Fast jede:r Berufseinsteiger oder im Berufsleben stehende Person kennt die Situation wohl: man hat sich auf eine Traumstelle beworben und wartet seither ungeduldig auf eine Antwort der Personaler:innen und das Kopfkino beginnt. Sind die Bewerbungsunterlagen verloren gegangen? Bedeutet die Nicht-Antwort eine Absage? Sollte ich mal nachfragen? Wie? Und wann?
Dabei gilt es Einiges zu beachten. Nicht nur der Zeitpunkt sollte gut gewählt sein, sondern auch das Medium und die Art und Weise. Geben Sie den Personalmitarbeitenden ruhig 1-3 Wochen Zeit und warten Sie, insofern bekannt, die Bewerbungsfrist ab. Nach einer gewissen Zeitspanne ist es sogar ratsam sich nach dem Stand der Bewerbung zu erkundigen, denn das Nachfragen suggeriert das eindringliche Interesse der Bewerber:innen an der Stelle. Das Gefühl, die Personaler:innen mit Nachfragen zu belästigen oder ihre wertvolle Zeit zu stehlen, ist in den meisten Fällen unbegründet. Oft ist sogar das Gegenteil der Fall, denn ein professionelles und selbstsicheres Nachhaken gibt eine erste Möglichkeit sich persönlich zu präsentieren und erhöht unter Umständen sogar die Chancen einer Zusage oder Einladung zum Bewerbungsgespräch.
Könnten Sie aber durch ein beharrliches Nachfragen ihren potentiellen Arbeitgeber abschrecken? Ja, das ist durchaus möglich.Vor allem dann, wenn Sie den richtigen Ton verfehlen. Ihre Stimme und Wortwahl sollte professionell, höflich und freundlich sein. Besser ist es, keine Vorwürfe oder Erwartungen zu formulieren, sondern vollstes Verständnis für Chefs und Personaler:innen mit übervollen Terminkalendern aufzubringen.
Aus diesen oben aufgezählten Gründen empfiehlt es sich, bei bekannter Telefonnummer den Anruf als Medium zum Nachfassen zu nutzen, da es gleich persönlich und direkter ist. Diese Aktion erfordert eine unmittelbare Reaktion. Vielleicht haben Sie ja Glück und die Personaler:innen können gleich Ihre Fragen beantworten, sie haben daraufhin einen kurzen Austausch und bekommen gleich einen ungefilterten Eindruck zur Stimme und Stimmung vermittelt. Ihre Chance zu glänzen! Seien Sie also auch auf spontane Rückfragen/Anmerkungen des Gegenüber vorbereitet und planen Sie eine gewisse Zeit für das Telefonat ein. Bereiten Sie für den Anruf idealerweise ein paar Notizen vor: z. B. Ansprechpartner:in der Stelle, Datum des Bewerbereingangs, Stellen ID und Ihre Intention des Anrufs. Zum perfekten Gesprächseinstieg eignet sich ein selbstbewusstes Auftreten, in dem Sie sich zunächst selbst kurz vorstellen und die Gesprächspartner:innen fragen, ob der Zeitpunkt ihnen gerade gelegen kommt oder Sie besser später zurückrufen sollten. Erst danach können Sie nach einem ehrlichen Feedback zum Stand Ihrer Bewerbung fragen.
Sollten Sie keine Telefonnummer vorliegen haben oder niemand Aussagekräftigen erreichen, können Sie das Unternehmen auch durchaus freundlich und prägnant per Mail anschreiben. In jedem Fall sollte man seine Nachfragen per E-Mail an die persönliche Arbeitsadresse der Personalreferent:innen schicken statt an die allgemeine Adresse à la kontakt@ oder info@. Bei der schriftlichen Form gelten die gleichen Höflichkeitsregeln des persönlichen Gesprächs via Telefon.
Achten Sie dabei unbedingt auf eine korrekte Rechtschreibung oder Flüchtigkeitsfehler!
Sollten Sie schon ein Vorstellungsgespräch absolviert haben und warten nun auf Feedback, gelten ähnliche Handlungsempfehlungen. Noch besser ist es aber, zum Ende des Termins schon einmal gezielt nachzufragen, was das weitere Prozedere vorsieht oder ob der Arbeitgebende schon einen Stichtag formulieren kann. Insbesondere in großen Unternehmen oder Konzernen können die internen Entscheidungswege oft länger sein und übergeordnete Fachabteilungen werden in die Entscheidung mit einbezogen. Außerdem werden häufig mehrere Kandidat:innen zum Einstellungsgespräch eingeladen, sodass der Auswahlprozess immer eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt. Achten Sie dabei auf eine klare, positive Formulierung und sprechen Sie die Gesprächspartner:innen direkt an. Orientieren Sie sich daran, wie das Bewerbungsgespräch abgelaufen ist, wie die Atmosphäre war und zeigen Sie Fingerspitzengefühl dabei, klar zu machen was Sie wollen, ohne dabei zu fordernd zu wirken.
Bekommt man nach dem persönlichen Vorstellungsgespräch anschließend eine Absage, sollte man zunächst reflektiert mit der Entscheidung umgehen. Denn zu jedem Gespräch gehört, neben der fachlichen Erfahrung, der perfekten Vorbereitung und dem persönlichen Auftritt, auch einfach auch ein bisschen Glück – gerade, was die konkurrierenden Bewerbungen angeht. Vielmehr sollten Sie nach weiteren Jobangeboten Ausschau halten, offen für Alternativen sein und bloß nicht die Zuversicht verlieren.
Wichtig ist es hierbei auch Vorstellungsgespräche ohne erfolgreiche Zusage als wichtige Erfahrung und Bereicherung zu bewerten, aus der Sie lernen können. Unter Umständen hilft es, beim Unternehmen noch einmal die Gründe der Absage zu hinterfragen, denn wenn trotz aller Bemühungen eine Absage ins Haus flattert, können Sie auch daraus einen Gewinn für zukünftige Bewerbungen ziehen. Ablehnungsgründe zu erfragen, ist zwar immer noch ungewöhnlich, aber keinesfalls tabu. Schließlich ist es wichtig zu erfahren, warum es mit dem Traumjob nicht geklappt hat. Eine höflich formulierte und entsprechend begründete Anfrage klärt am besten, welche fachlichen oder persönlichen Qualifikationen Sie verbessern können. Manchmal kann es übrigens auch passieren, dass Wunschkandidat:innen des Unternehmens aus irgendwelchen Gründen abspringen oder sich doch als ungeeignet erweisen. Dann bekommen Sie vielleicht eine zweite Chance und es kann nachgerückt werden. So bleiben Entscheidungen zu Ihren Gunsten immer noch im Rahmen des Möglichen.
Es kann verschiedene Gründe geben, wieso die Entscheidung aus Unternehmensseite manchmal länger dauert: bei größeren Unternehmen wird der Betriebsrat eingeschaltet und der interne Prozess kann langwierig sein, die Fach- oder Personalabteilung ist überlastet (z. B. durch Krankheitsfälle, Urlaubszeit in den Ferien etc.) und die Verantwortlichen sind abwesend, Feiertage (insbesondere die Weihnachtszeit) können zu Verzögerungen führen, ebenso wie plötzlich auftretende Herausforderungen wie z. B. die Corona Pandemie oder strukturelle Veränderungen oder das Unternehmen hat auch noch weitere Bewerber:innen zum Vorstellungsgespräch eingeladen und möchte sich von diesen ebenfalls ein Bild machen und wartet deshalb noch ab.
Also gedulden Sie sich, bewahren sie Nerven und reflektieren Sie über sich und ihr berufliche Qualifikation. Kennen Sie Ihren Wert und Stärken und scheuen Sie sich nicht nach dem Telefon zu greifen und nachzufragen. Nutzen Sie Ihre Chance und überzeugen Sie mit Authentizität.