Erste Schritte zur digitalen Transformation von KMU's

03.12.2019 2020/07

Wie wird Industrie 4.0 tatsächlich umgesetzt?

Die Digitalisierung als Motor für kleine und mittelständische Unternehmen? Unbedingt. Doch der Mittelstand muss agiler, schneller und mutiger werden.

Nur jedes vierte kleine oder mittelständische Unternehmen investierte in den letzten Jahren in moderne Technologien. Das ist eindeutig zu wenig, bedenkt man die zahlreichen Möglichkeiten, welche sich vor allem für die Wertschöpfung eines Unternehmens ergeben. Die meisten Gelder fließen nach wie vor in Gebäude und Maschinen, anstatt in moderne Software. Doch gerade in der Corona-Zeit wurde sehr deutlich, dass es digitale Lösungen braucht, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Bereits Anfang 2020 stand fest: um die vierte industrielle Revolution auszuleben, muss der Mittelstand schneller reagieren und eine übergreifende Digitalisierungsstrategie entwickeln, um sich von der Vielzahl der Möglichkeiten nicht überwältigen zu lassen.

Scheut sich der Mittelstand vor der Digitalisierung?

Fakt ist, dass ein Großteil dieser Unternehmen noch große Defizite in Sachen Digitalisierung aufweist. Nur knapp ein Fünftel der Unternehmen im deutschen Mittelstand verfolgt eine übergreifende Strategie zur Digitalisierung. Zwar bauen viele Unternehmen ihre Digitalisierung aus, doch meist in sehr kleinen und vagen Schritten. Ein Grund sind Finanzierungsprobleme. Auch wenn sich die Kosten für Digitalisierungsprojekte im Rahmen halten, bleibt doch der Eindruck, dass die Kosten weitaus höher sind als der zunächst wahrgenommene Nutzen. Das schreckt ab.

Weiterhin sind es die Bedenken in Bezug auf den Datenschutz und die Datensicherheit. Diese Themen wiegen bei Digitalisierungsprojekten natürlich schwerer als bei klassischen Innovationsprojekten. Damit einher geht die Scheu vor wachsenden Personalkosten und die Sorge darüber, ob sich das Unternehmen eine eigene IT-Kompetenz leisten kann. Auch eine zu geringe Internetgeschwindigkeit wird nicht selten als Grund für fehlende Digitalisierungsprojekte angegeben.

So sah sich der Mittelstand einigen Aspekten gegenüber, welche eine Entscheidung für die Digitalisierung erschwerten und ein schnelles Handeln ausbremsten. Dennoch sorgte der Lockdown und der Umzug ins Home Office dafür, dass die Digitalisierung in den Mittelpunkt des Arbeitens rückte. Auch, wenn eine übergreifende Strategie zur Digitalisierung fehlte.

Das dezentrale Arbeiten macht besonders deutlich, dass das Vernetzen von Informationen und Kommunikation innerhalb des Unternehmens unabdingbar ist. Das Einsetzen neuer Anwendungen und der Aufbau firmeninterner Kompetenzen sollten für den Mittelstand daher auch zukünftig im Fokus stehen.

Tools und Gadgets für KMU. Was genau ist sinnvoll?

Langsam kehren wir in eine neue Normalität zurück und es ist nicht mehr zwingend notwendig, Mitarbeitergespräche via Microsoft Teams zu führen oder monatlich das Dropbox-Volumen zu erhöhen. Das Kredo für den Mittelstand muss dennoch lauten: “Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.”  Sätze wie “Unsere Existenz ist momentan wichtiger als die Digitalisierung” sind zwar teilweise berechtigt, aber eben nur teilweise. KMUs dürfen in Digitalisierungsthemen jetzt nicht noch weiter zurückfallen. Nun muss es darum gehen, die eigenen Unternehmensprozesse sinnvoll und durchdacht zu modernisieren, um die Effizienz im alltäglichen Arbeitsablauf zu steigern.

Dabei müssen es nicht immer große und teure Lösungen sein, die Sie und Ihr Unternehmen zum Ziel bringen. Für die Kundenverwaltung und -kommunikation kommen CRM-Tools zur Kundenpflege in Frage, die auch schon für einen kleinen Kundenkreis sinnvoll sind. Die zeitintensive Suche nach Dokumenten gehört mit Programmen wie Odoo der Vergangenheit an. Ebenso können die Buchhaltung und das Finanzmanagement mit Tools wie z.B. FastBill enorm viel Zeit sparen. Angebote und Rechnungen können schneller erstellt, Arbeitszeiten erfasst und das komplette finanzielle Management geregelt werden, ohne meterhohe Papierstapel zu produzieren. Klassische Softwareanbieter wie DATEV bieten ebenfalls papierlose Lösungen an, die es dennoch möglich machen revisionssicher zu arbeiten. Auch für kleine Unternehmen rechnet sich so ein Programm, das auch von unterwegs bedient werden kann. Für die unkomplizierte Daten- und Dokumentenverwaltung können z.B. Anwendungen wie Securesafe oder Dropbox genutzt werden. So können immer alle Mitarbeiter und Verantwortlichen auf Dokumente zugreifen und diese auf dem neuesten Stand halten. Um das Selbstmanagement zu verbessern, könnten sich Mitarbeiter ein „digitales Gedächtnis“ einrichten und beispielsweise Evernote ausprobieren. Die Team-Version kostet pro Nutzer 12 € im Monat und ermöglicht das Speichern, Organisieren und Durchsuchen von Notizen und Ideen.

Für die Projekt- und Arbeitsorganisation bieten sich für kleinere Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten. So können mit der Webversion und der App Asana To-Do-Listen im Team geteilt werden. Bis zu 15 Mitarbeiter können sich mit dieser Lösung kostenlos im Team absprechen, Aufgaben teilen und zuweisen – und so schnell und effizient Projekte planen. Auch mit den Anwendungen Odoo, Zenkit und Trello können Links, Aufgaben und Projekte aufgelistet und untereinander geteilt werden. Als Alternative zur klassischen Microsoft Lösung Office, lohnt sich ein Blick auf die Google GSuite. Sie bringt ein höheres Maß an Kollaborations-Möglichkeiten mit und benötigt, da sie vollständig Cloud-basiert ist, keine Software-Updates. In Kombination mit den vergleichsweise günstigen Google Chromebooks, fällt auch Nicht-IT-Experten die Verwaltung der Hardware deutlich leichter und auch Sicherheitseinstellungen lassen sich ohne größeres IT-Know-How vornehmen.

Die Kundenkommunikation via Mail stellt ebenfalls ein wichtiges und effektives Marketingtool dar. Das Programm Mailchimp kann z.B. bei der Verwaltung und dem Versenden von E-Mails helfen. Hiermit können Kampagnen geplant, Vorlagen genutzt und Newsletter-Verteilerlisten verwaltet werden. Ähnlich funktionieren die Anwendungen Cleverreach und Newsletter2go. Und sind die Dateien und Anhänge für den E-Mail-Anhang einmal zu groß, können Wetransfer und Dropbox weiterhelfen. Diese Filehosting-Dienste ermöglichen den Versand großer Dateien. Vor allem Wetransfer ist eine gute Alternative zur Dropbox. Dieser Dienst ist kostenlos und es geht nicht um das dauerhafte Speichern von Dateien, sondern lediglich um den Versand großer Dateien von bis zu 2 GB an einen oder mehrere Empfänger.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt für den Mittelstand ist die eigene Darstellung und Außenwirkung im Social Web und auf der firmeneigenen Webseite. Dieses Thema wird bei KMU meist vernachlässigt. Doch auch hier können digitale Anwendungen Erleichterung bringen. Mit der Anwendung Canva können Grafiken für Soziale Medien und Blogbeiträge – aber auch für Flyer, Plakate und Visitenkarten unkompliziert, kostenlos und ohne Designkenntnisse entworfen werden. Gerade der Mittelstand scheut sich oft vor diesen Herausforderungen der Bildbearbeitung, weil dies oft kostenintensiv ist und von den Mitarbeitern zusätzliche Qualifikationen abverlangt. Mithilfe von Bearbeitungsprogrammen wie Canva oder auch Fotor kann der Mittelstand diese Herausforderung angehen.

Auch für die Warenwirtschaft und Logistik gibt es Tools, die den Arbeitsablauf effizienter gestalten. So können kleine Onlineshops, die sich selbst um alle Abläufe kümmern, z.B. das Shop-System von WooCommerce nutzen. Die weit verbreitete E-Commerce-Plattform basiert auf dem bekannten Webseiten-Baukasten WordPress und bietet zahlreiche Funktionen zur Individualisierung an. Dabei ist die Einbindung in WordPress kostenlos – nur Zusatzfunktionen kosten extra.

Viele Unternehmen gehen zu vage Schritte in Richtung Digitalisierung.
Ein Großteil der klein und mittelständigen Unternehmen weißt noch große Defizite in Sachen Digitalisierung auf.
Ein Großteil der klein und mittelständigen Unternehmen weißt noch große Defizite in Sachen Digitalisierung auf.

Auf externe Partner setzen

Eine Umfrage des Consultport im Juni 2020 zeigte, dass KMUs in Sachen Digitalisierung bevorzugt auf externe Partner zugreifen. Gerade weil zwei wichtige Themen - Existenzsicherung und Digitalisierung - zusammenstoßen und die aktuelle Situation zahlreiche Herausforderungen mit sich bringt, ist eine Besinnung auf Ihre Kernkompetenzen essenziell. Dennoch können Ihnen die Krisenerfahrungen dabei helfen, in eine erfolgreiche Zukunft zu starten. ARTS kann Sie dabei unterstützen, die Learning Moments aufzuarbeiten, positive Kosten- und Effizienzeffekte herauszustellen und diese fortan in der Unternehmensstrategie zu nutzen. Auch wir haben in der Krise Erfahrungen gesammelt, von denen Sie nun profitieren können. Vom Arbeiten und Führen im Home Office bis hin zu umfangreichen digitalen Veränderungsprozessen, wollen wir Sie dabei unterstützen, die Herausforderungen in Chancen zu wandeln.

Der Mittelstand braucht benutzerfreundliche Lösungen für digitale Prozesse

Es gibt tausende Tools auf dem Markt, doch längst nicht alle sind sinnvoll. Und noch weniger eignen sich für den Mittelstand. Warum? Weil viele KMU ganz anders gewachsen sind als beispielsweise Start-ups. Für den Einsatz von Tools in Unternehmen ist es daher wesentlich, dass diese absolut benutzerfreundlich sind. IT-Experten raten, auf drei Kriterien ganz besonders zu achten.

Das jeweilige Tool muss auf jeden Fall teilweise oder vollständig cloud-basiert sein. Warum? Weil Cloud-Lösungen keine eigene IT-Infrastruktur benötigen. So werden Kosten eingespart, die Daten werden von Profis verwahrt und kleine Unternehmen ohne IT-Kompetenz umgehen eine weitere Herausforderung. 

Weiterhin muss das jeweilige Tool mobil nutzbar sein. Die Zeiten, in denen jeder Arbeitsschritt am Schreibtisch auf fest installierten Programmen vorgenommen wird, sind vorbei. Mobile Lösungen können von unterwegs über Smartphone und Tablets genutzt und vor allem von verschiedenen Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten genutzt werden.

Zudem ist es sinnvoll ein ausgereiftes Tool zu nutzen, von denen mittlerweile auch viele kostengünstig angeboten werden. Zahlreiche Programme ermöglichen auch komplexe Abläufe, wie z.B. das Projektmanagement und können auch kostenlos oder für wenig Geld genutzt werden. Meist wird ein kostenloser Probemonat angeboten, welcher dem Unternehmen die Möglichkeit lässt, zu entscheiden, ob das jeweilige Tool passt oder nicht. Die meisten Abo-Modelle richten sich preislich nach der Anzahl der Nutzer. So können kleinere Unternehmen mit überschaubaren Summen kalkulieren.

Leistungen im Überblick

Services

Wir entwickeln Karrieren!

Jobs

20 Jahre erfolgreich!

Successbook