Erfahre, wie ARTS HR Lovers einem Chemieunternehmen bei der Implementierung einer digitalen Personalakte half. Effizienzsteigerung, schnellerer Zugriff & Datensicherheit inklusive!
Im digitalen Zeitalter ist die Effizienz von Geschäftsprozessen der Schlüssel zum Erfolg. Die Personalabteilung nimmt hierbei eine zentrale Rolle ein, da sie für die Verwaltung sensibler Mitarbeiterdaten und -dokumente verantwortlich ist. Die Implementierung einer digitalen Personalakte markiert einen wegweisenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung.
Milana Schreiber
Teamlead HRaaS
Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Version der traditionellen Papierakte, in der alle relevanten Informationen und Dokumente eines Mitarbeitenden gespeichert sind. Dazu gehören Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Leistungsbeurteilungen und vieles mehr. Diese Daten werden in einem zentralen, sicheren System gespeichert und können jederzeit und von überall aus abgerufen werden.
Im Zuge der Abspaltung des ehemaligen Mutterkonzerns und der Transition in einen im Ausland ansässigen Konzern stand unser Kunde aus der Chemiebranche vor der Herausforderung, die administrative Personalarbeit sowie die Entgeltabrechnung selbst übernehmen zu müssen. Um dieser Herausforderung zu begegnen, suchten sie einen Outsourcingpartner, der gleichzeitig ein passendes Personalverwaltungssystem anbieten konnte.
Ziel war es, die HR-Arbeit sicher abzudecken, feste Ansprechpartner zu haben und die Zusammenarbeit digital stützen zu können. Die Einführung der digitalen Personalakte sollte zudem die Basis für eine zukunftsorientierte, effiziente Personalverwaltung schaffen.
Zugang zu Expertise und Qualitätssicherung
Ein weiterer Vorteil von HR Outsourcing ist der Zugang zu spezialisierten Wissen und den Erfahrungen aus Benchmark-Projekten. HR Agenturen, wie ARTS HR Lovers, verfügen über Expertenteams, die mit den neuesten HR-Best Practices und Compliance-Anforderungen vertraut sind. Dieses Fachwissen kann Unternehmen dabei helfen, rechtliche Risiken zu minimieren und die Qualität ihrer HR-Leistungen zu verbessern.
ARTS HR Lovers hat den gesamten Implementierungsprozess des HR Outsourcings und der Einführung der HR-Software bei dem Chemieunternehmen begleitet und folgende Schritte durchgeführt:
Bedarfsanalyse und Planung: In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden haben wir eine detaillierte Bedarfsanalyse durchgeführt. Dies umfasste die Identifikation der spezifischen Anforderungen und Ziele sowie die Erstellung eines maßgeschneiderten Implementierungsplans.
Auswahl der passenden HR-Softwarelösung: In enger Kooperation mit unserem Partner manaTec haben wir Odoo, ein weltweit führendes Open-Source-ERP-System, implementiert und es in diesem Zuge individuell an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Durch diese gezielten systemischen Weiterentwicklungen konnte unser Kunde seine Prozesse in der Mitarbeiterbetreuung nicht nur digitalisieren, sondern gleichzeitig effizienter und transparenter gestalten. Ausschlaggebendes Argument für Odoo waren die vergleichsweise geringen Lizenzkosten, eine nur kurze Einarbeitungsphase für Personal- und Fachabteilungen und die mögliche Kombination aus digitaler Personalakte und der Verwaltung der Abwesenheiten inkl. eines entsprechenden Freigabeprozesses. Darüber hinaus bietet Odoo ein Mitarbeitendenkommunikationstool.
Datenmigration: Wir überführten die bestehenden Papierakten und elektronischen Dokumente in die neue digitale Personalakte. Dabei legten wir besonderen Wert auf die Datenintegrität und den Schutz sensibler Informationen. Unsere erfahrenen Personalsachbearbeiter:innen und Personalreferent:innen unterstützten den Kunden sowohl administrativ als auch operativ. Bereits während der Einführungsphase übernahmen wir die Betreuung von rund 35 Mitarbeitenden und sorgten dafür, dass alle Personalprozesse sichergestellt wurden, auch während das Unternehmen die Übergangsphase zwischen altem und neuem HR-System durchlief. Unsere Tätigkeiten umfassten unter anderem:
Zusätzlich implementierten wir, im Zuge der Transition, einen neuen Prozess zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Regelmäßige Gesetzesänderungen, geltende Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen sowie komplexe Mitarbeiterdaten machen die Entgeltabrechnung zu einer anspruchsvollen und zeitaufwändigen Aufgabe. Um sich auf die Kernaufgaben der Transformation konzentrieren zu können, entschied sich der Kunde für die Auslagerung der Lohnabrechnung an unsere Expert:innen. Mit unserer Expertise im Bereich HR as a Service übernahmen wir die gesamte Lohnabrechnungsprozedur, von der Datenerfassung und -prüfung bis hin zur Auszahlung der Gehälter.
Durch unsere sorgfältige und umsichtige Arbeitsweise konnten wir sicherstellen, dass die Lohnabrechnung des Kunden compliant und pünktlich erfolgte. Die Entgeltabrechnung erfolgt nun über eine Schnittstelle zwischen Odoo und DATEV.
Integration und Anpassung: Die digitale Personalakte und die neuen HR Prozesse wurden nahtlos an die spezifischen Arbeitsabläufe von unseren Kunden angepasst. So war es möglich, neue, digital gestützte Prozesse im System aufzubauen, welche vorher analog erfolgten, z.B. Urlaubsbeantragung. Des Weiteren umfassten unsere Tätigkeiten, die Anpassung von Benutzerrechten, die Einrichtung von Workflows und die Automatisierung von Routineaufgaben. Eine dauerhafte Prozessoptimierung ist für uns selbstverständlich. Um eine reibungslose Einführung der digitalen Personalakte sicherzustellen, haben wir Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeitende durchgeführt. Zudem haben wir dem Kunden Video-Tutorials zur langfristigen Verwendung zur Verfügung gestellt.
Dank der erfolgreichen Einführung der digitalen Personalakte konnte das mittelständische Unternehmen aus der Chemiebranche zahlreiche Vorteile realisieren:
In einer sich ständig verändernden Arbeitswelt gewinnt die komplexe Personalbetreuung immer mehr an Bedeutung. Unternehmen stehen vor vielfältigen Herausforderungen, von der Verwaltung diverser Mitarbeitendenprofile bis hin zur Einhaltung ständig wechselnder gesetzlicher oder tarifrechtlicher Vorgaben. Auch im vorliegenden Projekt lag unser Fokus auf der sehr komplexen Personalbetreuung.
Mit unserer langjährigen Erfahrung und Expertise im Bereich Personalmanagement und Digitalisierung stehen wir Dir als zuverlässiger Partner zur Seite. Kontaktiere uns, um mehr über unsere maßgeschneiderten Lösungen zu erfahren und Deine HR-Abteilung fit für die Zukunft zu machen.