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Mitarbeitergespräche – mit FeedForward zu gesteigerter Mitarbeitermotivation

29.06.2022 2022/06

Kaum ist das erste Halbjahr vorüber, stehen in vielen Unternehmen die geplanten Gesprächstermine mit der Führungskraft an. Zweifelsohne ist eine regelmäßige Rückmeldung zur eigenen Entwicklung ein wichtiger Punkt in der Persönlichkeits- und Leistungsentwicklung am Arbeitsplatz. 

Die Frage ist also eher: Sollte in einem viertel-, halb- oder jährlichen Mitarbeitergespräch der Fokus darauf gelegt werden, was in der Vergangenheit passiert ist? Wie hilfreich waren gedanklich dokumentierte Fehltritte, die in Gesprächen oft herausgeholt werden, wirklich? Wie viel nehmen wir uns tatsächlich aus der Darstellung oder den Erinnerungen der Vergangenheit mit, wenn wir diese von jemand anderem unter die Nase gerieben bekommen? Verfallen wir nicht eher in eine Art Rechtfertigung oder Trübsinn, weil wir einen Fehler begangen haben?

Kommunikation in der neuen Arbeitswelt

In einer dynamischen Arbeitswelt, die stetigem Wandel und Veränderungen unterliegt, können traditionelle Jahresfeedback-Gesprächsformate nicht mehr mithalten. Vielmehr empfiehlt sich die Arbeit an einer wertschätzenden Kommunikationskultur. Diese ermöglicht Feedback in den Momenten, in denen eine Sache aufgefallen ist, statt diese als Coupon-Sammelheft zu betrachten, welches wir in offiziellen Gesprächen mit einem Mal einlösen. 

Wenn wir noch einen Schritt weiter in Generationsunterschieden denken, wünscht sich die Generation Z (Jahrgänge ab 1995) beispielsweise ganz offen regelmäßiges Feedback ohne groß angelegten Prozess dahinter. Sie wollen wissen, wo sie stehen und das zeitnah, unbürokratisch und direkt. Zudem ist die traditionelle Vorgehensweise viel zu oft eine Einbahnstraße. Der Prozess sieht vor, dass die Führungskraft dem Mitarbeitenden Feedback gibt. Natürlich hat es sich spätestens mit dem 360°-Feedback-Ansatz mittlerweile herumgesprochen, dass die Zukunft der Führung auch daraus besteht, sich Feedback von den Kolleg :innen einzuholen.

Trotz dieser Erweiterung schwingt noch eine Sache mit. Zurückblickend auf die eingangs gestellte Frage: Welchen Fokus wollen Unternehmen und Führungskräfte tatsächlich in den regelmäßig stattfindenden Gesprächsterminen setzen? 

“Focus on a future we can change or on the past we can’t” - Marshall Goldsmith

Was wollen wir erreichen, wenn wir in einem Gespräch, welches die weitere Zusammenarbeit mit einem/einer Mitarbeitenden prägt, in die Vergangenheit schauen, statt die Zukunft gemeinsam zu gestalten. Mit FeedForward hat Marshall Goldsmith genau diesen Appell in die Führungskräfteentwicklung getragen. Denn die Vergangenheit, die bereits hinter uns liegt, ist im Vergleich zu den unendlich vielfältigen Handlungsalternativen in der Zukunft, eine limitierte und statische Sichtweise. 

Wie können wir dies in der Praxis handhaben?

Der erste Schritt kann durch jeden selbst am besten gegangen werden. Wie wäre es, wenn Sie sich mit einem gesteckten Ziel oder einem persönlichen Wunsch zur eigenen Verbesserung, z. B. eine Verhaltensänderung, direkt an eine Person aus dem Kollegium wenden?

Für die eigene Entwicklung

Nehmen wir an, Sie möchten besser darin werden, jemandem Wertschätzung auszudrücken bzw. positive Anerkennung zu vermitteln oder einfach im Zuhören. Beschreiben Sie zunächst das Problem und Ihren Wunsch Ihrem Gegenüber. Das kann unter Kolleg :innen oder aber auch unter Führungskräften stattfinden. Im fortgeschrittenen Szenario ist es in der Kultur und in der Führung so verankert, dass sich Führungskräfte ein FeedForward sogar direkt vom Kollegium einholen. 

Im Prozess selbst geht es für Sie in erster Linie darum, dem Gegenüber zuzuhören, die Ideen aufzuschreiben, sodass diese im späteren individuell reflektiert werden können. In der Gesprächssituation selbst geht es nicht darum, sich zu rechtfertigen, die Vorschläge zu bewerten oder gar zu kritisieren. Der/die Ideengeber :in  soll dabei keine 10-Punkte-Listen erstellen. Es geht um 2-3 Anregungen für zukünftige Veränderungen. Beim ersten Ausprobieren können Sie Ihre Mitarbeitenden in die Methode einführen und schrittweise erklären. Abgeschlossen wird die kurzweilige Sequenz mit einem Dankeschön. Goldsmith weist zusätzlich darauf hin, dass der/die FeedForward-Empfänger :in im besten Fall sogar darauf verzichtet, einzelne Ideen mit “Das ist eine gute Idee” zu kommentieren. Der Fokus liegt ganz auf aktivem Zuhören sowie dem Notieren, auch wenn das vielleicht nur gedanklich passiert.

Übung im Team oder im Unternehmen

Gerade wenn wir uns durch flexible Arbeitszeiten und -orte seltener zur gleichen Zeit im Büro mit den Kolleg :innen befinden, dürfen wir reflektieren, wie wir die gemeinsame Zeit an einem Ort vielleicht auch anders nutzen können. Eine Runde von 10-15 Minuten FeedForward im Team oder beim nächsten persönlichen Meeting ist dafür eine tolle interaktive und verbindende Übung zu Beginn oder als Abschluss.

Im Kern geht es auch hier wieder darum, sich selbst ein Ziel zu setzen, z. B. den Tag besser zu strukturieren oder im Home-Office besser abzuschalten. Alle nehmen ein eigenes Ziel mit in die nachfolgenden Gespräche unter Einhaltung folgender Prinzipien:

  1. “Let go of the past” – Der Fokus liegt auf Ideen zur zukünftigen Umsetzung bzw. Veränderung.
  2. Listen to suggestions without judging - Dies ist die Einladung, das Gesagte des Gegenübers zu notieren, aufzunehmen, sich zu bedanken und eben nicht zu bewerten oder zu kritisieren.

Bei dieser Übung gibt es zwei übergeordnete Ziele für die Teilnehmenden.

  1. Lernen Sie soviel Sie können in der Zuhörerrolle
  2. Helfen Sie soviel Sie können. Achten Sie jedoch auch darauf, dass es prägnante Ideen bleiben. Je länger wir nachdenken, umso schlechter werden unsere Vorschläge. Beschränken Sie sich auf 2–3 richtig gute, umsetzbare Ideen.

Wechseln Sie danach in der Zweierkonstellation die Rollen. Anschließend gehen Sie zu einem/einer anderen Kolleg :in.

Einmal etabliert in einzelnen Runden im Unternehmen oder Teams werden Sie feststellen, dass viel offener mit persönlichen Anliegen umgegangen sowie auf den Erfahrungswert und die Ideen des Kollegiums zurückgegriffen wird. Zudem ist es ein toller Baustein für psychologische Sicherheit in Ihrem Unternehmen und unterstützt das Zusammengehörigkeitsgefühl, das heißt auch den sozialen Kitt, der vielen Unternehmen in Zeiten der Distanz verloren gegangen ist.

FeedForward in Mitarbeitergesprächen 

Die Zukunftsperspektive ist der grundsätzliche Unterschied im Vergleich zum Feedback. Der Fokus liegt somit auf Lösungen und nicht in der Problemzentrierung. In einem Mitarbeitergespräch, egal wie standardisiert, geht es im Kern genau um diese Themen. Führungskräfte streben entweder die Wertschätzung bestehenden Verhaltens und der Leistung an oder wünschen sich in einer Form eine Veränderung. 

Bei Methoden, wie dem Sandwich-Feedback, welche oftmals noch in Kommunikationsschulungen vorkommen, geht es allerdings darum, eine Kritik zwischen zwei lobende Aspekte zu verpacken. Dabei nehmen sich diejenigen, die eh schon sehr kritisch mit sich selbst sind, die Kritik viel mehr zu Herzen, als die lobenden Worte. Das führt in den meisten Fällen zu einer weiteren Demotivierung. Gleichzeitig hören die Kolleg :innen, die eh von sich und ihren Leistungen überzeugt sind auch nur die lobenden Worte. Im Endeffekt wird auch hier nicht das erreicht, was das Gespräch eigentlich bewirken sollte. 

Beim FeedForward hingegen geht es um gemeinschaftliche Lösungsgenerierung, die sowohl die Proaktivität fördert, als auch eine entwicklungsorientierte Perspektive einnimmt. Auf die beiden möglichen Ausgänge im Sandwich-Beispiel geschaut, wird bei beiden Empfänger :innen mit FeedForward konkret angesprochen, wie die Veränderung aussehen soll. In beiden Fällen wird das Selbstbild gestärkt. Außerdem wird ihre Erwartungshaltung sehr transparent und messbar für die Zukunft.

In einem konkreten Mitarbeitergespräch können Sie Ihrem/Ihrer Mitarbeiter :in zur Vorbereitung mitgeben, dass jeder etwas mitbringt, was er sich selbst als Ziel für die Zukunft gesetzt hat und etwas, was er sich in der Zusammenarbeit vom jeweils anderen wünscht. Als Führungskraft können Sie sich somit auch ein FeedForward einholen und begegnen Ihrem Teammitglied auf Augenhöhe, da Sie selbst ein Thema von sich mitbringen und dem/der Mitarbeitenden den Raum für Ideen öffnen. Ferner blicken Sie gemeinsam in die Zukunft und arbeiten beispielsweise direkt an der Verbesserung des Zusammenwirkens. 

Ein konkretes Beispiel 

Im Mitarbeitergespräch selbst definiert der/die FeedForward-Empfänger :in das Problem bzw. beschreibt das Verhalten, welches geändert werden soll. Sagen wir, der/die Kolleg :in ist eher introvertiert und kommt in Online-Meetings einfach nicht zu Wort oder benötigt mehr Zeit, um einen Vorschlag zu formulieren. Das Ziel wäre es beispielsweise “sich mehr in Teammeetings einzubringen”. 

Der/die FeedForward-Geber :in unterbreitet 3-4 Lösungsvorschläge zu dem Veränderungswunsch unter der Maßgabe, dass diese in die Zukunft gerichtet sind und sich nicht auf vergangene Situationen oder Verhalten beziehen. Ohne die oft kritische Auseinandersetzung mit der Vergangenheit, entsteht für den/die Empfänger ;in der Raum, die Vorschläge offen anzunehmen und keine “beleidigte” oder rechtfertigende Schutzmauer hochzuziehen. Nach Durchsprache des Wunsches zur Veränderung in der Zusammenarbeit folgt der Rollenwechsel. 

Mit strengem Bezug auf Goldsmith’s Ansatz bleibt eine direkte Reaktion des/der Empfangenden sogar aus, sodass die Ideen für sich unkommentiert stehen bleiben. Die Entscheidung für eine Strategie kann im Nachgang getroffen werden. In einer reifen Variante können beim Wunsch einer besseren Zusammenarbeit auch beide ihre jeweiligen Lösungen präsentieren und gemeinsam eine Strategie gewählt werden. Das Modell ist individuell erweiterbar, wenn der Grundgedanke und die Grundsätze bestehen bleiben.

Diese Variante lässt sich sowohl in strukturiertem Rahmen, als auch im Instant-Feedback einsetzen. In der zweiten Variante ist es eine aktive Einforderung, ähnlich, wie oben bereits beschrieben.

Fazit: Ab jetzt also keine Kritik mehr oder wie?

Natürlich nicht, denn Feedback ist auch weiterhin ein effektives Mittel. Wenn es zeitnah, wertschätzend, situationsbezogen erfolgt und unter Beachtung, dass der/die Empfänger :in weiß, dass es sich gerade um Feedback handelt, wird es in vielen Fällen sogar wertschätzend aufgenommen.

Gleichzeitig möchten wir die Grenzen aufzeigen und ein Plädoyer für die Zukunftsorientierung in Mitarbeitergesprächen auf Augenhöhe halten.

Zusammenfassend wollen wir festhalten, dass nicht jede Erfahrung aus der Vergangenheit einen Mehrwert für die Zukunft liefert, da sich Projekte durch unterschiedliche Rahmenbedingungen und die Schnelllebigkeit oftmals sehr unterscheiden. 

Zweitens wollen wir in den meisten Mitarbeitergesprächen Lust auf die Zusammenarbeit, die gemeinsame berufliche Zukunft und Wertschätzung vermitteln. Diesen Wunsch konterkarieren wir mit Blicken in die Vergangenheit, die Frustration oder Demotivation auslösen, da diese schlichtweg nicht zu verändern sind.

Zu guter Letzt sind Erinnerungen subjektiv durch die eigene Brille geprägt. Was in meiner Wahrnehmung ein Erfolg in einem Projekt darstellt, muss keinesfalls mit Ihrer Wahrnehmung übereinstimmen. Ich könnte also Kritik an etwas üben, was Sie nicht für relevant halten und umgekehrt. Damit kommen wir auf keinen gemeinsamen Nenner, geschweige denn eine gemeinsame Verfolgung eines Ziels. 

Aus diesen Gründen etablieren wir auch bei ARTS das FeedForward-Prinzip immer mehr. Anstatt in der Vergangenheit zu wühlen, nutzen wir die Entwicklungspotenziale, die sich ergeben und bei denen wir einander unterstützen können. Wir stärken unseren Gemeinschaftssinn, den Teamzusammenhalt und zeigen uns zudem, dass wir den/die Kolleg :in für seine/ihre Ideen und Vorschläge wertschätzen bzw. die Führungskraft gemeinsam an der Zukunft arbeiten möchte.

Sollten Sie die Methode testen wollen, laden wir Sie hiermit ein, mit uns in Kontakt zu treten und uns zu “FeedForwarden”, was wir bei den nächsten Artikeln behandeln dürfen oder besser machen können. Gerne begleiten wir Sie auch bei der Etablierung in Ihrem Unternehmen. So oder so freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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