Kürzlich war ich auf einer großen Fachmesse rund um HR-Themen, und es ist schon beeindruckend, was Unternehmen heutzutage im Rahmen ihrer Personalarbeit tun können: eine Coaching-App, die die mentale Gesundheit der Mitarbeitenden unterstützt, ein Chatbot für arbeitsrechtliche Fragen, ein Verkaufsautomat für gesunden Lunch, der KI-gestützt die Verkäufe auswertet und auf der Basis das Angebot auf die Vorlieben der Belegschaft abstimmt… Das klingt alles sehr interessant und sehr nützlich und kann sicherlich Vorteile bringen, wenn die Basis der Personalarbeit stimmt. Grundsätzlich möchten die Mitarbeitenden schnell Antworten auf ihre Anliegen und Fragen bekommen - fast könnte man sagen: je geräuschloser die Personalarbeit läuft, desto besser. Um die Personalabteilung zu entlasten und mehr Orientierung für Mitarbeitende zu schaffen, bietet sich daher ein Mitarbeiterhandbuch an.
Im angloamerikanischen Raum sind Mitarbeiterhandbücher bereits in vielen Unternehmen verbreitet. Hier finden sich nicht nur Antworten auf oft gestellte Fragen, sondern auch ein Überblick über geltende Regelungen und solche Prozesse, bei denen Mitarbeitende ein- oder mehrmals im Jahr in Kontakt mit HR kommen. Außerdem fungiert ein Mitarbeiterhandbuch als Übersicht, wer für welche Themen zuständig ist und verweist auf aktuell geltende Formulare. In deutschen Unternehmen kann ein Mitarbeiterhandbuch zudem die vorhandenen Betriebsvereinbarungen zusammenfassen und über mögliche Benefits informieren.
Der Zweck eines Mitarbeiterhandbuchs ist es, alle Informationen auf einen Blick zusammenzutragen. Davon profitieren nicht nur neue Mitarbeitende beim Onboarding, sondern auch “alte Hasen”, wenn bestimmte Regelungen für sie erstmals greifen. Die Informationen beispielsweise rund um Elternzeit werden erst relevant, wenn der Nachwuchs unterwegs ist, und noch ein paar Monate später beginnt man, sich für sogenannte Kindkrank-Tage zu interessieren. In solchen Fällen wendet man sich gern an die Personalabteilung - oder vielleicht gibt es dazu einen Flyer im Intranet? Ein Mitarbeiterhandbuch bietet für solche und andere Fragen die zentrale Anlaufstelle, an der alle Informationen in ihrer aktuellen Fassung hinterlegt sind.
Das Mitarbeiterhandbuch ist ein digitales Dokument, das aktuell gehalten wird und Links zu weiterführenden Informationen oder Formularen enthält. Meist ist es im Corporate Design gestaltet. Neben den inhaltlichen Hinweisen bekommen Mitarbeitende durch die ausgewählten Bilder und das Design ein Gefühl dafür, wie ihr Unternehmen “tickt”. Alternativ kann ein Mitarbeiterhandbuch auch im Intranet im Stil eines Wikis, also eines Lexikons oder Glossars organisiert sein. Wichtig ist, dass das Mitarbeiterhandbuch gut durchsucht werden kann, um eine intuitive Bedienung zu ermöglichen.
Ein Mitarbeiterhandbuch bietet zunächst Orientierung für neue und altgediente Mitarbeitende. Gleichzeitig sind dort aktuell geltende Prozesse, wie beispielsweise rund um Mitarbeiter-Jahresgespräche oder die Anmeldung zu Trainings hinterlegt, sodass Führungskräfte in allen Abteilungen nach den gleichen Verfahren arbeiten. Es schafft somit Transparenz und Verlässlichkeit. Indem die Antworten auf häufig gestellte Fragen an einem zentralen Ort gebündelt sind, wird die Personalabteilung entlastet und kann sich besser um strategische und operative Themen kümmern. Nicht zuletzt dient ein Mitarbeiterhandbuch auch dazu, alle Personen im Unternehmen über ihre Rechte und Pflichten aufzuklären. Bei eventuellen Verstößen gegen geltende Regelungen kann das Handbuch also auch als Grundlage für disziplinarische Beurteilungen fungieren.
Neben der bereits erwähnten Orientierung für Mitarbeitende und Arbeitsentlastung für die Personalabteilung ist ein Mitarbeiterhandbuch auch ein wichtiges Instrument für das interne Employer Branding. Anhand dessen, wie die Texte gestaltet sind, wird der interne Umgangston beeinflusst. Besonders dann, wenn ein neuer, frischer Wind im Unternehmen gewünscht ist, kann ein modernes Mitarbeiterhandbuch den Kulturwandel unterstützen. Aber Achtung - hier geht es nicht nur um den Tonfall der Texte, sondern auch um den Geist der enthaltenen Regelungen. Wenn Mitarbeitende die Ausgabe für jeden Bleistift beantragen müssen, trägt das Duzen im Mitarbeiterhandbuch allein noch nicht zu einem positiven, vertrauensvollen Klima bei.
Im ersten Schritt ist natürlich wichtig, dass die Inhalte möglichst vollständig und aktuell sein sollten. Tragen Sie daher alle geltenden Regelungen, Betriebsvereinbarungen oder Policies in ihrer neuesten Version zusammen. Darüber hinaus sollten die Informationen zu gesetzlichen Regelungen verlässlich sein. Links zu externen Seiten sollten regelmäßig überprüft werden. Genauso müssen die genannten Ansprechpersonen und ihre Kontaktdaten bei Bedarf aktualisiert werden. Das Mitarbeiterhandbuch sollte zudem übersichtlich sein und auf alle Benutzergruppen abgestimmt sein; alternativ können Sie eine Version in Leichter Sprache anbieten, die über alle Regelungen in besonders verständlicher Weise informiert.
Idealerweise entsteht ein Mitarbeiterhandbuch in Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung, Geschäftsführung, ggf. Betriebsrat und Marketing oder Unternehmenskommunikation bzw. Employer Branding.
Je nach Größe des Unternehmens und seiner Komplexität bedeutet die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs unterschiedlich viel Arbeit. Wenn verschiedene Standorte oder Tarifverträge jeweils eigene Rahmenbedingungen schaffen, ist der Abstimmungsbedarf für ein Gesamt-Handbuch entsprechend höher. Auch das Zusammentragen der einzelnen Dokumente kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Schließlich kommt noch die Recherche zu allgemeinen rechtlichen Rahmenbedingungen hinzu, wenn dazu keine Merkblätter oder dergleichen vorliegen. Im letzten Schritt müssen die Texte formuliert und abgestimmt sowie das Design festgelegt werden. Unsere Vorlage bietet Ihnen eine erste Orientierung, wie Ihr fertiges Mitarbeiterhandbuch aussehen kann, und was darin enthalten sein sollte.
