Interview mit ARTS Travel Coordinator

21.07.2020 2020/07

Mein Job als Travel Coordinator

Karina ist seit Juli 2019 bei unserem Kunden in München als Travel Coordinator im Einsatz. Als vielgereiste Touristikerin hat sie schon viel gesehen und erlebt. Auf ihrer Bucket-List konnte Karina bereits 49 Länder auf fünf Kontinenten abhaken. Ihre Leidenschaft für das Reisen ist nun ihr Beruf.

Karina beendete vor drei Jahren ihr Kulturwissenschaftsstudium.
Karina koordiniert die Dienstreisen von Hunderten Mitarbeitern quer durch Europa.

Faszination Reisen

Du hast vor drei Jahren dein Kulturwissenschaftsstudium abgeschlossen, wie hat sich deine Karriere bis jetzt entwickelt?

Obwohl ich eigentlich Geisteswissenschaftlerin bin, habe ich bereits während meines ganzen Studiums nebenbei im Tourismus gejobbt und das auch nach meinem Masterstudium fortgesetzt. Allerdings spürte ich den Ruf der Ferne und so zog es mich nochmal raus aus dem Beruf – für ein halbes Jahr nach Australien. Als ich dann wieder zurück in meine Heimat Regensburg kam, wollte ich mich beruflich neuorientieren und habe mich bei ARTS auf eine Stelle im Marketingbereich beworben und wurde dann auch zum telefonischen Vorstellungsgespräch eingeladen. Der Kollege hat mir dann im Laufe des Gesprächs meine jetzige Position vorgeschlagen, weil er mein Potenzial dafür erkannt hat – und so bin ich letztlich zu ARTS gekommen.

Wie sieht dein typischer Tag als Travel Coordinator aus?

Die Arbeit bei einem internationalen Konzern ist an sich schon eine ganz spannende Sache. Meine Hauptaufgabe ist die Koordination und Genehmigung weltweiter Geschäftsreisen unserer Mitarbeiter in Europa, also auch von Kollegen an anderen europäischen Standorten der Firma. Dazu stehe ich natürlich auch in engem Kontakt mit einer Business Travel Agentur, weil ich die Reisen nicht selbst buche. Zu meinen Aufgaben zählt auch die Budgetüberwachung der einzelnen Reisen, um das ordentlich nachvollziehbar ans Controlling zu reporten. Wenn ich die Dienstreiseanträge prüfe, muss ich die jeweiligen Mitarbeiter oftmals noch einmal kontaktieren, weil Unterlagen fehlen oder nicht richtig ausgefüllt wurden. Im Anschluss kann ich dann die Genehmigung erteilen. Auch wenn die Mitarbeiter dann ihre Reisen angetreten haben, bin ich für sie erreichbar, wenn es Fragen oder Unklarheiten gibt. Momentan unternehmen viele Mitarbeiter anderer Standorte Geschäftsreisen nach München, deswegen habe ich mich in letzter Zeit viel mit den Hotels rund um das Büro beschäftigt, um die Kollegen auch kompetent beraten zu können.

Karinas Leidenschaft für das reisen ist heute ihr Beruf.
Als viel gereiste Touristin konnte sie bereits 49 Länder auf 5 Kontinenten besuchen.
Als viel gereiste Touristin konnte sie bereits 49 Länder auf 5 Kontinenten besuchen.

Europaweit koordinierst du die Dienstreisen von hunderten Mitarbeitern, welche Sprache sprichst du im Büro?

Bei uns passiert fast alles auf Englisch, das begründet sich natürlich im internationalen Charakter der Firma. Unsere Herkunft ist ursprünglich aus dem asiatischen Raum. Ich mache jetzt auch bald mal wieder einen Sprachkurs. Darauf freue ich mich schon sehr, weil ich auch auf meinen bisherigen Reisen gerne neue Sprachkulturen kennengelernt habe. Mit meinen direkten Kollegen spreche ich aber natürlich auch deutsch. Wir sind ein sehr multilinguales Team.

Better.Faster.Ahead

Welche Herausforderungen hast du schon erfolgreich gemeistert? 

Herausfordernd sind vor allem Situationen, die unvorhersehbar eintreten. Das ist beispielsweise ein verspäteter oder gar ausgefallener Flug, aufgrund dessen unsere Kollegen dann festsitzen. Dann muss ich natürlich schnellstmöglich Ersatz finden oder mich darum kümmern, dass sie eine oder mehrere zusätzliche Übernachtungen im Hotel bekommen. Ich möchte auch frühzeitig Synergieeffekte erkennen und nutzen. Jeder Mitarbeiter muss einen eigenen Dienstreiseantrag stellen, auch wenn es eine Gruppenreise ist. Natürlich war bzw. ist Corona auch für uns eine enorme Herausforderung, da die Dienstreisen dementsprechend radikal zurückgefahren wurden. Sicher haben wir aus den letzten Monaten gelernt, dass einige Angelegenheiten auch per Video Call geklärt werden können. Dennoch schätze ich die Lage aber so ein, dass die Reiseaktivität wieder zunehmen wird, denn ein persönliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht kann auch durch Technik nicht ersetzt werden und ist oftmals sehr entscheidend.

Was treibt dich in deiner täglichen Arbeit an?

Ich hasse Ineffizienz und liebe Organisation. Deswegen arbeite ich ständig daran, die Reisevorgänge sowohl für den Reisenden als auch das Controlling sowie letztlich auch für mich, zu optimieren und zu verbessern. Ich möchte bereits im Vorfeld der entsprechenden Reise alle eventuellen Stolpersteine aus dem Weg räumen. Außerdem bin ich stets daran interessiert, auch die Kosten so effizient wie möglich zu gestalten, ohne dass der Reisende dabei auf Komfort verzichten muss. Das ist ein Balanceakt, der die Arbeit spannend und herausfordernd macht.

Die Arbeit in einem Elektronikkonzern lässt vermuten, dass du im „papierlosen Büro“ angekommen bist, ist dem denn so?

Tatsächlich läuft in einem Technikunternehmen fast alles digital. Aber gänzlich papierlos sind auch wir hier nicht. Dennoch setzten auch wir auf Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz, das widerspiegelt sich auch ganz deutlich in unserem Standort in München, wo alles top modern ist und der über ein energetisch effizientes Gesamtkonzept verfügt.

Wie schätzt du ARTS als Arbeitgeber ein?

Bis jetzt hatte ich tatsächlich hauptsächlich telefonischen Kontakt zu meinen ARTS Kollegen. Und dennoch ist es eine sehr offene und freundliche Kommunikation. Das wird sicher auch durch die Duz-Kultur begünstigt, das schafft eine lockere Atmosphäre. Ich hatte bei meiner Suche im letzten Jahr Kontakt zu mehreren Dienstleistern und bin sehr froh, mich für den Weg mit ARTS entschieden zu haben. Ich finde, das bietet einen sehr guten Einstieg ins Berufsleben, da man immer einen zusätzlichen Ansprechpartner hat, der beratend zur Seite steht.

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