Aktuell geltende arbeitsrechtliche Vorschriften ändern sich durch das Inkrafttreten des 4. Bürokratieentlastungsgesetzes ab dem 01.01.25. Dies betrifft arbeitsrechtlich in vielen Bereichen insbesondere das Ablösen der Schriftformerfordernis durch die Textformerfordernis. Wichtig zu wissen ist allerdings, dass dies im speziellen nicht für Befristungsvereinbarungen, Aufhebungsverträge und Kündigungen gilt. Diese bedürfen weiterhin der Schriftform (§ 623 BGB bzw. § 14 Abs. 4 TzBfG).
Im Rahmen des neuen Gesetzes zur Regelung elektronischer Kommunikation, das durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz eingeführt wurde, wurden die Anforderungen an die Form von Erklärungen angepasst. Besonders im Hinblick auf die Textform, die nun die Schriftform in vielen Fällen ersetzt, ist eine Unterscheidung wichtig. Hier werden die drei Hauptformate – Schriftform, elektronische Form und Textform – erläutert und voneinander abgegrenzt.
Schriftform: Die Schriftform erfordert, dass eine Erklärung oder ein Vertrag eigenhändig unterschrieben wird, wie es § 126 Abs. 1 BGB festlegt. In vielen Fällen kann die Schriftform durch eine elektronische Form ersetzt werden (§ 126a BGB), jedoch gibt es Ausnahmen. So bleiben die Kündigung und der Aufhebungsvertrag nach § 623 BGB weiterhin der schriftlichen Form vorbehalten. Bisher war es auch nicht möglich, den Nachweis gemäß Nachweisgesetz in elektronischer Form zu erbringen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG).
Elektronische Form: Die elektronische Form verlangt eine qualifizierte elektronische Signatur. Diese basiert auf einem Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (Art. 3 Nr. 15 und Nr. 17 eIDAS-VO) und wird durch eine sichere Signaturerstellungseinheit (Art. 3 Nr. 23 eIDAS-VO) generiert (§ 126a BGB). Dieser Standard trifft nicht auf einfache Signaturen, beispielsweise in pdf-Dokumenten zu. Die hohe technische Anforderung führt dazu, dass die elektronische Signatur in der Praxis bislang eine untergeordnete Rolle spielt, besonders im Arbeitsrecht. Die Lösungen in diesem Bereich entwickeln sich aktuell jedoch ständig weiter.
Textform: Die Textform (§ 126b BGB) ist eine vereinfachte Form der Schriftform, die in vielen Bereichen des Arbeitsrechts zunehmend Anwendung findet. Sie verlangt keine Unterschrift, sondern lediglich eine lesbare Erklärung, die auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert wird. Wichtig ist, dass die Erklärung dem Empfänger persönlich zugänglich ist und die Identität des Absenders erkennbar ist.
Die konkreten gesetzlichen Voraussetzungen für die Textform sind (§ 126b BGB):
Beispiele für die Textform sind E-Mails, Faxe und PDF-Dokumente, bei denen der Name des Absenders am Ende erscheint. Auch Nachrichten über Messenger-Dienste können als Textform gelten, sofern der Absender eindeutig identifizierbar ist.
Die Textform ermöglicht eine flexiblere und schnellere Kommunikation, ohne die Anforderungen der Schriftform zu erfüllen, und ist besonders nützlich in der digitalen Arbeitswelt.
Das 4. Bürokratieentlastungsgesetz bringt bedeutende Änderungen für Arbeitgeber im Hinblick auf die Erteilung von Nachweisen über Arbeitsverhältnisse. Ein zentraler Punkt dieser Änderungen ist die Möglichkeit, den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen nun auch in Textform zu erteilen. Diese Umstellung erleichtert den Verwaltungsaufwand und passt sich modernen Arbeitsprozessen an. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gibt es jedoch wichtige Details zu beachten, um rechtliche Vorgaben korrekt umzusetzen.
Ab sofort können die im Nachweisgesetz geforderten wesentlichen Vertragsbedingungen, die bislang schriftlich festgehalten und dem Arbeitnehmer übergeben werden mussten, auch in Textform übermittelt werden (§ 2 Abs. 1 NachwG). Dabei ist die Textform definiert als jede Form, in der die Erklärung für den Empfänger lesbar und auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden kann (z. B. E-Mail, PDF-Dokument). Ein Beispiel: Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer eine E-Mail mit einem Arbeitsvertrag im Anhang senden, der die erforderlichen Vertragsbedingungen enthält. Diese E-Mail gilt als Textform, da sie eine klare und zugängliche Erklärung enthält, die der Arbeitnehmer speichern und bei Bedarf ausdrucken kann.
Wichtige Anforderungen müssen erfüllt sein:
Neben der erstmaligen Übermittlung des Arbeitsvertrages betrifft die Regelung auch nachträgliche Änderungen. Änderungen, die den Arbeitsvertrag betreffen, können ebenfalls in Textform übermittelt werden. Eine erneute schriftliche Übergabe ist nicht erforderlich, wenn der Vertrag in Textform angepasst und der Arbeitnehmer über die Änderung informiert wird.
Ein wichtiger Punkt hierbei ist, dass der Arbeitgeber weiterhin verpflichtet bleibt, einen schriftlichen Nachweis zu erteilen, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt – und das unabhängig davon, ob der Nachweis in Textform oder schriftlich erbracht wurde. Daher sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass sie rechtzeitig und korrekt nachweisen können, dass der Arbeitnehmer den Nachweis in Textform erhalten hat, falls dieser eine schriftliche Bestätigung verlangt.
Eine bedeutende Ausnahme gibt es im Bereich des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Hier gilt weiterhin, dass der Nachweis der Arbeitsbedingungen ausschließlich in schriftlicher Form erbracht werden muss. Das betrifft zum Beispiel u.a. das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe und die Fleischwirtschaft. In diesen Fällen kann der Nachweis also nicht in Textform erfolgen. Arbeitgeber, die unter dieses Gesetz fallen, müssen sich bewusst sein, dass die strengen Anforderungen der Schriftform weiterhin bestehen und nicht durch die vereinfachte Textform ersetzt werden können.
Die Möglichkeit, den Nachweis in Textform zu erteilen, bietet Arbeitgebern eine erhebliche Erleichterung, insbesondere in der digitalen Arbeitswelt. Die elektronische Übermittlung von Arbeitsverträgen oder Anpassungen kann viel effizienter gestaltet werden, vorausgesetzt, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Arbeitgeber sollten jedoch sicherstellen, dass sie den Empfang des Nachweises dokumentieren können und dem Arbeitnehmer auf Wunsch weiterhin die Möglichkeit geben, den Nachweis in schriftlicher Form zu erhalten. Das Nachweisgesetz ist damit flexibler geworden, jedoch erfordert die Umsetzung auch Sorgfalt, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
Mit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz wurden zahlreiche arbeitsrechtliche Bestimmungen angepasst, um mehr Flexibilität für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu schaffen. Insbesondere die bis hierhin beschriebene Einführung der Textform als Alternative zur Schriftform in bestimmten Bereichen reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich.
Für die Befristung von Arbeitsverhältnissen auf das Erreichen der Regelaltersgrenze reicht nun die Textform aus, z. B. per E-Mail oder PDF. Dies erleichtert die Praxis erheblich, da schriftliche Vereinbarungen zuvor unnötigen Aufwand verursachten. Die Regelung gilt jedoch nur, wenn keine tarifvertraglichen Vorgaben eine andere Form vorschreiben.
Änderungen im BEEG: Ab 2025 kann Elternzeit in Textform beantragt werden, was sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber die Handhabung vereinfacht. Allerdings gilt diese Änderung nur für Kinder, die nach dem 30. April 2025 geboren werden. Bis 2033 werden daher Schriftform und Textform parallel verwendet. Auch Anträge auf Teilzeit während der Elternzeit und deren Ablehnung können künftig in Textform erfolgen. Eine Ausnahme bleibt die Ablehnung einer vorzeitigen Beendigung der Elternzeit, die weiterhin schriftlich erfolgen muss.
Die Inanspruchnahme von Pflege- oder Familienpflegezeit kann jetzt ebenfalls in Textform erklärt werden (§ 3 Abs. 3 PflegeZG). Für Vereinbarungen zu Teilzeitarbeit bleibt jedoch die Schriftform erforderlich (§ 3 Abs. 4 PflegeZG).
Arbeitszeugnisse können nun auch elektronisch mit einer qualifizierten Signatur ausgestellt werden, wenn der Arbeitnehmer zustimmt. Diese Änderung bietet Flexibilität, bringt jedoch aufgrund der hohen Anforderungen an die Signatur begrenzte Erleichterungen.
Die neuen arbeitsrechtlichen Änderungen, insbesondere die Einführung der Textform, bieten sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern viele Vorteile. Sie reduzieren den bürokratischen Aufwand und ermöglichen eine flexiblere Handhabung von Arbeitsverhältnissen, insbesondere bei Befristungen, Elternzeit und Pflegezeit. Dennoch sollten Arbeitgeber die neuen Regelungen genau kennen, um rechtliche Fallstricke – wie die schriftliche Zustimmung bei Arbeitszeugnissen – zu vermeiden.
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Quelle: Deutsches Anwalt Office Premium, Tillmanns, HI16637444 Stand: 18.10.2024
