HR BPO – Ein Überblick

Die Zeiten, in denen Unternehmen Unterstützungsprozesse aus reinen Kostenüberlegungen ganz oder teilweise auslagerten, sind längst vorbei. Seit einiger Zeit steht vor allem die Steigerung der Prozessqualität im Fokus und spielt damit eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Daraus resultierend wird die gelungene Kooperation mit erfahrenen Anbietern von Business Process Outsourcing (BPO) zunehmend zum strategischen Erfolgsfaktor für Recruitment- und Personalabteilungen von Unternehmen aller Größen und Industrien.

Outsourcing verändert die Industrie

Das Konzept stammt aus der produzierenden Industrie: Hierbei trennen sich Produktionsbereiche von bestimmten Fertigungsschritten und vergeben diese an darauf spezialisierte Unternehmen. Die grundlegenden Auswirkungen auf die Kostenstruktur des Unternehmens sind unabhängig von der Art des ausgelagerten Vorganges: Aus fixen werden variable Kosten, was die Flexibilität des Unternehmens steigert. Dazu kommt eine Senkung der Prozesskosten durch Effizienzvorteile des Dienstleisters, für den die Erfüllung des übernommenen Prozesses eine Kernkompetenz darstellt.

Gehörten anfänglich nur Teilprozesse zum Umfang des Outsourcings, erweiterte sich das Aufgabenspektrum externer Anbieter zusehends. Im Rahmen des HR BPO werden vor allem IT-lastige und administrative Geschäftsbereiche wie das Human Resources (HR), das Finanzwesen und die Logistik an Dienstleistungsunternehmen ausgelagert. Das Outsourcing hat zahlreiche Industrien nachhaltig verändert: So haben sich die internen Wertschöpfungsketten der etablierten Industrien deutlich verkürzt.

Je nach Umfang der ausgelagerten Prozesse lassen sich verschiedene Formen des Outsourcing unterscheiden: Einen ersten Ansatz zur Kostensenkung stellt das Hosting dar, bei dem der Dienstleister seinen Kunden lediglich seine Rechenleistung für den Betrieb der kundeneigenen Software zur Verfügung stellt. Das Application Service Providing (ASP) sieht dagegen bereits eine engere Zusammenarbeit vor. Hier ist der Dienstleister für Hard- und Software zuständig, wodurch das auslagernde Unternehmen die technischen Aspekte des Prozesses im Tagesgeschäft ausblenden kann. Im Rahmen des Business Service Providing (BSP) nimmt der Dienstleister seinen Kunden zusätzlich die Bearbeitung einzelner Geschäftsaufgaben ab. Die größtmögliche Integration des Dienstleistungspartners in die Unternehmensprozesse sieht allerdings das Business Process Outsourcing vor.


Das Personalwesen als Change Manager

Die Kernidee des HR BPO ist es, dass sich Unternehmen von hauptsächlich administrativen Prozessen ganz oder teilweise trennen, um sich damit auf die strategisch relevanten Prozesse zu fokussieren, die für die Erreichung der Unternehmensziele am kritischsten sind. Durch die Sicherstellung der Leistungsfähigkeit im Personalbereich ist das Unternehmen in der Lage, sich zudem vollständig auf seine Kerngeschäftsprozesse zu konzentrieren und die Effizienz zu steigern.

Bisher nutzten Unternehmen vor allem die Unterstützung im Rahmen des Recruitment Process Outsourcing (RPO). Hierbei verstärkt ein Dienstleistungsunternehmen die Recruitmentabteilung eines Kunden und übernimmt die Prozesse der Personalbeschaffung. Im Gegensatz dazu handelt es sich beim HR BPO um eine ganzheitliche Zusammenarbeit, die den Kunden auch in weiteren Bereichen seines Personalwesens unterstützt.

Die Notwendigkeit von ganzheitlichen HR BPO-Lösungen wird auch durch den Wandel des Personalwesens verstärkt. Der gestiegene Wettbewerb um Fachpersonal, Fluktuation und sich wandelnde Berufsbilder verlangen dem Recruitment eine Neuinterpretation seiner Rolle ab. Neben die administrativen Aufgaben tritt zunehmend die Rolle des Personalwesens als Manager von Veränderungsprozessen und als strategischer Berater der Führungsebene. Im Zuge der Konzentration auf die Kernfunktionen steigt in Unternehmen die Bereitschaft, einem Dienstleister weitere Aufgabenbereiche des Personalwesens anzuvertrauen.

Dabei wirken sich Erfahrung, Know-how, moderne IT-Ausstattung und Skaleneffekte des Dienstleisters positiv auf die zentralen Indikatoren der Prozessqualität aus: Kosten, Dauer und Qualität. Nahezu alle Unternehmen können ungeachtet von Branche und Marktposition von HR BPO profitieren. In der Vergangenheit stand bei HR BPO das Ziel im Vordergrund, sich die IT- und Prozesskompetenz des Dienstleistungspartners zu sichern. Vor allem im Bereich Entgelt- und Reisekostenabrechnung erleichtern die gute Abgrenzbarkeit der betroffenen Prozesse und ihr hoher Standardisierungsgrad über Unternehmensgrenzen hinweg die Entscheidung zur Fremdvergabe.


Der HR-Bereich in Unternehmen wird durch Prozesse definiert.

HR BPO ermöglicht Unternehmen eine Verbesserung von Effizienz und Expertise.

Trends im HR BPO

Erhebungen zeigen, dass Vorbehalte gegenüber dem Business Process Outsourcing im Bereich des HR-Managements abnehmen. Bislang hatten vor allem Bedenken hinsichtlich rechtlicher Sicherheit, Kommunikationsproblemen und Qualität der erbrachten Services die vorhandenen Outsourcing Bestrebungen gehemmt. Diese Unsicherheiten sind vor allem für den HR-Bereich, wo die besonders sensiblen persönlichen Daten der Mitarbeiter verarbeitet werden, von Bedeutung. Doch das Kostenbewusstsein im Personalwesen wird stärker, wie der zunehmende Einsatz von Benchmarking-Werkzeugen und die verbreitete Einführung der Selbstverwaltung der Mitarbeiter im Rahmen des Employee Self Service (ESS) zeigen. Gleichzeitig können Dienstleister Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit durch umfangreiche Zertifizierungen und den Einsatz modernster Technologien ausräumen.

Auch über diese Standards hinaus sind unsere Experten im Bereich HR BPO durch die Kenntnis zahlreicher High-Tech-Branchen auf den Wunsch der Kunden nach einer stärkeren strategischen Integration und einer langfristigen Zusammenarbeit vorbereitet.


HR BPO als strategischer Erfolgsfaktor

Experten des HR-Managements sind sich einig: Das BPO von Geschäftsprozessen des Personalwesens wird als strategisches Mittel weiter an Bedeutung gewinnen. Demnach stehen immer mehr Unternehmen der Anwendung von HR BPO bei der Personalgewinnung aufgeschlossen gegenüber. Damit einher geht aber auch der Wandel des Anforderungsprofils an die HR-Dienstleister. Ihr Wertschöpfungsbeitrag verschiebt sich immer weiter weg von Bereitstellung und Betrieb von IT-Lösungen hin zur Wahrnehmung einer Expertenfunktion mit Branchenkenntnissen. Um z. B. die Erwartungen der Kunden an eine Steigerung der Qualität der Bewerber zu erfüllen, übernehmen die Talent Acquisition Manager den gesamten Bewerbungs- und Einstellungsprozess von der Pflege der Kanäle des Personalmarketings bis zum finalen Interview.

Von diesem Konzept können Unternehmen aller Größen profitieren. So können auch Startups von der Auslagerung personalbezogener Prozesse profitieren. Da vor allem hier die Fähigkeit zum schnellen Wachstum oft entscheidend für den Erfolg ist. Eine Fokussierung auf ausschließlich fachliche Kompetenzen ist dabei oft nicht zielführend. Schließlich ist hier die Passfähigkeit der Persönlichkeit der Kandidaten und der Unternehmenskultur von besonderer Bedeutung. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie ARTS-Experten das High-tech Startup Lilium onsite beim gezielten Aufbau von Personalressourcen unterstützen.

Doch auch die Übernahme von Aufgaben administrativer Natur bleibt gefragt. Kleinere Unternehmen können von HR BPO vor allem durch die gesteigerte Unabhängigkeit von temporären Abwesenheiten oder Fluktuation profitieren. Wenn in der Entgeltabrechnung eines kleineren Unternehmens verdiente Mitarbeiter in den Ruhestand gehen, entsteht oft ohnehin ein Umbruch, der mit der Standardisierung von Prozessen und der Qualifizierung neuer Mitarbeiter verbunden ist.

Im Fokus des BPO-Dienstleisters sollten immer die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden stehen. Die Identifikation auslagerungsfähiger Prozesse und die Erarbeitung verschiedener Lösungsmöglichkeiten sollten in jedem Fall am Anfang einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung stehen. Individuell vereinbarte Vertragsbedingungen und eine transparente Preisgestaltung erleichtern den Angebotsvergleich und die laufende Qualitätskontrolle während der Zusammenarbeit.

Gern unterstützen Sie auch unsere Experten von ARTS bei diesem Wandel in verschiedenen einzelnen Bereichen wie Recruitment & Assessment oder übernehmen den Bereich Payroll & Administration. Ebenso ist es uns möglich, im Rahmen von Master Vendor Management die zentrale Steuerung aller HR-Prozesse für interne und externe Mitarbeiter zu übernehmen oder Ihre HR-Abteilung vor Ort durch ein dauerhaftes On-Site-Management-Konzept zu unterstützen.


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