein Kennzahlensystem zur Verfügung, mit dem Sie die Aktivitäten verfolgen können.

 

HR Shared Service Center bei ARTS - Ihre Vorteile

  • Durch einheitliche Prozess-Standards stellen wir eine schnelle Bearbeitung sicher und steigern durch die effiziente Bearbeitung von Anfragen Ihre Mitarbeiterzufriedenheit. 
  • Wir reduzieren Ihre Prozess- und IT-Kosten im Personalbereich.
  • Wir sichern Ihnen hohe Qualität der Leistung durch Professionalität und Routiniertheit unserer HR Spezialisten zu.
  • Wir garantieren Ihnen volle Kostentransparenz unseres Services.
  • Wir können Ihnen ein rechtssicheres Human Resources Management gewährleisten.​
  • Sie benötigen keine Verlagerung der HR-Aufgaben ins Ausland, denn unser HR Shared Service Center operiert ausschließlich am Standort Dresden.

HR Shared Service Center - Unser Serviceumfang

HR Prozesse standardisiert für

  • Fehlzeitenmanagement 
  • Zeiterfassung über Self Service
  • Zeitkontenpflege
  • Payroll
  • Equal Pay 
  • Betriebliche Altersvorsorge 
  • Zeugnisse
  • Bescheinigungen

HR Prozesse standardisiert für

  • Vertragsmanagement 
  • Offboarding 
  • Onboarding 
  • Pflege/Aufbau digitaler Personalakte
  • Bearbeitung von Jubiläen, Geburten, Hochzeiten etc.
  • Bearbeitung von Elternzeit, Mutterschutz etc.
  • Reisekostenverwaltung
  • Kurzarbeit

 

Welche Lösungen bieten wir im Bereich HR Shared Service Center?

#kurzfristige Lösungen:

Wir übernehmen für Sie die Prozessanalyse Ihrer Personalprozesse.

#mittelfristige Lösungen:

Schnelle Integration Ihrer Standardprozesse in unserem HR Shared Service Center System.

#langfristige Lösungen:

Übertragung kundenindividueller HR-Prozesse, die wir in unserer Prozesslandkarte abbilden und bearbeiten.

 

ARTS HR Shared Service Center für FPA Services GmbH

Für unseren Kunden FPA übernehmen wir Aufgabenbausteine während der verschiedenen Phasen des Mitarbeiterzyklus.

Anforderung:

Während des Onboardings vermitteln wir Werte und Kulturmerkmale der FPA Services GmbH, übernehmen generelle Erstunterweisungen, halten die arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen nach, kümmern uns um Software sowie Useranmeldungen und sorgen für die Bereitstellung von Arbeitsschutzkleidung. Während dieses Prozesses ist stets eine enge Vernetzung mit den fachlichen Vorgesetzten erforderlich, damit der Fokus auf der erfolgreichen Ausführung der zukünftigen Aufgabe des Mitarbeitenden liegt. 

Im Rahmen der operativen Mitarbeiterbetreuung beantworten wir einsatzbezogene Fragen zum Fehlzeitenmanagement. Das heißt, Stundennachweise, Kurzarbeitsthemen, Krankenscheine, Absetzen von Überstunden und sonstige Bestandteile von “Nicht-Anwesenheitszeiten” werden von uns aufgenommen und zur weiteren Verarbeitung der Payroll ins System übertragen, zu dem auch die Führungskraft Zugriff hat. Unser ERP System Odoo ist die digitale Schnittstelle zwischen der FPA und den einsatz- und mitarbeiterbezogenen Daten. Wir tracken Fristen für Verlängerungen, ablaufende Zertifikate oder Vorsorgeuntersuchungen und suchen auch hier engen Austausch mit dem Teamleitenden vor Ort.

Während des Offboardings übernehmen wir Themen wie das Ausstellen von fristgerechten Kündigungen, Urlaubsbescheinigungen, Arbeitszeugnissen und verantworten die Rückgabe von Arbeitsmitteln oder -kleidung.

Lösung:

Durch die Kombination von persönlichem Austausch zum Mitarbeitenden, dem Reporting für die Führungskraft und der Dokumentation im ERP System schaffen wir eine effiziente digitale und doch persönliche Ebene, um mit allen Belangen und Herausforderungen während des gesamten Mitarbeiterzyklus umzugehen.

Ergebnis:

Eine enge Betreuung und guter HR-Service schaffen eine hohe Mitarbeiterbindung durch eine positive Empolyee Experience in der Zusammenarbeit mit den HR-Ansprechpartnern. Sämtliche Mitarbeitende können sich mit Themen zum vorher definierten Aufgabenspektrum des HR Shared Service Centers an das Team wenden und bekommen schnell sowie rechtssicher eine Rückmeldung zu ihrem Anliegen. Dadurch schaffen wir für die FPA Services GmbH schnelle und effiziente Prozesse, fangen die Teammitglieder bei Unklarheiten auf und schaffen für die Führungskräfte Zeit, in denen sie sich auf wertschöpfende Themen fokussieren können.

 

Kundenzitate

 

“Wir schätzen den Mehrwert, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren und Prozessexperten einzubinden. Mit dem HR Shared Service Center von ARTS haben wir schnell einen digitalen Prozess integriert, ohne eigene Infrastruktur zu beziehen und Personal einzustellen.“

Ronald Scharf, CEO, FPA Services GmbH

 

Häufig gestellte Fragen zum Thema HR Shared Service Center auf einen Blick

Welche Voraussetzung müssen erfüllt sein, um ein Service Center führen zu können?

Alle Service Center Consultants müssen mit demselben System arbeiten und alle Mitarbeiterinformation plus Historien müssen dort für alle zugänglich gespeichert werden. Jeder Mitarbeiter des HR Shared Service Center muss bezüglich arbeitsrechtlicher Vorgaben geschult sein und zu allen unternehmensrelevanten Informationen stets den aktuellsten Stand wissen. Prozesse müssen im Vorfeld festgelegt werden. Diese gilt es dann im operativen Tagesgeschäft kontinuierlich zu optimieren.

Schwächt ein standardisierter, zentraler Prozess nicht die Mitarbeiterbindung?

Gerade ein einheitliches Vorgehen garantiert, dass alle Mitarbeiter gleich behandelt werden. Unsere HR Service Center Consultants sind zu ihren individuellen Prozessen geschult und jederzeit aussagekräftig. Wir sind davon überzeugt, wenn die Prozesseffizienz und die Qualitätsorientierung, d. h. ein individueller Blick auf den Mitarbeiter, einen hohen Stellenwert einnimmt, eine persönliche Betreuung nicht ausgeschlossen ist. Transparente, zielführende und wertschätzende Kommunikation ist der Schlüssel und das ist auch in einem HR Shared Service Center integrierbar.

HR Shared Service Center oder ein anderer Service von ARTS? Was brauche ich wirklich?

Wenn Sie Ihre HR-Administration und die Beantwortung von Mitarbeiteranfragen komplett outsourcen möchten, bieten wir Ihnen mit unserem HR Shared Service Center die ideale Lösung. Alternativ offerieren wir Ihnen durch HR as a Service einen festen Ansprechpartner bzw. eine Ansprechpartnerin, die stundenweise zu fest vereinbarten Zeiten Ihre Personalsachbearbeitung übernimmt. Dieses Service-Paket ist vor allem für kleine und mittlere Unternehmen oder als Übergangslösung bei Auftragsspitzen eine schnelle Hilfe.

 

Wollen Sie lieber fragen, statt zu lesen?

Haben Sie Fragen zu unserem HR Shared Service Center Angebot oder möchten Sie Ihre aktuelle Herausforderung unverbindlich in einem Erstgespräch mit uns besprechen. Dann zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!

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