Mitarbeiterführung im Homeoffice

23.06.2020 2020/06

6 Tipps wie Führung aus der Ferne gelingt

Angestellte und Unternehmer waren darauf natürlich nicht vorbereitet und es hakte zu Beginn an einigen Stellen. Die Zusammenarbeit im verordneten Homeoffice hat sich in sehr vielen Jobs als sehr praktikabel herausgestellt und die Mitarbeiter schätzen die Flexibilität, die die Arbeit im Homeoffice bietet. Eine Herausforderung, die sich aus diesem neuen Szenario ergibt, ist die Zusammenarbeit. Wie gelingt beispielsweise die Führung aus der Entfernung auch langfristig? Darüber haben wir bei ARTS bereits viel gelernt, da wir als Team grundsätzlich an verschiedenen Standorten tätig sind und einige unserer Kollegen dauerhaft im Homeoffice arbeiten. Wir HR ARTiSts möchten unser Wissen über Mitarbeiterführung und unsere eigenen Erfahrungen aus unserer Zusammenarbeit mit Ihnen teilen.

Es wird nun noch viel mehr von New Work und der Flexibilisierung von Arbeit gesprochen als zuvor. Gerade die jungen, gut ausgebildeten Mitarbeiter aus den Generation X und Y fordern dies schon länger vehement. Um die neue Situation mit den einhergehenden angepassten Strukturen zu nutzen und sie langfristig an das Unternehmen zu binden wird es ein wichtiges Erfolgskriterium sein, moderne Strukturen und agile Arbeitsweisen zu etablieren. Diese Wandlung ist zudem unverzichtbar, wenn man sein Unternehmen fit machen will für zukünftiges Arbeiten. Für die Teams und auch die Führungskräfte ist es eine neue und ungewohnte Situation sich nicht mehr täglich physisch zu begegnen und den Austausch ins Virtuelle zu verlegen. Auch die Mitarbeiterführung aus der Ferne funktioniert anders als tagtäglich im Büro.

Transparenz ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit, wenn es keine kurzen Gespräche an der Kaffeemaschine gibt.
Es ist wichtig, deutlich zu machen, dass Sie jederzeit per E-Mail, Telefon oder Video kontaktiert werden können.

Das sind unsere Erkenntnisse zur Führung aus der Ferne

1. Die Technik muss laufen

Die Ausstattung mit Equipment - Laptop, Smartphone, Headsets, Webcam, Software und gesicherten VPN-Zugängen, ist essenziell für eine produktive Arbeit im Homeoffice. Während man sich im Betrieb gegenseitig aushelfen kann, ist man im Homeoffice darauf angewiesen, dass die Technik, die Zugänge und Lizenzen funktionieren. Als Führungskraft sicherzustellen, dass die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter gut sind und dadurch effektives Arbeiten ohne Reibungsverluste möglich ist, oder derartige Probleme anzunehmen und möglichst schnell zu beheben, wird von den Mitarbeitern anerkannt und ist ein wichtiger Teil der Wertschätzung von Mitarbeiter für Führungskraft.

2. Vertrauen auf beiden Seiten

Die Führungskraft muss vertrauen können, dass die Mitarbeiter Zuhause genauso engagiert arbeiten wie sonst auch. Misstrauen ist an dieser Stelle unangebracht, da sich dies auf die Stimmung schnell niederschlägt und zu Demotivation führt. Der Beginn von virtueller Zusammenarbeit bringt allerdings auch die Führungskraft in eine ungewohnte Situation, daher ist es wichtig dies den Mitarbeitern ehrlich und schnell zu kommunizieren, um einen gemeinsamen guten Weg für die Zusammenarbeit zu finden. Die Teammitglieder müssen das Gefühl gewinnen, sicher sein zu können, trotz der räumlichen Entfernung und bei Schwierigkeiten nicht alleingelassen zu werden. Die Basis für Vertrauen auf beiden Seiten sind Offenheit und konstruktive Kommunikation - den ersten Schritt muss an dieser Stelle die Führungskraft machen.

3. Die Mitarbeiter kennen und wahrnehmen

Unsere wichtigste Erfahrung ist, dass die Führungskraft ihre Mitarbeiter sehr genau kennen muss. Ein großer Teil der zwischenmenschlichen Kommunikation findet über Mimik und Gestik statt, die bei der schriftlichen Kommunikation wegfällt. Es ist also unabdingbar, möglichst häufig per Video oder persönlich zu sprechen und auch ganz klar zu fragen was gut funktioniert und wo Abneigungen liegen. Es besteht sonst das Risiko einem Kollegen wiederkehrend Aufgaben zuzuteilen, die ihm nicht gut liegen und somit langfristig unzufrieden stimmen, obwohl er sie schnell und in guter Qualität erledigt. Eine Aufgabe gut oder gerne zu bearbeiten kann ein großer Unterschied sein. Jeder Mitarbeiter möchte gesehen und berücksichtigt werden, sowohl mit seinen Stärken als auch mit seinen Schwächen. Das zeigt echte Wertschätzung und bringt bei dem Mitarbeiter Bestleistungen hervor.

Die Teammitglieder müssen das Gefühl bekommen, sicher zu sein.
Der Manager muss darauf vertrauen können, dass die Mitarbeiter zu Hause mit dem gleichen Engagement wie gewohnt arbeiten.
Der Manager muss darauf vertrauen können, dass die Mitarbeiter zu Hause mit dem gleichen Engagement wie gewohnt arbeiten.

4. Regelmäßige Teammeetings

Um einen regelmäßigen Austausch zu garantieren, dem Team Struktur zur Kommunikation zu geben und den Zusammenhalt aufrecht zu erhalten, ist es wichtig regelmäßige Teammeetings einzurichten. Je nach Tätigkeitsbereich Rollen kann der Rhythmus sehr unterschiedlich sein. Einige Teams brauchen eine kurze Abstimmung am Morgen, damit jeder weiß wie die Aufgaben verteilt sind und was der Status ist. In anderen Teams kann ein wöchentlicher Austausch Sinn machen, damit alle auf dem Laufenden bleiben und sich gegenseitig Unterstützung anbieten können. Die Herausforderung für die Führungskraft ist es, wichtige Informationen an jedes Teammitglied zu kommunizieren. Transparenz ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, wenn es keine kurzen Gespräche an der Kaffeemaschine gibt. So wird das Team auf dem Laufenden gehalten und jeder weiß genau, wie es im Unternehmen läuft, wo die zukünftigen Herausforderungen liegen und welche Neuigkeiten es gibt.

5. Engeren Kontakt zu jedem einzelnen Teammitglied suchen

Die kleinen persönlichen Gespräche zwischendurch und der kurze Zuruf über den Schreibtisch fallen weg. Für die meisten Menschen ist die Hürde jemanden anzurufen und eine Frage zu stellen höher, als dies kurz auf dem kleinen Dienstweg persönlich zu machen. Diese Hürde sollte die Führungskraft nehmen, indem sie selbst den Kontakt zu jedem einzelnen Mitarbeiter sucht. Es wird sich schnell herausstellen welche Teammitglieder diese Art der Kommunikation häufiger und welche sie nicht unbedingt täglich brauchen. Als Führungskraft ist es in dieser Teamkonstellation wichtig, deutlich zu machen, jederzeit ansprechbar zu sein, per E-Mail, Telefon oder Video. Mitarbeiter dürfen es nicht als Hürde oder Störung empfinden, den Kontakt zur Führungskraft zu suchen, ansonsten stellen sie die Kommunikation relativ bald ein.

6. Fürsorgepflicht berücksichtigen

Auch im Homeoffice gilt die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Es ist wichtig die gleiche Beratungsfunktion wie im Büro einzunehmen. Erfüllt der Arbeitsplatz aus ergonomischer Sicht die Anforderungen eines optimalen Arbeitsplatzes? Werden Arbeits-, Ruhe- und Pausenzeiten eingehalten? Wie sind die persönliche Situation und Arbeitsorganisation zuhause? Besonders in stressigen Zeiten ist es wichtig, als Führungskraft das Wohlbefinden und damit auch die Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Es sollten klare Grenzen zwischen Job und Privatleben gezogen werden. Gleichzeitig kann es Sinn machen eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten zu ermöglichen, zum Beispiel Arbeitszeiten auch in die Abendstunden zu verlegen, wenn am Nachmittag Kinder zuhause sind und dadurch die Konzentration leidet. Es kommt darauf an, die Bedürfnisse der Mitarbeiter wahrzunehmen und mit den Anforderungen des Jobs zu vereinen.

Auch wenn die Zusammenarbeit aus der Ferne zu Beginn ungewohnt und herausfordernd ist, bringt dies eine neue Sicht auf die Arbeitsprozesse und die Kommunikation im Team mit sich. Wenn die ersten Schritte getan, die Rahmenbedingungen definiert und erste Erfahrungen gemacht sind, gewinnt Homeoffice mehr an Attraktivität, Akzeptanz und Bedeutung. Da auch verschiedene Studien belegen, dass die Leistung von Mitarbeitern im Homeoffice steigt, können Unternehmen und Mitarbeiter durch diese Form der Zusammenarbeit nur gewinnen.

Unternehmen, die die Chance erkennen und sich die Zeit nehmen, ihre Führungskräfte auf die Aufgabe vorzubereiten, den vollen Fokus auf ihr Team zu legen, werden für New Work und den zukünftigen Arbeitsmarkt gerüstet sein. Wie eingangs beschrieben, arbeiten wir bei ARTS schon lange erfolgreich in dieser Form zusammen und unsere HR ARTiSts beschäftigen sich intensiv mit Mitarbeitermotivation und -führung. Gerne unterstützen wir Sie mit weiteren Impulsen zur Kommunikation und Arbeitsorganisation.

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