Compliance, die Ordnungsmäßigkeit, meint die Einhaltung von Regeln (Gesetzen, Richtlinien, Verträgen, internen Regelungen). Dazu zählen natürlich auch Wertvorstellungen, Moral und Ethik im Geschäftsalltag. Die ARTS-Gruppe sieht sich in der Pflicht, Standards einzuhalten. Diese Regeltreue ist für ein nachhaltiges geschäftliches Handeln unverzichtbar und für uns, als Geschäftspartner für zahlreiche Industrieunternehmen, die großen Wert auf Vertraulichkeit, Datenschutz und Gleichbehandlung legen, selbstverständlich. Eine wertegeprägte Unternehmenskultur ist nicht nur der Anspruch an uns selbst, sondern, auch der unserer Umwelt. Aus diesem Grund ist eine Vorgabe von Verhaltensregeln für das innere und äußere Handeln für ARTS sehr wichtig und wir haben diese in einer Compliance Richtlinie zusammengefasst.
Das aktuelle Compliance-Barometer der Wirtschaftskanzlei CMS zeigt, dass 83 % der befragten deutschen Unternehmen über eine Compliance-Verhaltensrichtlinie verfügen und zunehmend ihre Schulungsaktivitäten ausbauen, bei denen die Verhaltensanforderungen vermittelt werden – so auch bei uns im Konzern. Um regelkonformes Verhalten sicherzustellen und zu fördern, werden Führungskräfte und Beschäftigte im Rahmen des Mitarbeiter-Onboardings oder zu Projektbeginn bezüglich der Compliance Richtlinie vorbereitend geschult.
Dadurch erhalten die neuen Mitarbeiter das Rüstzeug, um richtige Entscheidungen in schwierigen Situationen zu treffen und Risiken zu minimieren. Schwerpunkte der Richtlinie sind die Verhinderung von Diskriminierung oder Bestechlichkeit sowie die Herstellung von Vertraulichkeit auf allen Geschäftsebenen. Hierzu sind Regelungen zu folgenden Themen getroffen worden:
Hierzu sind Regelungen zu folgenden Themen getroffen worden:
Wir überprüfen unsere Prozesse stets auf Konformität. Das schaffen wir seitens der Legal-Abteilung natürlich nicht alleine, sondern arbeiten eng mit unserer Qualitätsmanagement-Abteilung zusammen. Sie übernehmen die Prozessüberwachung und integrieren den Verhaltenskodex in die Geschäftsprozesse. Außerdem kommt TÜV Süd jedes Jahr ins Haus und prüft unsere Geschäftsprozesse gemäß ISO 9001. So stellen wir sicher, dass unsere Compliance nicht nur in Schriftform, sondern dauerhaft im Tagesgeschäft integriert ist. Aktuell sind wir wieder dabei, unsere Prozesse nach ISO 9001 zu rezertifizieren. Hierfür sitzen vor allem das Qualitätsmanagement und die jeweiligen Prozessverantwortlichen zur Vorbereitung auf das externe Audit zusammen und prüfen die Prozessabläufe sowie die Einhaltung von Arbeitssicherheitsvorschriften. Zudem stellen wir sicher, dass alles ordnungsgemäß dokumentiert ist – das ist bei uns mittlerweile ein eingespielter Prozess und diesen kennen wir ja bereits aus unseren Qualitätsmanagement Projekten, bei denen wir unsere Kunden aus dem Industrieumfeld hinsichtlich der Vor- und Nachbereitung für Audits unterstützen.
Nicht nur in unseren Prozessen auch in der Vertragsgestaltung spielt die Einhaltung unserer Compliance Richtlinie eine große Rolle – hier müssen vor allem Gleichbehandlungs-Grundsätze, Datenschutz und Vertraulichkeit eingehalten werden. Aus diesem Grund ist es prozessseitig vorgeschrieben, dass stets eine Geheimhaltungsvereinbarung parallel zu unseren Verträgen mit unseren Kunden abgeschlossen wird und unsere Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichtet werden.
Wir wollen zu jeder Zeit sicherstellen, dass in unseren Verträgen und Prozessen keine Lücken oder Fehler enthalten sind. Demnach sind wir in der Legal-Abteilung stets angehalten, hinsichtlich Compliance am Puls der Zeit zu bleiben und sich aus professionellen Recherchetools und aktuellen Rechtsprechungen wichtige Hinweise für unsere Compliance Richtlinie und Verträge zu ziehen. Ab Mai 2018 setzt beispielsweise die neue europäische Datenschutz-Grundverordnung neue Maßstäbe im Umgang mit personenbezogenen Daten. Das hat natürlich auch Auswirkung auf unsere Compliance Richtlinie und unsere Vertragsgestaltung.
ARTS lebt eine offene Unternehmenskultur, in der jeder Fragen und Bedenken zu allen Themen loswerden kann. Wir aus dem Legal-Team freuen uns, das Thema Compliance, Rechtskonformität und Vertragsgestaltung bei ARTS weiter voran zu bringen. Das offene Miteinander trägt dazu bei unseren inneren Kompass bei ARTS immer wieder zu überprüfen und zu justieren.
Quellen: CMS Legal