Digitalisierung im Mittelstand. Erste Schritte zur digitalen Transformation für KMU‘s

Die Digitalisierung als Motor für kleine und mittelständische Unternehmen? Unbedingt. Doch der Mittelstand muss agiler, schneller und mutiger werden.

Nur jedes vierte kleine oder mittelständische Unternehmen investierte in den letzten Jahren in moderne Technologien. Das ist eindeutig zu wenig, bedenkt man die zahlreichen Möglichkeiten, welche sich vor allem für die Wertschöpfung eines Unternehmens ergeben. Um die vierte industrielle Revolution auszuleben, muss der Mittelstand vor allem zweierlei. Er muss schneller reagieren. Und jedes einzelne Unternehmen muss eine übergreifende Digitalisierungsstrategie entwickeln, um sich von der Vielzahl der Möglichkeiten nicht überwältigen zu lassen.
Warum herrscht in KMUs eine solche Skepsis vor der Digitalisierung und was könnten erste Schritte sein, um die Transformation im eigenen Unternehmen anzustoßen?


Scheut sich der Mittelstand vor der Digitalisierung?

Fakt ist, dass ein Großteil dieser Unternehmen noch große Defizite in Sachen Digitalisierung. aufweist. Nur knapp ein Fünftel der Unternehmen im deutschen Mittelstand verfolgt eine übergreifende Strategie zur Digitalisierung. Zwar bauen viele Unternehmen ihre Digitalisierung aus, doch meist in sehr kleinen und vagen Schritten. Grund sind zum einen Finanzierungsprobleme. Auch wenn sich die Kosten für Digitalisierungsprojekte im Rahmen halten, bleibt doch der Eindruck, dass die Kosten weitaus höher sind als der zunächst wahrgenommene Nutzen. Das schreckt ab.

Weiterhin sind es die Bedenken in Bezug auf den Datenschutz und die Datensicherheit. Diese Themen wiegen bei Digitalisierungsprojekten natürlich schwerer als bei klassischen Innovationsprojekten. Damit einher geht die Scheu vor wachsenden Personalkosten und die Sorge darüber, ob sich das Unternehmen eine eigene IT-Kompetenz leisten kann. Auch eine zu geringe Internetgeschwindigkeit wird nicht selten als Grund für fehlende Digitalisierungsprojekte angegeben.

So sieht sich der Mittelstand einigen Aspekten gegenüber, welche eine Entscheidung für die Digitalisierung erschweren und vor allem ein schnelles Handeln ausbremsen. Für den Mittelstand gilt es zunächst, diese Hemmnisse zu beseitigen. Doch auch wenn dies geschieht, bleibt die Tatsache, dass es den KMU meist an einer übergreifenden Strategie zur Digitalisierung fehlt. Viele kleine, undefinierte Schritte sind wenig zielführend.

Wichtiger wäre es, wenn die Unternehmen von anderen Vorreiterunternehmen lernen und sich trauen, ihre Prioritäten zu verschieben. Anstatt immer in neue Technologien zu investieren, lohnt es sich auf IT-bezogene Kompetenzen, Vernetzungen und Organisationsstrategien zu setzen. Das Vernetzen von Informationen und Kommunikation innerhalb des Unternehmens sollte unbedingt an Bedeutung gewinnen. Das Einsetzen neuer Anwendungen und der Aufbau firmeninterner Kompetenzen sollten für den Mittelstand im Fokus stehen, um eine Digitalisierung in der Breite anzugehen.


Tools und Gadgets für KMU. Was genau ist sinnvoll?

Nicht jedes Unternehmen muss Mitarbeitergespräche via Skype führen oder monatlich das Dropbox-Volumen erhöhen. Für den Mittelstand ist es weniger wichtig, auf der Digitalisierungswelle ganz vorn mitzuschwingen. Es geht vielmehr darum, die eigenen Unternehmensprozesse sinnvoll und durchdacht zu modernisieren, um die Effizienz im alltäglichen Arbeitsablauf zu steigern. Daher muss sich jedes Unternehmen im Vorfeld die Frage stellen, was die Digitalisierung im eigenen Hause tatsächlich bewirken kann und für welche Bereiche sie Sinn macht.

So können für die Kundenverwaltung und -kommunikation CRM-Tools für die Kundenpflege in Frage kommen, die auch schon für einen kleinen Kundenkreis sinnvoll sind. Die zeitintensive Suche nach Dokumenten gehört mit Programmen wie Odoo der Vergangenheit an. Ebenso können die Buchhaltung und das Finanzmanagement mit Tools wie z.B. FastBill enorm viel Zeit sparen. Angebote und Rechnungen können schneller erstellt, Arbeitszeiten erfasst und der komplette Zahlungsverkehr automatisiert werden, ohne meterhohe Papierstapel zu produzieren. Auch für kleine Unternehmen rechnet sich so ein Programm, die auch von unterwegs bedient werden können. Für die unkomplizierte Daten- und Dokumentenverwaltung können z.B. Anwendungen wie Securesafe oder Dropbox genutzt werden. So können immer alle Mitarbeiter und Verantwortlichen auf Dokumente zugreifen und diese auf dem neuesten Stand halten. Um das Selbstmanagement zu verbessern, könnten sich Mitarbeiter ein „digitales Gedächtnis“ einrichten und beispielsweise Evernote ausprobieren. Die Team-Version kostet pro Nutzer 12 € im Monat und ermöglicht das Speichern, Organisieren und Durchsuchen von Notizen und Ideen.

Für die Projekt- und Arbeitsorganisation bieten sich für kleinere Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten. So können mit der Webversion und der App Asana To-Do-Listen im Team geteilt werden. Bis zu 15 Mitarbeiter können sich mit dieser Lösung kostenlos im Team absprechen, Aufgaben teilen und zuweisen – und so schnell und effizient Projekte planen. Auch mit den Anwendungen Odoo oder Wunderlist und Trello können Links, Aufgaben und Projekte aufgelistet und untereinander geteilt werden.

Die Kundenkommunikation via Mail stellt für den Mittelstand ein wichtiges und effektives Marketingtool dar. Das Programm Mailchimp kann z.B. bei der Verwaltung und dem Versenden von E-Mails helfen. Hiermit können Kampagnen geplant, Vorlagen genutzt und Newsletter-Verteilerlisten verwaltet werden. Ähnlich funktionieren die Anwendungen Cleverreach und Newsletter2go. Und sind die Dateien und Anhänge für den E-Mail-Anhang einmal zu groß, können Wetransfer und Dropbox weiterhelfen. Diese Filehosting-Dienste ermöglichen den Versand großer Dateien. Vor allem Wetransfer ist eine gute Alternative zur Dropbox. Dieser Dienst ist kostenlos und es geht nicht um das dauerhafte Speichern von Dateien, sondern lediglich um den Versand großer Dateien von bis zu 2 GB an einen oder mehrere Empfänger.


Der erste Schritt der Digitalisierungsstrategie beginnt mit der Frage: wo ist diese im Unternehmen sinnvoll und zielführend.

Digitalisierung in KMU’s soll in erster Linie zur Modernisierung von Unternehmensprozessen und somit zur Steigerung der Effizienz im Arbeitsalltag führen.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt für den Mittelstand ist die eigene Darstellung und Außenwirkung im Social Web und auf der firmeneigenen Webseite. Dieses Thema wird bei KMU meist vernachlässigt. Doch auch hier können digitale Anwendungen Erleichterung bringen. Mit der Anwendung Canva können Grafiken für Soziale Medien und Blogbeiträge – aber auch für Flyer, Plakate und Visitenkarten unkompliziert, kostenlos und ohne Designkenntnisse entworfen werden. Gerade der Mittelstand scheut sich oft vor diesen Herausforderungen der Bildbearbeitung, weil dies oft kostenintensiv ist und von den Mitarbeitern zusätzliche Qualifikationen abverlangt. Mithilfe von Bearbeitungsprogrammen wie Canva oder auch Fotor kann der Mittelstand diese Herausforderung angehen.

Doch auch für die Warenwirtschaft und Logistik gibt es Tools, die den Arbeitsablauf effizienter gestalten. So können kleine Onlineshops, die sich selbst um alle Abläufe kümmern, z.B. das Shop-System von WooCommerce nutzen. Die weit verbreitete E-Commerce-Plattform basiert auf dem bekannten Webseiten-Baukasten WordPress und bietet zahlreiche Funktionen zur Individualisierung an. Dabei ist die Einbindung in WordPress kostenlos – nur Zusatzfunktionen kosten extra.

Der Mittelstand braucht benutzerfreundliche Lösungen für digitale Prozesse

Es gibt tausende Tools auf dem Markt, doch längst nicht alle sind sinnvoll. Und noch weniger eignen sich für den Mittelstand. Warum? Weil viele KMU ganz anders gewachsen sind als beispielsweise Startups. Und weil sie sich häufig und teilweise auch begründet vor den Herausforderungen der Digitalisierung scheuen. Für den Einsatz von Tools in Unternehmen ist es daher wesentlich, dass diese absolut benutzerfreundlich sind. IT-Experten raten, auf drei Kriterien ganz besonders zu achten. Das jeweilige Tool muss auf jeden Fall teilweise oder vollständig cloud-basiert sein. Warum? Weil Cloud-Lösungen keine eigene IT-Infrastruktur benötigen. So werden Kosten eingespart, die Daten werden von Profis verwahrt und kleine Unternehmen ohne IT-Kompetenz umgehen eine weitere Herausforderung. Unternehmen, die besonders sensible Daten verwalten, sollten sich aber überlegen, ob sie etwas mehr investierten und die Daten lokal auf dem eigenen Server speichern.

Weiterhin sollte das jeweilige Tool mobil nutzbar sein. Die Zeiten, in denen jeder Arbeitsschritt am Schreibtisch auf fest installierten Programmen vorgenommen wird, sind vorbei. Mobile Lösungen können von unterwegs über Smartphone und Tablets genutzt und vor allem von verschiedenen Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten genutzt werden.

Zudem ist es sinnvoll ein ausgereiftes Tool zu nutzen, von denen mittlerweile viele kostengünstig angeboten werden. Zahlreiche Programme ermöglichen komplexe Abläufe, wie z.B. das Projektmanagement und können auch kostenlos oder für wenig Geld genutzt werden. Meist wird ein kostenloser Probemonat angeboten, welcher dem Unternehmen die Möglichkeit lässt, zu entscheiden, ob das jeweilige Tool passt oder nicht. Die meisten Abo-Modelle richten sich preislich nach der Anzahl der Nutzer. So können kleinere Unternehmen mit überschaubaren Summen kalkulieren.


Fazit

Kleine und mittelständische Unternehmen sollten nicht auf Digitalisierung nur der Digitalisierung wegen setzen. Können sie ihr Kerngeschäft mit modernen Software-Lösungen voranbringen, dann macht es Sinn, sich auf die verschiedenen Tools einzulassen. Doch es ist absolut wichtig, vorab zu überlegen, was die Neuerungen tatsächlich bewirken sollen. Für den Mittelstand ist es wesentlich, bei all den Angeboten nicht den Überblick zu verlieren und genau abzuwägen, für welche Aufgaben neue Software gebraucht wird und für welche nicht.


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