Wer die Schlagzeilen über Kartellbildung, Abgasskandale oder Umweltskandale verfolgt hat, weiß, wie schnell daraus immense finanzielle Schäden und Reputationsverluste entstehen können. Die sich aus dem Dieselskandal ergebenden Bußgelder, Schadensersatz und Rechtsanwaltskosten haben bisher mehr als 32 Milliarden Euro gekostet.Unternehmen, die frühzeitig auf ein funktionierendes Hinweisgebersystem setzen, können solche Kosten-Risiken mindern. So zeigt dieses Beispiel, wie wichtig es ist, Missstände intern zu erkennen und zu beheben, bevor sie eskalieren.
Am 2. Juli 2023 trat das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft, mit dem Ziel, den Schutz von Hinweisgebern in Deutschland zu stärken. Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, effektive Schutzmechanismen zu schaffen, um sicherzustellen, dass Beschäftigte Verstöße ohne Angst vor Repressalien melden können. Dieser Beitrag erklärt die wichtigsten Aspekte des HinSchG und gibt einen Überblick über die rechtlichen Anforderungen zur erfolgreichen Implementierung und Umsetzung eines Whistleblowing-Systems.
Arbeitgeber mit mindestens 50 Beschäftigten müssen nach dem HinSchG interne Meldestellen einrichten und betreiben. Diese dienen als zentrale Anlaufstelle für Beschäftigte, die Informationen über mögliche Verstöße innerhalb des Unternehmens weitergeben möchten. Darüber hinaus müssen auch externe Meldestellen benannt werden, an die sich Hinweisgeber wenden können. Es wird jedoch empfohlen, zunächst die interne Meldestelle zu nutzen, wenn das Unternehmen in der Lage ist, den Verstoß intern zu klären und keine Repressalien zu befürchten sind.
Eine LKW-Fahrerin eines Logistikunternehmens beobachtet, dass regelmäßig nicht gewartete Fahrzeuge eingesetzt werden – eine Gefahr für alle Verkehrsteilnehmer:innen. Sie zögert zunächst, die Missstände zu melden, aus Angst vor Konsequenzen. Dank der anonymen internen Meldestelle, die Vertraulichkeit garantiert, fühlt sie sich jedoch geschützt und kann den Vorfall melden, was zu einer schnellen Lösung und verbesserten Sicherheitsstandards führt.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Selbstständige, Lieferanten und andere Personen, die im beruflichen Kontext von Verstößen Kenntnis erlangen und diese melden. Wichtig ist, dass der Schutz für alle Personen gilt, die mit dem Arbeitgeber oder einer damit verbundenen Stelle in beruflichem Kontakt stehen. Auch Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind, sind durch das Gesetz geschützt.
Das HinSchG umfasst eine breite Palette von Verstößen, die gemeldet werden können. Dazu gehören:
Straftaten,
Bußgeldbewehrte Verstöße, die Leben, Gesundheit oder Rechte von Beschäftigten gefährden,
Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie gegen direkt anwendbare EU-Rechtsakte,
Verstöße im Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge,
Steuerliche Regelwidrigkeiten, die auf missbräuchliche steuerliche Vorteile abzielen,
Verfassungswidrige Äußerungen von Beamten.
Es wird jedoch betont, dass private Fehlverhalten, die keine berufliche Relevanz haben, nicht unter das HinSchG fallen.
Beispiel aus der Praxis:
Ein Mitarbeiter in einem Produktionsbetrieb bemerkt, dass Schutzvorrichtungen an Maschinen wiederholt nicht ordnungsgemäß installiert werden. Trotz mehrfacher Hinweise an den Vorgesetzten bleibt die Situation unverändert. Der Mitarbeiter macht sich Sorgen um die Sicherheit seiner Kolleg:innen, befürchtet aber, dass er durch eine offizielle Beschwerde bei der Geschäftsleitung selbst ins Visier geraten könnte.
Lösung durch das HinSchG:
Dank des Hinweisgeberschutzgesetzes kann der Mitarbeiter den Verstoß über die interne Meldestelle anonym melden. Die Meldestelle prüft die Vorwürfe und leitet die notwendigen Maßnahmen ein, ohne die Identität des Hinweisgebers preiszugeben. Gleichzeitig schützt das Gesetz den Mitarbeiter vor möglichen Repressalien wie Versetzungen, Abmahnungen oder Kündigungen.
Ergebnis:
Die fehlerhafte Praxis wird abgestellt, die Sicherheitsstandards im Betrieb verbessert, und der Mitarbeiter kann sicher sein, dass seine Meldung nicht gegen ihn verwendet wird. Das Unternehmen wiederum vermeidet durch diese rechtzeitige Intervention mögliche Unfälle, Bußgelder oder Imageschäden.
Das HinSchG gibt Mitarbeitenden die Sicherheit, Missstände ohne Angst vor Nachteilen zu melden, und Unternehmen die Chance, Probleme frühzeitig intern zu lösen – ein Gewinn für alle Beteiligten.
Ein Hinweisgeber ist dann geschützt, wenn:
die Meldung im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben erfolgt,
der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgehen konnte, dass die Informationen wahr sind,
die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die unter den Geltungsbereich des HinSchG fallen.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Schutz nur dann greift, wenn sich die Meldung auf den Arbeitgeber oder eine damit verbundene Stelle bezieht, mit der der Hinweisgeber in einem beruflichen Zusammenhang stand.
Das HinSchG verbietet jegliche Form von Repressalien, wie z.B. Kündigungen, Versetzungen, Mobbing oder die Verweigerung von Beförderungen, gegen Hinweisgeber. Wird eine hinweisgebende Person nach der Meldung benachteiligt, geht das Gesetz zunächst davon aus, dass die Benachteiligung eine Repressalie darstellt. Der Arbeitgeber muss dann nachweisen, dass die Maßnahme nicht mit der Meldung in Zusammenhang steht. Diese Vermutung gilt jedoch nur, wenn die Benachteiligung aktiv gemeldet wurde.
Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur verarbeitet werden dürfen, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben der Meldestellen notwendig ist. Alle Meldungen müssen dauerhaft abrufbar sein und den Vertraulichkeitsanforderungen entsprechen. Zudem müssen Informationen, die über technische Mittel wie Telefonmeldungen gesammelt werden, mit Zustimmung des Hinweisgebers vollständig aufgezeichnet und gespeichert werden. Diese Daten sind nach Abschluss des Verfahrens spätestens nach drei Jahren zu löschen.
Schadensersatz:
Arbeitgeber oder Verantwortliche können zu Schadensersatz verpflichtet werden, beispielweise wenn ein Hinweisgeber durch unzulässige Repressalien geschädigt wird.
Ordnungswidrigkeiten:
Verstöße gegen die Vorgaben des HinSchG, wie etwa die Nichteinrichtung von Meldestellen oder unzureichender Schutz der Vertraulichkeit, können mit Geldbußen von bis zu 50.000 Euro geahndet werden.
Strafbarkeit:
Besonders schwere Verstöße, wie das vorsätzliche Offenlegen vertraulicher Informationen, können strafrechtlich verfolgt werden.
Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung eines Hinweisgebersystems. Er muss vor der Einrichtung eines solchen Systems unterrichtet werden und hat Einfluss auf die Gestaltung des Verfahrens. Dazu gehört die Frage, ob die Meldestelle Teil der Betriebsorganisation sein soll oder extern geführt wird, sowie die Einführung technischer Mittel zur Meldung von Verstößen. Auch bei der Besetzung von Positionen innerhalb der Meldestelle muss der Betriebsrat beteiligt werden.
Prüfung der Anwendbarkeit des HinSchG – Ermittle, ob das Gesetz für Dein Unternehmen gilt und ob andere relevante Vorschriften zu beachten sind (z.B. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz).
Entscheidungen zur internen Meldestelle Hinweisgeberschutzgesetz – Bestimmen, welche Meldungen akzeptiert werden, sowie Reaktionswege und Zuständigkeiten festlegen.
Einbindung des Betriebsrats – Einbindung des Betriebsrats in den Prozess der Meldestellen-Implementierung und Kommunikation, wenn ein solcher im Unternehmen besteht.
Kommunikation mit Mitarbeitenden – Klare und umfassende Information über das System und die Bedingungen der Nutzung.
Fristenmanagement – Sicherstellung, dass alle Fristen für Eingangsbestätigung, Rückmeldungen und Löschfristen beachtet werden.
Dokumentation und Nachweisführung – Lückenlose und datenschutzkonforme Dokumentation aller Meldungen und Verfahrensschritte.
Datenschutz – Erfüllung datenschutzrechtlicher Anforderungen, besonders bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Krisenmanagement und Krisenkommunikation – Implementieren von Maßnahmen, um schnell auf dringende Fälle oder unrichtige Meldungen reagieren zu können.
Integration in das Compliance-Management-System – Einbindung des Meldesystems in bestehende Compliance-Prozesse und Sicherstellung, dass relevante Verstöße aufgedeckt werden.
Folgemaßnahmen – Definition, welche Schritte nach Eingang einer Meldung eingeleitet werden und die Sicherstellung der Kommunikation.
Die ARTS HR Lovers bietet Unternehmen eine Meldestelle als externe Lösung, die alle Anforderungen des HinSchG erfüllt, dabei Datenschutz und Vertraulichkeit gewährleistet und den Verwaltungsaufwand minimiert. So können auch mittelständische Unternehmen eine sichere und anonyme Plattform für die Meldung von Missständen anbieten, ohne interne Interessenkonflikte zu riskieren.
Ergebnisse der erfolgreichen Implementierung
Schnelle Umsetzung: Deine Meldestelle wird innerhalb weniger Tage eingerichtet.
Rechtliche Sicherheit: Alle gesetzlichen Vorgaben werden erfüllt – vom Datenschutz bis zur Vertraulichkeit.
Vertrauen der Mitarbeitenden: Deine Mitarbeitenden können Missstände melden, ohne Repressalien befürchten zu müssen.
Mehrwert durch Meldestelle mit ARTS HR Lovers
Externe Betreuung der Meldestelle: Die Bearbeitung erfolgt durch einen unabhängigen Dienstleister, wodurch interne Interessenkonflikte vermieden werden.
Vertraulichkeit & Datenschutz: Alle Meldungen werden anonym bearbeitet und sicher gespeichert.
Compliance: Die Lösung erfüllt sämtliche rechtlichen Anforderungen, sodass Dein Unternehmen auf der sicheren Seite bleibt.
Erhöhtes Vertrauen: Mitarbeitende sind eher bereit, Missstände zu melden, wenn ihre Anonymität geschützt wird.
Rückblickend zeigt sich: Hätte es ein Hinweisgebersystem wie das HinSchG schon bei früheren Skandalen gegeben, hätten sich viele Unternehmen Millionen an Strafen und Reputationsverlusten sparen können. Diese Systeme ermöglichen es, Missstände frühzeitig intern zu klären – bevor sie außer Kontrolle geraten.
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist mehr als eine rechtliche Verpflichtung. Es ist eine Chance für Unternehmen, das Vertrauen der Mitarbeitenden zu stärken und eine transparente Unternehmenskultur zu fördern.
Kontaktiere uns, um Deine rechtssichere Meldestelle einzurichten.
Quellen: Deutsches Anwalt Office Premium, Redaktion, HI15555076 Stand: 18.01.2024 | HinSchG | IHK
