Das Konzept Outsourcing stammt aus der produzierenden Industrie: Hierbei trennen sich Produktionsbereiche von bestimmten Fertigungsschritten und vergeben diese an darauf spezialisierte Unternehmen. Doch warum lagern Unternehmen überhaupt Prozesse aus? Die grundlegenden Auswirkungen auf die Kostenstruktur des Unternehmens sind unabhängig von der Art des ausgelagerten Vorganges: Aus fixen werden variable Kosten, was die Flexibilität des Unternehmens steigert. Dazu kommt eine Senkung der Prozesskosten durch Effizienzvorteile des Dienstleisters, für den die Erfüllung des übernommenen Prozesses eine Kernkompetenz darstellt.
Gehörten anfänglich nur Teilprozesse zum Umfang des Outsourcings, erweiterte sich das Aufgabenspektrum externer Anbieter zusehends. Im Rahmen des BPO werden vor allem IT-lastige und administrative Geschäftsbereiche wie das Human Resources (HR BPO), das Finanzwesen und die Logistik an Dienstleistungsunternehmen ausgelagert. Das Outsourcing hat zahlreiche Industrien nachhaltig verändert: So haben sich die internen Wertschöpfungsketten der etablierten Industrien deutlich verkürzt.
Je nach Umfang der ausgelagerten Prozesse lassen sich verschiedene Formen des Outsourcing unterscheiden: Einen ersten Ansatz zur Kostensenkung stellt das Hosting dar, bei dem der Dienstleister seinen Kunden lediglich seine Rechenleistung für den Betrieb der kundeneigenen Software zur Verfügung stellt. Das Application Service Providing (ASP) sieht dagegen bereits eine engere Zusammenarbeit vor. Hier ist der Dienstleister für Hard- und Software zuständig, wodurch das auslagernde Unternehmen die technischen Aspekte des Prozesses im Tagesgeschäft ausblenden kann. Im Rahmen des Business Service Providing (BSP) nimmt der Dienstleister seinen Kunden zusätzlich die Bearbeitung einzelner Geschäftsaufgaben ab. Die größtmögliche Integration des Dienstleistungspartners in die Unternehmensprozesse sieht allerdings das Business Process Outsourcing vor.
Die Kernidee des HR BPO ist es, dass sich Unternehmen von hauptsächlich administrativen Prozessen ganz oder teilweise trennen, um sich damit auf die strategisch relevanten Prozesse zu fokussieren, die für die Erreichung der Unternehmensziele am kritischsten sind. Durch die Sicherstellung der Leistungsfähigkeit im Personalbereich ist das Unternehmen in der Lage, sich zudem vollständig auf seine Kerngeschäftsprozesse zu konzentrieren und die Effizienz zu steigern.
Bisher nutzten Unternehmen vor allem die Unterstützung im Rahmen des Recruitment Process Outsourcing (RPO). Hierbei verstärkt ein Dienstleistungsunternehmen die Recruitmentabteilung eines Kunden und übernimmt die Prozesse der Personalbeschaffung. Im Gegensatz dazu handelt es sich beim HR BPO um eine ganzheitliche Zusammenarbeit des HR Outsourcing, die den Kunden auch in weiteren Bereichen seines Personalwesens unterstützt.
Die Notwendigkeit von ganzheitlichen HR BPO-Lösungen wird auch durch den Wandel des Personalwesens verstärkt. Was bedeutet das für Unternehmen konkret? Der gestiegene Wettbewerb um Fachpersonal, Fluktuation und sich wandelnde Berufsbilder verlangen dem Recruitment eine Neuinterpretation seiner Rolle ab. Neben die administrativen Aufgaben tritt zunehmend die Rolle des Personalwesens als Manager von Veränderungsprozessen und als strategischer Berater der Führungsebene. Im Zuge der Konzentration auf die Kernfunktionen steigt in Unternehmen die Bereitschaft, einem Dienstleister weitere Aufgabenbereiche des Personalwesens anzuvertrauen.
Dabei wirken sich Erfahrung, Know-how, moderne IT-Ausstattung und Skaleneffekte des Dienstleisters positiv auf die zentralen Indikatoren der Prozessqualität aus: Kosten, Dauer und Qualität. Nahezu alle Unternehmen können ungeachtet von Branche und Marktposition von HR BPO profitieren. In der Vergangenheit stand bei HR BPO das Ziel im Vordergrund, sich die IT- und Prozesskompetenz des Dienstleistungspartners zu sichern. Vor allem im Bereich Entgelt- und Reisekostenabrechnung erleichtern die gute Abgrenzbarkeit der betroffenen Prozesse und ihr hoher Standardisierungsgrad über Unternehmensgrenzen hinweg die Entscheidung zur Fremdvergabe.
Unsere Studie "Chancen und Risikten von HR BPO" zeigt, dass Vorbehalte gegenüber dem Business Process Outsourcing im Bereich des HR-Managements abnehmen. Bislang hatten vor allem Bedenken hinsichtlich rechtlicher Sicherheit, Kommunikationsproblemen und Qualität der erbrachten Services die vorhandenen Outsourcing-Bestrebungen gehemmt. Diese Unsicherheiten sind vor allem für den HR-Bereich, wo die besonders sensiblen persönlichen Daten der Mitarbeiter verarbeitet werden, von Bedeutung. Doch das Kostenbewusstsein im Personalwesen wird stärker, wie der zunehmende Einsatz von Benchmarking-Werkzeugen und die verbreitete Einführung der Selbstverwaltung der Mitarbeiter im Rahmen des Employee Self Service (ESS) zeigen. Gleichzeitig können Dienstleister Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit durch umfangreiche Zertifizierungen und den Einsatz modernster Technologien ausräumen.
Auch über diese Standards hinaus sind unsere Experten im Bereich HR BPO durch die Kenntnis zahlreicher High-Tech-Branchen auf den Wunsch der Kunden nach einer stärkeren strategischen Integration und einer langfristigen Zusammenarbeit vorbereitet.
Welche Risiken und Chancen sehen Unternehmen im HR Outsourcing – und wie gehen Dienstleister damit um?
Das Jahr 2025 markiert für viele Unternehmen einen Wendepunkt im Personalmanagement. Der demografische Wandel spitzt sich zu, während gleichzeitig der Fachkräftemangel in technologiegetriebenen und sozialen Berufen weiter wächst. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass sie durch gezielte Auslagerung von HR-Prozessen nicht nur effizienter, sondern auch zukunftsfähiger werden können.
Gleichzeitig schreiten technologische Entwicklungen rasch voran: Moderne HR BPO-Dienstleister integrieren zunehmend KI-basierte Tools, Robotic Process Automation (RPA) und People Analytics, um Bewerbungsprozesse, Vertragsverwaltung oder Weiterbildungsmaßnahmen automatisiert, rechtssicher und personalisiert umzusetzen. Dies erlaubt nicht nur eine deutliche Entlastung der internen HR-Abteilungen, sondern auch eine qualitativ verbesserte Steuerung von HR-Kennzahlen.
Ein weiterer Treiber für HR BPO Services im Jahr 2025 sind regulatorische Veränderungen. Mit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) wurde in vielen Bereichen die Schriftform durch die Textform ersetzt – ein Schritt, der Outsourcing-Dienstleistern ermöglicht, noch mehr Prozesse rechtskonform zu übernehmen. Dennoch gilt: Personalentscheidungen wie Kündigungen, Befristungen oder Aufhebungsverträge bleiben schriftformpflichtig und sollten auch im Rahmen des BPO besonders sorgfältig gehandhabt werden.
Zunehmend wichtig ist auch die strategische Dimension von HR BPO: Unternehmen erwarten heute mehr als nur operative Entlastung. Sie wünschen sich Dienstleister, die ESG-Kriterien, Diversity-Ziele und kulturelle Passung berücksichtigen – und so zu einem nachhaltigen, mitarbeiterzentrierten Personalmanagement beitragen.
Wer 2025 über die Einführung oder Erweiterung von HR BPO nachdenkt, sollte strukturiert vorgehen: von der Analyse auslagerungsfähiger Prozesse über die Auswahl eines partnerschaftlich aufgestellten Dienstleisters bis hin zur schrittweisen Integration technologischer Lösungen. Dabei gilt: Je klarer die Ziele und je transparenter die Prozesse, desto größer der strategische Mehrwert.
Im Jahr 2023 hat ARTS in Zusammenarbeit mit der Hochschule Zittau/Görlitz erstmals eine HR Studie zum Thema HR Business Process Outsourcing erhoben und herausgegeben. Im Jahr 2024 haben wir diese Studie noch einmal wiederholt, um die Entwicklung der Branche weiter zu beobachten. Die Ergebnisse der Befragungen findest du in unseren Whitepapern.
Experten des HR-Managements sind sich einig: Das BPO von Geschäftsprozessen des Personalwesens wird als strategisches Mittel weiter an Bedeutung gewinnen. Demnach stehen immer mehr Unternehmen der Anwendung von HR BPO bei der Personalgewinnung aufgeschlossen gegenüber. Damit einher geht aber auch der Wandel des Anforderungsprofils an die HR-Dienstleister. Ihr Wertschöpfungsbeitrag verschiebt sich immer weiter weg von Bereitstellung und Betrieb von IT-Lösungen hin zur Wahrnehmung einer Expertenfunktion mit Branchenkenntnissen. Um z. B. die Erwartungen der Kunden an eine Steigerung der Qualität der Bewerber zu erfüllen, übernehmen die Talent Acquisition Manager den gesamten Bewerbungs- und Einstellungsprozess von der Pflege der Kanäle des Personalmarketings bis zum finalen Interview.
Einige Vorteile des HR BPO im Überblick:
Von diesem Konzept können Unternehmen aller Größen profitieren. So können auch Startups von der Auslagerung personalbezogener Prozesse profitieren. Da vor allem hier die Fähigkeit zum schnellen Wachstum oft entscheidend für den Erfolg ist. Eine Fokussierung auf ausschließlich fachliche Kompetenzen ist dabei oft nicht zielführend. Schließlich ist hier die Passfähigkeit der Persönlichkeit der Kandidaten und der Unternehmenskultur von besonderer Bedeutung. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie ARTS-Experten das High-Tech-Startup Lilium onsite beim gezielten Aufbau von Personalressourcen und dem Onboarding unterstützen.
Um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, ist es für Unternehmen wichtig, durch eine professionelles HR-Management die Zufriedenheit der Mitarbeiter HR-seitig zu unterstützen. So können BPO-Dienstleister zum Beispiel ein fundiertes Onboading für neue Kollegen sicherstellen oder das Weiterbildungsmanagement durchführen und dabei vorgegebene Budgets überwachen und die Lernkontrolle durchführen.
Doch auch die Übernahme von Aufgaben administrativer Natur bleibt gefragt. Insbesondere wiederkehrende zeitintensive Aufgaben, wie die Zeugniserstellung und das Vertragswesen, können von Dienstleistern rechtssicher ausgeführt werden.
Kleinere Unternehmen können von HR BPO Services vor allem durch die gesteigerte Unabhängigkeit von temporären Abwesenheiten oder Fluktuation profitieren. Wenn in der Personalabteilung eines kleineren Unternehmens verdiente Mitarbeiter in den Ruhestand gehen, entsteht oft ohnehin ein Umbruch, der mit der Standardisierung von Prozessen und der Qualifizierung neuer Mitarbeiter verbunden ist.
Im Fokus des BPO-Dienstleisters sollten immer die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden stehen. Die Identifikation auslagerungsfähiger Prozesse und die Erarbeitung verschiedener Lösungsmöglichkeiten sollten in jedem Fall am Anfang einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung stehen. Individuell vereinbarte Vertragsbedingungen und eine transparente Preisgestaltung erleichtern den Angebotsvergleich und die laufende Qualitätskontrolle während der Zusammenarbeit.
Gern unterstützen dich auch unsere Experten bei diesem Wandel in verschiedenen einzelnen Bereichen wie Recruitment & Assessment oder übernehmen die Bereiche Administration oder Personalentwicklung.
Ebenso ist es uns möglich, als Shared Service Center die zentrale Steuerung deiner HR-Prozesse für interne und externe Mitarbeiter zu übernehmen oder unser fachliches Wissen zu HR-Themen in Form von Beratung mit dir zu teilen. Gerne unterstützen wir auch deinen Human Resources Bereich vor Ort, in Form von Interim-Management, wenn es einen kurzfristigen Engpass gibt oder Ihr HR neu aufgebaut werden soll.
Im Jahr 2025 steht das Personalmanagement unter hohem Handlungsdruck – getrieben durch demografischen Wandel, Fachkräftemangel, Digitalisierung und steigende Anforderungen an Nachhaltigkeit und Effizienz. Wie können Unternehmen HR BPO gezielt nutzen, um dem Fachkräftemangel und der Digitalisierung zu begegnen? HR Business Process Outsourcing hat sich als strategischer Hebel etabliert, um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen. Unternehmen, die operative Prozesse auslagern und sich gleichzeitig auf ihre HR-Kernkompetenzen fokussieren, gewinnen nicht nur an Flexibilität, sondern auch an Wettbewerbsfähigkeit.
Zahlreiche unserer Kundenprojekte zeigen, dass der Bedarf an fundierter Beratung und erprobten HR-Lösungen ungebrochen ist. Umso wichtiger ist es, Erfahrungswissen zu bündeln, Standards weiterzuentwickeln und strategische Partnerschaften zwischen Unternehmen und HR-Dienstleistern zu fördern.
ARTS steht Ihnen als kompetenter Partner zur Seite – mit passgenauen Lösungen entlang der gesamten HR-Prozesskette, von Recruitment und Onboarding über Administration und Weiterbildung bis hin zu Interim-Lösungen. Gemeinsam gestalten wir Ihr Personalwesen zukunftsfähig und wirkungsvoll.
Quellen: pac-online.com | sciencedirect.com
