Der erste Tag beim neuen Arbeitgeber! Werde ich in zehn Jahren beim Dienstjubiläum lächelnd das alte Foto auf dem Mitarbeiterausweis anschauen, das heute gemacht wurde? Oder sitze ich in einem Jahr in einem anderen Unternehmen den Personaler:innen gegenüber und erkläre diplomatisch, warum ich schon wieder wechseln will?
Am Empfang muss ich etwas warten, dann kommt hektisch meine neue Führungskraft um die Ecke: Viel zu tun? Oder hatte man gar nicht auf dem Schirm, dass heute jemand neu anfängt? Das Vierer-Büro, in das ich gebracht werde, ist bis auf eine Person leer. Meinen Schreibtisch kann ich leicht identifizieren, das ist offensichtlich der Tisch ohne persönliche Gegenstände, allerdings auch ohne Herzlich-Willkommen-Karte oder Ähnliches. Nicht so schlimm, denke ich mir, aber ein Stuhl wäre ganz praktisch. “Ach so, der Stuhl…” - meiner neuen Kollegin ist es sichtlich unangenehm - “den müssen wir noch bestellen, weil ja jede:r einen eigenen ergonomischen Stuhl haben soll. Das geht aber erst, wenn die Personalnummer da ist, und muss auch noch vom Vorgesetzten freigegeben werden…”
Ich ignoriere meinen Fluchtimpuls und bemühe mich, freundlich zu fragen: “Und arbeitest du mich dann ein?” - “Nein, ich bearbeite ganz andere Themen, mit den Prozessen bei euch kenne ich mich gar nicht genügend aus.” - “Wer macht das denn?” Die Kollegin weist auf einen der leeren Stühle und nennt einen Namen, “aber die ist gerade nicht da.” -”Dann kommt sie bestimmt später dazu?” - “Ähm, nein, X ist gerade in Urlaub. Noch bis zum Zwölften.” Okay, das ist eine Ansage. Ich werde also die ersten sieben Arbeitstage warten müssen, bis die Person aus dem Urlaub kommt, die mich einarbeiten soll. “Was kann ich denn bis dahin machen?” - “Naja, wir haben gedacht, du kannst schon mal das Prozess-Handbuch durchlesen? Das ist zwar noch von 2019, aber die meisten Sachen müssten trotzdem noch stimmen.”
Liebe Lesende, was ist eure Wette? Wird die Person aus unserer Einleitung sich durchbeißen, sich auf eigene Faust ein Netzwerk in dieser Firma aufbauen und tatsächlich das zehnjährige Jubiläum dort feiern? Oder haltet ihr es für wahrscheinlicher, dass er oder sie bereits wenige Monate später die ersten Bewerbungen für neue Jobs versendet?
Die Zahlen sprechen für das zweite Szenario: Eine Studie zur Loyalität von neueingestellten Mitarbeitenden hat ergeben, dass 44% aller Beschäftigten bereits im ersten Jahr in einem neuen Unternehmen wieder an Kündigung denken.
Die Kosten, die Fluktuation verursacht, sind allgemein bekannt; eine Beispielrechnung findet sich hier.
In Zeiten des Fachkräftemangels ist es umso schmerzlicher, wenn die mühselig gesuchte Fachkraft bereits nach wenigen Monaten wieder geht - neben den Kosten für erneutes Recruiting und den Vakanzkosten der unbesetzten Stelle ist der demoralisierende Einfluss auf die verbleibenden Mitarbeitenden nicht zu unterschätzen. Doch warum sind die ersten Monate in einem neuen Unternehmen eigentlich so entscheidend?
Jeder kennt das Sprichwort "Man bekommt keine zweite Chance, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen". Die Wichtigkeit, den ersten Eindruck positiv, klar und mit offenen Armen zu gestalten, ist also immens. Dies gilt entsprechend auch für das Kennenlernen eines neuen Arbeitgebers. Der erste Eindruck wiegt schwer in der langfristigen Wahrnehmung, und es benötigt unverhältnismäßig großen Aufwand, einen verpatzten Einstieg positiv zu überlagern. Selbst wenn in unserem Eingangsbeispiel also schnell ein ergonomischer Stuhl herbeigeschafft wurde und die hektische Führungskraft Zeit gefunden hat, dem oder der Neuen selbst die ersten Aufgaben zu erklären, wird ein ungutes Gefühl bleiben.
Zum Glück kann man einen guten ersten Eindruck planen, im Fachjargon spricht man von Onboarding. Damit sind alle Maßnahmen gemeint, die ein Unternehmen ergreift, um den Start von neuen Mitarbeitenden möglichst reibungslos zu gestalten, es geht also über eine bloße fachliche Einarbeitung weit hinaus. Welche Vorteile hat also ein gelungenes Onboarding?
Wie wir bereits anfangs gesehen haben, reduziert ein gelungener Onboarding-Prozess die Fluktuation von neu eingestellten Mitarbeitenden. Neue Teammitglieder, die sich von Beginn an wohlfühlen und merken, dass sie im Team willkommen sind, können sich eine lange gemeinsame Zukunft vorstellen; anders diejenigen, die kaum fachliche Einarbeitung erfahren, organisatorisch nicht berücksichtigt werden und durch eine geringe soziale Integration Schwierigkeiten haben, sich in das neue Unternehmen einzufinden. Als Ergebnis gut geplanter und gesteuerter Onboarding-Maßnahmen erhält man eine signifikante Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, des Engagements und schlussendlich auch der Mitarbeiterbindung.
Je länger der:die Neue noch unsicher ist, wie etwas funktioniert und wer wofür Ansprechpartner:in ist, desto länger zieht sich die Phase der anfänglichen Unproduktivität. Das gleich zu Beginn vermittelte Wissen um fachliche, soziale und kulturelle Hintergründe und Prozesse schafft hingegen Sicherheit und Klarheit im neuen Arbeitsalltag. Werden neue Teammitglieder gezielt und nach individuellem Lerntempo in die einzelnen Themengebiete eingearbeitet, können sie einfach schneller produktiv arbeiten und somit zügiger Ergebnisse erzielen. Aber auch die Entlastung von Kolleg:innen stellt sich schneller ein, wenn vorab Zeit in ein angepasstes Onboarding investiert wird.
Durch einen wertschätzenden Onboardingprozess, bei dem sowohl organisatorische, fachliche als auch soziale Aspekte einbezogen werden, entsteht ein emotionales Onboarding, da sich das neue Teammitglied persönlich in das Unternehmen integriert und willkommen geheißen fühlt. Heutzutage kann die Wichtigkeit von Netzwerken im Unternehmen und somit wichtigen Informationskanälen nicht oft genug betont werden. Durch die gewonnene Vertrautheit mit der Unternehmenskultur kann sich auch ein Newcomer bereits als Teil des Ganzen fühlen. Als positiver Nebeneffekt ergibt sich, dass Abwanderungen vor dem ersten Arbeitstag seltener sind, da bereits früh enger Kontakt, Loyalität und Engagement aufgebaut werden.
Die strukturierte fachliche Einarbeitung und systematische Einführung in Unternehmens- und Prozesswissen trägt in hohem Maße zur Fehlervermeidung durch Unwissenheit bei. Die Klärung der eigenen Aufgaben der Newcomer und der Rollen und Aufgabengebiete der Stakeholder geben Sicherheit im Arbeitsalltag.
Eine gut geplante Einarbeitung, die didaktisch aufbereitet und anhand des Lerntempos des neuen Teammitglieds umgesetzt wurde, trägt dazu bei, dass weniger Wiederholungen nötig sind und das Umsetzen der neuen Prozesse schneller Fahrt aufnimmt.
Eine Studie aus dem Jahr 2017 zeigt auf, dass, mit nur 44% aller neueingestellten Mitarbeitenden aktiv über die Unternehmensziele gesprochen wurde. Bei diesen Unternehmen mag man sich fragen, wie die Mitarbeitenden gezielt zur Erreichung der Ziele beitragen sollen. Nur wenn das Ziel bekannt ist, kann der richtige Weg dorthin eingeschlagen werden.
Im Zeitalter des Führungskräftemangels kann ein strukturiertes Onboarding entscheidend zum Employer Branding beitragen. Ein funktionaler und gleichwohl persönlicher Onboarding-Prozess signalisiert neuen Mitarbeitenden eine durch Wertschätzung geprägte Unternehmenskultur und vermittelt das Gefühl, im neuen Unternehmen willkommen zu sein. Diese Art der Unternehmenskultur trägt sich durch Mundpropaganda, Soziale Medien und Bewertungsportale nach außen und zieht weitere Interessierte an, die sich mit dieser Art der Zusammenarbeit identifizieren können. Dies wiederum erleichtert die zukünftige erfolgreiche Stellenbesetzung.
Zusammengefasst lässt sich gut erkennen, dass Onboarding zwar eine wichtige menschliche Komponente enthält, sich aber in harten Fakten auszahlt. Wenn der erste Eindruck bei Ihren neuen Fachkräften positiv sein soll, lohnt es sich, in gutes und planvolles Onboarding Zeit zu investieren.
Falls allerdings “Zeit” bei Ihnen im Unternehmen ein knappes Gut ist, können Sie vom Wissen unserer Expertinnen profitieren, die für Sie bereits alle wichtigen Maßnahmen zum Onboarding zu einem Rundum-Sorglos-Paket zusammengestellt haben. Der Name “Onboarding To Go” bedeutet, dass Sie die zur Verfügung gestellten Dokumente lediglich auf Ihr Unternehmen anpassen müssen, um innerhalb kürzester Zeit mit einem systematischen und strukturierten Onboarding loslegen zu können. Wenn Sie zusätzlich einen Check-Up Ihrer bestehenden Prozesse wünschen und einen persönlichen Beratungs-Call mit einer unserer Expertinnen benötigen, haben wir für Sie das umfangreichere Paket “Extending Your Onboarding” geschnürt!
