Digitale oder analoge Arbeitswelt?

02.07.2019 Consulting

Wo stehen deutsche Unternehmen überhaupt?

Bereits 20 Jahre ist es her, dass die bis dahin unbekannte Firma Google ein neuartiges Suchmaschinenprogramm veröffentlichte. Nur ein Jahr später gab es bereits 1 Milliarde Anfragen, die über diesen Dienst liefen. In der Wahrnehmung haben sich die Themen ganzheitlich geändert, ohne Webseite geht heutzutage im Business gar nichts mehr und die einst so begehrten Kataloge von Otto oder Quelle haben sich in moderne Webshops verwandelt.

Der Digitalisierungshype versprach schnellere, einfachere und bessere Lösungen für fast jeden Unternehmensbereich, gleichzeitig zeigen aktuelle Untersuchungen, das gerade mal die Hälfte der mittelständischen Unternehmen dies auch einzusetzen weiß. Im Bereich des Customer Relation Managements sind beispielsweise dazugehörige Softwarelösungen erst in 30% des Mittelstands etabliert. Der Wirtschaftsindex DIGITAL 2018 hat 1.061 hochrangige Entscheider zu den Themen Nutzung digitaler Geräte und Infrastruktur, der digitalen Entwicklung im Unternehmen sowie dem Geschäftserfolg durch Digitalisierung befragt. Der Index drückt in einer Zahl den Digitalisierungsgrad der deutschen Wirtschaft aus. Dabei gelten gerade mal 7% der deutschen Unternehmen als Vorreiter und mehr als einem Viertel bereitet die Digitalisierung Schwierigkeiten. Hürden seien vor allem der mangelnde Breitbandausbau (43%) und der immense Zeitaufwand (40%), aber auch das fehlende Wissen der Mitarbeiter nennen 36% sowie der Mangel an IT-Fachkräften (30%) sei ausschlaggebend.

Was machen die digitalen Vorreiter anders und was also tun, wenn das Unternehmen zumindest auf 2 der 4 Dinge trotz allem einen gewinnbringenden Einfluss nehmen kann? Aktuelle Entwicklungen zeigen auch, dass in bestimmten Arbeitsschritten oder Themenfeldern die analogen Arbeitsweisen wiederaufleben. Haben Sie schon von LEGO® Serious Play® oder von Pair Programming gehört?

Was bedeutet das für die Arbeitswelt?

Noch vor einigen Jahren war die Nutzung von Excellisten eine Neuerung und Daten wurden von Papier in ein noch kaum zu erahnendes digitales System übertragen. Heutzutage spricht wohl kaum jemand bei der Nutzung von Office-Paketen noch von einer erfolgreichen Digitalisierung. Doch eben dieser Fakt zeigt den erfolgreichen Wandel deutlich und die Akzeptanz neuer Lösungen in Unternehmen. Viele Dinge sind in der heutigen Arbeitswelt schon selbstverständlich, ganz zu schweigen von den Möglichkeiten, die im privaten Leben bereits Einzug gehalten haben.

Insbesondere die Banken und Versicherungen haben sich in den letzten Jahren radikal transformiert. Sogenannte Fintechs stellen traditionelle Geschäftsmodelle schon länger auf den Prüfstand. Außerdem erwartet der Bankkunde von heute einen Komfort, der über die Beratungsleistungen hinaus geht. Dabei ist Online-Banking längst ein alter Hut, vielmehr geht es um Kontaktmöglichkeiten außerhalb der Geschäftszeiten via Chat oder Video.

Die Transport- und Logistikunternehmen punkten mit vernetzten Fahrzeugen, die dem Zusteller und somit dem Kunden direkt mitteilen, wann sich die Ware bewegt und wohin genau und auch die Industrie legt weiter nach. Sie holt auf mit Themen wie der Automatisierung, einem Teilaspekt der Digitalisierung und startet in ein neues Zeitalter. Sie setzt nun auf das Internet of Things in Verbindung mit Industrie 4.0 Projekten.

Bei der schier endlosen Vielzahl an Lösungen auf dem Markt fällt es Unternehmen immer noch schwer, eine für sie passende Entscheidung zu treffen. Gleichzeitig steigt der Anspruch an die Customer Experience, die nicht allein durch den erleichterten Bestell- oder Reklamationsprozess erzeugt wird, sondern im Falle einer echten Beratungssituation individuell, zugewandt und kompetent erfolgen soll. Einerseits also höchst digital, um dann im direkten, individuellen Austausch, den bisher keine technische Lösung ersetzen kann, zu überzeugen. Analog ist also nicht nur im Sinne von Zettel und Stift zu verstehen, sondern vielmehr als Ergänzung der bestehenden Möglichkeiten.

ARTS hat vor nunmehr 5 Jahren begonnen, einzelne Prozesse zu digitalisieren. Die anfänglich gepflegten Excellisten wurden durch ein Open Source System langsam aber fortwährend abgelöst. Dies betraf in erster Linie den HR-Bereich und das darin enthaltene Bewerbungsmanagementsystem. Der Plan war gekennzeichnet durch die Übernahme bestehender Prozesse in das neue System. Dabei sollte sich die Software dem anpassen, was bisher immer gut funktioniert hat. Neben der Zeit, die diese Umstellung benötigt hat, haben insbesondere die Mitarbeiter trotz ähnlicher Prozesse diese Anpassung als gravierende Änderung wahrgenommen, denn letztendlich war doch nichts mehr so, wie es mal war.

Heute wissen wir viele Dinge besser, gehen neue Projekte in unserem ERP-System anders an. Wenn es neue Themen gibt, nutzen wir die Gelegenheit, den Prozess von allen Seiten noch einmal genau unter die Lupe zu nehmen. Dies ermöglicht es gleichzeitig Mitarbeiter in das Projekt einzubeziehen, die andernfalls nur randständig damit in Kontakt treten. Für den Prozess liefern sie aber einen anderen Blickwinkel, der sowohl im Sinne der Nutzerorientierung für die eigenen Mitarbeiter als auch im Hinblick auf die Kundenorientierung wertvoll ist.

Wie können die Mitarbeiter auf die Digitalisierungsreise mitgenommen werden?

Nicht nur die Studien zeigen, dass Mitarbeiter ein wichtiger Aspekt für den Erfolg der Digitalisierungsbemühungen sind, sondern auch unsere eigenen Erfahrungen lehren es uns. Microsoft zeigt beispielsweise in einer Studie, dass den Mitarbeitern die Bedeutung des Technologiewandels als entscheidender Wettbewerbsfaktor bewusst ist, jedoch fürchtet jeder Zweite die Veränderung oder sogar den Jobverlust. Das Ausrufen des papierlosen Büros kann für den einen langersehnte Ordnung für das Papierchaos und für den anderen ein Infrage stellen und Zweifeln an der bisherigen Arbeitsweise bedeuten. Diese Unsicherheit entsteht häufig, wenn Mitarbeiter das Gefühl haben dem nicht gewachsen zu sein, denn in den meisten Transformationsprozessen werden lediglich den technischen aber nicht den kulturellen Herausforderungen Raum gegeben.

Zur erfolgreichen Gestaltung gehört es, alle Mitarbeiter gleichermaßen mitzunehmen, das Ziel und die Zukunftsperspektiven aufzuzeigen. Den Ängsten der Mitarbeiter kann nur mit Vertrauen, das heißt dem direkten Austausch zu den Bedenken begegnet werden, damit sich mehr als nur die durchschnittlich 11 Prozent der Beschäftigten eingebunden fühlen. Der gemeinschaftliche Prozess erlaubt es insbesondere den Führungskräften, einen Weg zur kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter zu ebnen. Der Aufbau von IT-Kompetenz in allen Bereichen des Unternehmens unterstützt zudem den nachhaltigen Entwicklungsprozess der Digitalisierung und verhindert, dass es bei einzelnen, losgelösten Digitalisierungsprojekten bleibt, sondern das Unternehmen in eine ganzheitliche digitale Struktur findet. Es wird für die Unternehmen nicht möglich sein, am aktuellen Bewerbermarkt den Mitarbeiter zu finden, der bereits ein vollentwickeltes Skillset mitbringt, welches für die noch unklare Zukunft wichtig erscheint. Daher wird es umso entscheidender, die bestehenden Mitarbeiter in Ihrer Entwicklung zu fördern, um die entstehenden Aufgaben meistern zu können. Zudem zeigt die aktuelle Entwicklung, dass gemeinschaftlich geführte Whiteboards oder Klebezettelwände reaktiviert werden. Der Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg funktioniert erfahrungsgemäß an einem Flipchart oder einer Metaplanwand immer noch am besten, so können sich Ideen ohne technische Hürden einfach anmalen lassen. Auch das Pair Programming leitet sich aus einer IT-Entwicklung ab, dabei geht es allerdings um das gemeinsame Programmieren von zwei Entwicklern an einem Schreibtisch oder übertragen in andere Bereiche kann der IT’ler noch inhaltlichen Input von der Buchhaltung für die neue Software erhalten. Dieser Dialog findet wieder mehr und mehr direkt statt. LEGO® Serious Play® stellt im Vergleich dazu einen moderierten Prozess dar, der die Vorzüge des Spiels und des Modellierens mit Legosteinen mit den Belangen der Geschäftswelt verbindet. Die Verbindung aus digitaler und analoger Welt stellt hier eine Strategie des Umgangs mit der Veränderung dar.

Fazit

In den letzten Jahren haben sich angesichts der Veränderung infolge der Digitalisierung verschiedene Reifegrade der Unternehmen herauskristallisiert. Dabei besteht vordergründig für alle das Ziel, durch technologische Hilfsmittel Maschinen und Menschen miteinander zu verbinden. Wie in vielen Bereichen des Unternehmens, macht der Methodenmix den nachhaltigen Erfolg aus.

Abschließend ein kleiner Exkurs dazu: Neulich im ARTS-Büro wurde der ausgediente Drucker einer Niederlassung angeliefert und der zukünftige Verwendungszweck war fraglich. Da bereits ein Tausch der Druckergeräte zwischen den Büroetagen erfolgt war und die Buchhaltung die schnelldruckende Variante nutze, ergab es sich, dass nun ein Faxgerät fehlte. Wer schickt heutzutage eigentlich noch ein Fax? Die Idee war es also, zu testen, ob das Gerät in den kommenden vier Wochen genutzt würde oder nicht. Tatsächlich wurde nach einer Woche das Faxgerät genutzt und die Daseinsberechtigung für die nächste Zeit erteilt. Auch für die Versendung eines Faxes gibt es heutzutage technische Lösungen, doch nur um des Digitalisierungswillen müssen nicht alle funktionierenden Systeme von heute auf morgen ausgetauscht werden.

Wenn auch Sie vor der Frage stehen, welche Instrumente, Technologien und Lösungen für Ihr Unternehmen den richtigen Mix aus digital und analog darstellen, kontaktieren Sie uns. Nutzen Sie unsere Erfahrungen für ihr Projekt und vermeiden Sie Fehler, die wir zu Beginn auch gemacht haben. Unsere kompetenten Experten aus allen Unternehmensbereichen begleiten Sie bei Ihrer Strategiefindung und -umsetzung und nehmen Ihre Mitarbeiter auf die Reise mit. Welche anderen Herausforderungen begegnen ihnen bei der digitalen Arbeit? Kommen Sie mit uns in Kontakt und lassen Sie uns in den Erfahrungsaustausch treten.

Quellen: Industrie: digitalisierungsindex.de | Gesamtbereich: digitalisierungsindex.de | microsoft.com

Leistungen im Überblick

Services

Wir entwickeln Karrieren!

Jobs

20 Jahre erfolgreich!

Successbook