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ARTS goes Google Workspace

 

...oder wie wir den Weg in unsere neue Arbeitswelt fanden

In erster Linie sollte dies eine Erfolgsgeschichte über unsere Abkehr von der Arbeit mit viel zu viel Papier und einem rasanten Wechsel auf GSuite werden. Jedoch fiel mir während des Schreibens auf, dass wir seitdem und bis heute viel mehr geschafft haben, als nur die Transformation in digitales Arbeiten. Wir haben den Aufstieg auf den Berg der neuen Arbeitswelt geebnet und GSuite bzw. jetzt Google Workspace ist letztendlich eine logische Entscheidungen, um den Marsch zu beginnen und den Gipfel zu erstürmen. 

Projektdetails im Überblick

  • Branche: Luft- und Raumfahrt, Automobilindustrie, Information Technology (IT)
  • Kunde: ARTS
  • Jobtitel: Consultant Processes
  • Projektort: Dresden
  • Service:

Wir schreiben das Jahr 2000. Die Büroräume sind mit großen weißen Schreibtischinseln bestückt an denen mindestens vier Kollegen Platz finden. Von Großraumbüro war noch keine Rede. An jeder Wand und überall, wo es sonst noch möglich war, finden sich Schränke mit Ordnern. Die Schreibtische sind dekoriert mit übereinander gestapelten Kunststoff-Papierablagen, die wiederum mit Papierstapeln gefüllt sind. Der zweitliebste Kollege im Büro nach der Kaffeemaschine ist der Drucker. Wir gehen auf eine Reise mit Stapeln an Informationen, welche in unübersichtliche Excellisten übertragen und in einem Zwischenschritt in das erste eigene, schlussendlich overengineerte Onlinetool überführt wurden.

Seit dieser Zeit hat sich nicht nur in der IT-Infrastruktur, sondern ebenso die Räumlichkeiten, der Umgang mit Dokumenten sowie die Art und Weise der Arbeit bzw. Zusammenarbeit, gewandelt.

Die Welt ist zu schnellebig, als das man ihr nachjagen könnte. Was wir aber tun können, ist aus unseren Erfahrungen, den technischen Hilfsmitteln und mit einem neugierigen Team die bestmögliche Lösung zu kreiieren und an dieser zu wachsen.

Digitalisierung vs. digitale Zusammenarbeit 

Anfangs haben wir gedacht, dass mit der Digitalisierung auch die digitale Zusammenarbeit einschlägt. Die Realität sah allerdings anders aus. Es gab und gibt auch heute noch Arbeitsschritte, die lieber auf Papier statt online ausgeführt werden. Die ersten Etappen, die sicherlich viele gegangen sind, starteten bei konsequenter Nutzung von digitalen Formaten und Ablagesystemen. Wir stiegen in Zeiten gemeinsam genutzter Dokumente im Datei-Explorer ein. Insbesondere die Datenschutzthematik im Personalbereich haben mit dezidierter Nutzer- und Zugriffsverwaltung einen ersten erschreckenden Einblick in die Komplexität unseres Digitalisierungsvorhabens gegeben. Die schiere Masse an Dokumenten, die darüber hinaus zu jedem einzelnen Vorgang existierten öffneten uns schlussendlich die Augen. Allein die Arbeitszeit, die bei der Suche nach nur einer Information aus diesen Stapeln verloren ging, durfte in Zukunft anderweitig genutzt werden. 

Jedoch gab es zu dieser Zeit noch nicht die Möglichkeit für mehrere Personen, gleichzeitig an einer Excelliste zu arbeiten. Dies führte hauptsächlich zu der Ablage “der Kopie_der Kopie”, welche im besten Fall noch im gleichen Ordner aufzufinden waren, aber jeweils andere Informationsstände beinhalteten. Alles in allem eine mühselige Angelegenheit mit noch mehr Abstimmungsbedarf und unzähligen E-Mails, die aktuelle Arbeitsstände austauschen. 

In unseren Kernbereichen, den Recruitingprozessen und dem Bewerbermanagement sowie der Betreuung unserer Mitarbeiter laufen viele Prozesse parallel. Der Zugriff auf Daten ist für die Durchführung unerlässlich. Systeme für die Bearbeitung von Unterlagen des Bewerbers entstanden um die Jahrtausendwende und vereinfachten als Bewerbermanagementsysteme den Recruitingprozess schlagartig. Auch wir erarbeiteten uns in der ersten Phase solch ein System eigenständig mit unserem IT-Team. Dabei stießen wir jedoch an Grenzen, die professionelle IT-Systemhäuser schneller und einfacher lösen als wir. Damit revidierten wir unsere Do-It-Yourself-Lösung und entschieden uns für ein odoo, ein Open-Source ERP-System in der Hoffnung auch dort notwendige Anpassungen unkompliziert durchführen zu können. Die Anpassung an unsere Arbeitsweisen und Prozesse hat so gut funktioniert, dass wir uns kaum umstellen mussten. Das Erwachen kam mit dem Update des Systems auf eine neue Generation. Die Individualisierung des Systems endete in einem komplexen Chaos, welches einfach nicht mehr aufzudröseln war. Unser Learning: Individualisierung vereinfacht die Akzeptanz, weil alles bleibt, wie es war. Macht aber eine Entwicklung auf das nächste Level unmöglich. Wir haben unsere Komfortzone nur minimal verlassen, gleichzeitig aber unser Potential nicht voll entfaltet.

Aus unserem Learning heraus und gemeinsam mit unserem IT-Dienstleister manaTec starteten wir noch einmal ganz frisch mit dem neuen System. Wir überlegten, wie wir zeitnah so viele Kollegen, wie möglich in das System holen und an die Arbeit im und mit dem System gewöhnen konnten. Rückblickend war dies oftmals ein hartes Stück Überzeugungsarbeit. Einzelne Abteilungen adaptierten die neue Arbeitsweise schnell, andere durften die eigenen Vorbehalte erst beiseite räumen. Stand heute, ist odoo das zentrale Arbeitsmittel geworden. 

Nicht ablösen konnte es jedoch unser bis dahin bestehendes Office-System. Anwendungen,wie Outlook, Excel, Powerpoint und Word haben ebenso den Arbeitsalltag geprägt. Mit der Integration der Office 365 Lösung waren wir jedoch trotzdem noch weit entfernt von dem Zustand gemeinsamen Arbeitens. Lösungen, wie Teams, haben schnell Einzug gehalten, Screens wurden geshared und die notwendige Technik in den Besprechungsräumen erhielt ein Upgrade und das schon einige Zeit vor Corona, wo noch Skype for Business den Markt dominierte. Jedoch haben wir es so nicht geschafft in dieser Umgebung auch ein kollaboratives Miteinander an geteilten Ordnern und Unterlagen zu etablieren.

...und dann kam Google Workplace

Erst mit dem wirklich radikalen Wechsel von Office 365 zu GSuite, den wir innerhalb von nur drei Wochen gemeinsam mit dem Google Cloud Premier Partner Wabion vorbereitet und umgesetzt haben, hat sich unsere Art der Arbeit gewandelt.

Der erste Schock saß tief bei allen Kollegen, als wir mitteilten, dass wir uns in kürzester Zeit von unserem langjährig bewährten und allgemein anerkannten Office-System verabschieden. Bereits kurze Zeit nach der Information kamen die ersten Gründe auf, warum wir nicht ganz auf Outlook oder Word verzichten können. Es wurde damit begonnen in geteilten Dokumenten, Ordnern und sehr aktiv über Teams zu arbeiten. Also genau die Dinge, die wir uns bereits in der Office-Welt gewünscht haben. Gleichzeitig arbeitete unser Tec-Team bestehend aus unserer Digital Transformation Managerin Anja Uebermuth, unserem IT-Job-Sharer Jan Wiegand und unserer Organisationsentwicklerin Nadia Döhler, eifrig daran die komplette Migration von Mails, Kalendern und Dokumenten zu steuern. Im Ranking der Postfächer belegten drei User mit über 30.000 Mails die ersten Plätze in der Migrationsdauer. 

Tag 1 der GSuite startete mit einem Kick-Off für alle interessierten Kollegen, samt Fragerunde und Einführung in die ersten wichtigen Steps. Somit haben wir einerseits die Funktionalität von Google Meets einem Live-Test unterzogen und konnten bereits weitere Anwendungen zeigen. Den größten Mehrwert lieferten Übersichtstabellen im Google Schulungszentrum, welche Funktionen aus Word, Excel oder Powerpoint in ähnlicher oder gleicher Form in den Äquivalenten Doc, Tabellen oder Slides vorhanden sind. Die durchgehende Arbeit in Webbrowsern war zunächst eine Umstellung und gewöhnungsbedürftig, da Gmail wenig Ähnlichkeit mit Outlook hat oder das Vertrauen in automatisches Speichern nicht von Anfang an bestand. Gleichzeitig hat uns der radikale Wechsel im gesamten Team zur Anpassung und Adaption gezwungen. 

...und wie es jetzt läuft

Nach nun 6 Monaten haben sich die Vorteile für uns klar herauskristallisiert. Die aktuelle Pandemiesituation hat positiv zu einer schnellen Entwicklung hin zum jetzt bestehenden Google Workspace beigetragen. Konkurrenzprodukte etablieren Funktionen, welche ebenso in Google integriert werden. Neueste Feature, wie der individualisierbare Hintergrund in Google Meet motivieren unsere Kollegen in den verschiedensten Online-Formaten, die wir jetzt zur Teamkommunikation oder in der Zusammenarbeit mit Kunden ausgebaut haben. Der Wechsel ins Home Office wurde immens erleichtert, da wir mittlerweile zu 95% digital und online arbeiten. Dies stärkte nicht nur unsere Flexibilität, sondern auch unsere neue Art der Arbeit. Vormals stark getrennte Teams rücken aus einer gemeinschaftlichen Home Office-Arbeit näher zusammen. Arbeitszeiten pendeln sich genau so ein, wie es sich jeder in seinen Arbeitstag mit all den zusätzlichen Themen organisieren kann. Wir haben eine direktere Führung, da der individuelle Austausch zugenommen hat. Gleichzeitig hat sich das Verständnis füreinander erhöht, insbesondere für Kollegen die als Vertreter eines Standortes keine direkte Bürogemeinschaft haben und stetig aus dem Home Office agieren. Wir haben wieder gezeigt, dass wir als Ideenwerkstatt Ideen in Vorhaben verwandeln, diese im Team durch Schwarmwissen schnell umsetzen und wir unsere Arbeitsweisen selbst mitgestalten können. Auf unserem Weg von der Wissensorganisation zur Lernorganisation bestärkt uns diese Erfahrung sowie der Gewinn daraus bei unserer zukünftigen Zielerreichung.

Success Story über den von ARTS in den Google Workspace
Wie wir den Pfad den Transformation in digitales Arbeiten fanden und gleichzeitig Aufstieg auf den Berg der neuen Arbeitswelt ebneten.

Zahlen und Fakten

3 Wochen von der Vorbereitung bis Umsetzung
  Extending your Success
30.000 Mails war die Spitze des Postfach Rankings