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Cost of Vacancy: Unbesetzte Stellen als kritischer Kostenfaktor

04.05.2021 2021/05

Cost of Vacancy: Unbesetzte Stellen als kritischer Kostenfaktor

Vakanzen können eine teure Angelegenheit sein. Welche Kosten entstehen, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt und wie man sie berechnet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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RECRUITING 4.0

Was kostet eine unbesetzte Stelle?

“Mein Kunde hat sich gerade bei mir gemeldet, da liegt das schriftliche Angebot immer noch nicht vor. Was ist denn los bei uns?”

“Du weißt doch, der Vertriebsinnendienst ist hoffnungslos überlastet, seit Frau Miller gegangen ist. Die kommen mit der Arbeit einfach nicht hinterher!”

“Was, die Stelle ist immer noch nicht nachbesetzt? Wie lange dauert das denn? Wenn wir nicht schneller werden, geht der Kunde zur Konkurrenz, und uns geht der Auftrag verloren! Was das wieder kostet!”

Unbesetzte Stellen können eine Menge Geld kosten. In unserem Beispiel kann der dynamische Vertriebler sogar beziffern, wie viel Geld dem Unternehmen entgeht, wenn es nicht zum Auftragsabschluss kommt. 

In anderen Fällen sind die Kosten für eine unbesetzte Stelle weniger offensichtlich: 

aufgrund einer zu dünnen Personaldecke bewirbt sich das Unternehmen gar nicht erst um einen Auftrag, die Entwicklung oder Herstellung eines Produkts verzögert sich und führt zu Einnahmeausfällen, oder aber die vorhandenen Mitarbeitenden leisten teure Überstunden, um die fehlende Arbeitskraft auszugleichen.

Diese Vakanzkosten, auf englisch cost of vacancy, lassen sich mit Hilfe einer Formel überschlagsweise berechnen. Ausgangsbasis ist das Brutto-Jahresgehalt der unbesetzten Stelle; in unserem Beispiel verdient die Sachbearbeitung im Vertriebsinnendienst 38.000 € im Jahr. Im nächsten Schritt wird die Wichtigkeit der unbesetzten Position für die Abläufe im Unternehmen eingeschätzt: 3 = essentiell, 2 = mittlere Wichtigkeit, 1 = nachrangige Position. Da wir schon gesehen haben, dass sich die Auftragsbearbeitung in unserem Beispiel empfindlich verzögert, erhält diese Stelle den Faktor 2. 

Zunächst wird nun berechnet, was die Kosten pro entgangenem Arbeitstag wären. In Hamburg hat das Jahr 2021 256 Arbeitstage, also 38.000 € Jahresgehalt / 256 Arbeitstage = ca. 148 € pro Tag.

Dies wird multipliziert mit dem Faktor 2 für mittlere Wichtigkeit der Position = 296 €.

Nun kommt der eigentlich schmerzhafte Punkt: die Anzahl der Tage, die eine Stelle im Unternehmen unbesetzt bleibt. Im Jahr 2019 (neuere Zahlen liegen noch nicht vor) betrug diese Vakanzzeit im Durchschnitt über alle Positionen und alle Branchen hinweg stolze 130 Tage, also über vier Monate. 130 Tage x 296 € ergibt rechnerische Vakanzkosten für die unbesetzte Stelle im Vertriebsinnendienst von 38.480 €.

Je wichtiger die unbesetzte Stelle für das Unternehmen ist, desto höher fallen entsprechend die cost of vacancy aus. Als weiteres Beispiel ein Java Frontend Entwickler in Berlin: Jahresgehalt von 75.000 €, diese Stellen in der IT sind im Durchschnitt 182 Tage unbesetzt.

Rechnen wir es durch:

  • 75.000 € / 255 Arbeitstage in Berlin 2021 = 294 € pro Tag
  • Wie wichtig ist die Stelle für das Unternehmen? Faktor 3 (sehr wichtig)
  • 294 € x3 = 882 € Kosten für das Unternehmen pro Tag 
  • 882 € x Anzahl der offenen Tage = 882 € x 182 Tage = 160.524 € Vakanzkosten für das Unternehmen aufgrund der 182 Tage lang unbesetzten Stelle!

Weitere Rechenhilfen finden Sie hier!

Unsere Rechenbeispiele zeigen, die Wichtigkeit des strategischen Recruitings und dass unbesetzte Stelle nicht gleichzusetzen sind mit weniger Kosten.

Eine Vakanz verursacht immense Kosten
Die tatsächlichen Kosten einer Vakanz lassen sich mit dem Cost of Vacancy berechnen.
Die tatsächlichen Kosten einer Vakanz lassen sich mit dem Cost of Vacancy berechnen.

ARTS - Ihr HR Experte

Liegen Ihnen für Ihr Unternehmen konkrete Zahlen vor, wie lange es dauert, bis eine Stelle besetzt worden ist? Diese Kosten sind ein gutes Argument, Ihren Recruitingprozess zu beschleunigen, beispielsweise durch die Beauftragung einer Personalvermittlung, oder durch die externe Betreuung Ihrer offenen Stelle im Rahmen eines Recruiting-Paketes. Durch Reduzierung der Vakanzzeiten und damit verbundenen Kosten können sich solche Investitionen schnell rechnen. Besonders dann, wenn Ihre Personalabteilung bereits alle Hände voll zu tun hat, unterstützen wir von ARTS Sie gern dabei, Ihre Vakanzkosten aufgrund von unbesetzten Stellen zu reduzieren und Ihr Unternehmen reaktionsfähiger zu machen.

Falls Sie in Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen immer wieder mit unbesetzten Stellen zu kämpfen haben, lohnt es sich zudem, den Ursachen für die Fluktuation unter Ihren Mitarbeitenden auf den Grund zu gehen - unsere Kollegin Nadia Döhler schaut mit Ihnen zusammen gern auf die Hintergründe.

About the Author
Valeska Szalla
HR Consultant & Service Owner Ideenwerkstatt
Seit 2017 schreibe ich meine Erfolgsgeschichte bei ARTS, der ich durch die verschiedenen Projekte, in denen ich bereits tätig war, stets ein neues Kapitel hinzufügen kann.

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