Jeder Arbeitnehmende hat schon einmal den Onboarding-Prozess miterlebt: Die Bewerbungsphase ist geschafft, die Interviews liefen vielversprechend und nach der Vertragsunterzeichnung wird es Zeit für das Onboarding. An diesem Punkt entstehen schon viele Fragezeichen und Unsicherheiten. Diese Situation schafft allerdings aus Sicht der Arbeitgebenden großes Potenzial für das vertrauensvolle Onboarding und die langfristige Bindung und Entwicklung neuer Talente.
Jeder Eingliederungsprozess neuer Kolleg :innen ist eine individuelle Herausforderung, die jedoch effizient und mit entsprechender Vorbereitung zielgerichtet umgesetzt werden kann. Beim Onboarding Prozess kommt es zum einen darauf an, neue Teammitglieder fachlich für die neue Position vorzubereiten, um aus dem unternehmerischen Need heraus die Anforderungen der besetzten Vakanz zu erfüllen. Zum anderen vereinen sich in diesem Prozess zusätzlich die sozial-emotionalen Themen, die das Unternehmen ausmachen, mit der Persönlichkeit des neuen Teammitglieds. Dieses anspruchsvolle Gesamtpaket beschreibt den Begriff “Onboarding”, der definiert, dass eine Person anhand passender Maßnahmen in einem Unternehmen integriert, eben “an Bord” begrüßt wird.
In vielen Onboardingprozessen wird allerdings nicht berücksichtigt, dass das Onboarding bereits der Auftakt für die Personalentwicklung ist. Zwar wurde sich ein neues Teammitglied ausgesucht, das auf dem Papier schon einige erforderliche Kompetenzen mitbringt, aber wenn jemand dann im Unternehmen ankommt, gilt es zu schauen, wie sehr diese vorhandenen Kompetenzen mit den Anforderungen des Umfeldes matchen.
Ebenso sollte der Fokus an diesem Punkt bereits auf dem Employer Branding liegen. Durch einmaligen Aufwand kann der zukünftige Onboarding-Prozess durch standardisierte Trainings einfach und schnell abgewickelt und gleichzeitig schon zeitnah sowie einheitlich die Unternehmenswerte vermittelt werden.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Kolleg :innen fühlen sich abgeholt und integriert, dadurch werden die Motivation und somit die Produktivität in diesem frühen Beschäftigungsstadium gesteigert. Eine Kündigung durch einen Neuling wird unwahrscheinlicher. Wird man sich an dieser Stelle als Arbeitgebender seiner Verantwortung bewusst, die Person mehr als individuellen Menschen zu integrieren, denn als "Arbeitseinheit" wird hier durch ein Invest an Zeit und Aufwand eine langfristige, produktive "Zusammenarbeit" geschaffen.
Jedes Unternehmen hat eigene Strukturen, Abläufe und Herausforderungen. Die Fülle an zu vermittelnden Themen ab dem ersten Arbeitstag ist somit unbegrenzt und viele Arbeitgebende sind sich daher unsicher, wie sie neue Kolleg :innen schnell, effizient, sinnvoll und aktiv in das bestehende Firmengefüge einflechten können. Oftmals wird dann der oder die neue Mitarbeitende nicht über die Kolleg :innen, existierende Besonderheiten der Zusammenarbeit oder Teamstrukturen informiert, weiß nicht, wie die IT funktioniert und ist schlechtweg “lost” ergo fühlt sich nicht gut abgeholt.
Das muss nicht sein. Durch einmalige Analyse von bestehenden Prozessen können konkrete fachliche Inhalte, die unternehmensübergreifend die Gleichen sind und sich wiederholen, effizient und einheitlich durch Standardtrainings vermittelt werden ergo einem standardisierten Onboarding-Prozess. Das mag zusammenfassend für die bloße Bereitstellung von Seminaren zunächst nach sehr viel Aufwand klingen, da systematisch definiert werden muss, welche Themen sich im Unternehmen sinnvoll standardisieren lassen. Doch kann durch professionelle Begleitung diese Anstrengung gemindert und sogar interne “blinde Flecken” aufgedeckt werden. Daraus entstehen langfristig und aus Employer Brand Sichtweise sehr große Vorteile. Um einen Einblick zu erhalten, in welche Richtung sich die Trainings im Onboarding-Prozess entwickeln können, sollten sich beispielsweise folgende Fragen (z.B. in Mitarbeiterbefragungen) gestellt werden:
Wenn sich mit den Antworten auf diese Themen gezielt auseinandergesetzt wird, können auf lange Sicht Ressourcen eingespart werden. So gilt es ebenfalls zu bedenken, was jedes Unternehmensmitglied wissen muss, um sich intern und extern zurechtzufinden. Interne Themen können beispielsweise Compliance-Trainings sein, die fit machen sollen zum wertorientierten Umgang miteinander. Richtet sich der Blick auf das externe Unternehmensumfeld, können Customer Relations Trainings Sicherheit im Umgang mit Kunden und Kundinnen vermitteln. Das Reagieren auf telefonische Kundenanfragen oder der eigene Auftritt bei Messebesuchen sind Situationen, in denen es besser ist, vorbereitete Beschäftigte aufzustellen, als verunsicherte Kolleg :innen “loszuschicken”. Jeder Angestellte sollte bewusst als Markenbotschafter agieren und entsprechend geschult sein.
Zum individuellen Anspruch der Unternehmen kommt hinzu, dass gesetzliche Vorgaben existieren, die regelmäßige Updates und Dokumentation erfordern. So müssen Unternehmen ihren Mitarbeitenden zu Themen der Arbeitssicherheit, Anti-Diskriminierung (AGG), zum Datenschutz (DSGVO), zur Korruptionsprävention und Informationssicherheit regelmäßig auf den neuesten Stand bringen. Durch Zertifizierungen oder Audits müssen zusätzlich spezielle Inhalte vermittelt werden. Sollten Unternehmen damit bereits Erfahrungen gesammelt haben, kann das Wissen über Konzeptionierung oder Durchführung genutzt werden, um schnell einfache Trainings abzuleiten. Dadurch ergibt sich weniger Koordinationsaufwand für das bestehende Team, da Klarheit herrscht über Inhalte und Abläufe der Trainings. Außerdem ist der Vermittelnde austauschbar, somit haben z.B. die Führungskräfte die Möglichkeit, flexibel zu unterrichten. Natürlich sind inhaltliche Ergänzungen erlaubt, wenn diese sinnvoll sind und das Gesamtkonzept bereichern. Je öfter die Trainings durchgeführt werden, desto mehr wird der Inhalt mithilfe des Wissens der Geschulten reifen. Für das interne Wissensmanagement sind hier schon wertvolle Ressourcen versteckt.
Die Grundlage für den Onboarding-Prozess bildet die Unternehmensstruktur und -philosophie, die es zu vermitteln gilt. Aufbauend darauf sind das bestehende Teamgefüge, die Stellen- oder Positionsausrichtung und deren Ziele rahmengebend. Es ist nun Aufgabe der HR Abteilung und der Führungskraft, die neuen Mitarbeitenden abzuholen und entsprechend upzudaten, damit diese sowohl fachlich als auch emotional ankommen können. Hier sind jedem Unternehmen alle Freiheiten gegeben. Letztlich sollte klar sein, was bis wann vermittelt werden muss, damit der :die neue Kolleg :in selbstsicher mit dem richtigen Werkzeug und der korrekten strategischen Zielsetzung arbeiten kann.
Das Ziel bleibt weiterhin, Newcomer schnell, sinnvoll und effektiv “arbeitsfähig” zu machen. Durch individuellen und persönlichen Austausch mit dem neuen Teammitglied muss zunächst herausgefunden werden, welche Vorkenntnisse oder Informationen bereits vorhanden sind. Dadurch lässt sich eine individuelle Arbeitsbasis ableiten, die es ermöglicht, unnötige doppelte Wissensvermittlungen oder dafür vorgesehene Ressourcen (eingebundene Beschäftigte) zu sparen und zielgerichtet zeitnah ein einheitliches Verständnis herzustellen. Um diesen Wissensstand nun abzugleichen mit den Informationen des Unternehmens ist eine enge Zusammenarbeit und Austausch zwischen Führungskraft und HR Abteilung unabdingbar.
Durch die Kommunikation (schon ab dem Einstellungsgespräch) müssen vorbereitete Ressourcen wie Organigramme, Informationen zum Unternehmensumfeld, Auftraggebende, Produkte, der Marktsituation und aktuelle Herausforderungen mit der neuen Person ebenso vertrauensvoll geteilt werden wie Informationen zur Rollenstrategie. Ab dem Beginn des Onboardingprozesses ist diese Transparenz notwendig, um Vertrauen zu schaffen, um den oder die neue Kolleg :in “mit klarer Sicht” mitzunehmen und einzubinden. So entsteht “ganz natürlich” ein Gefühl für die Unternehmenskultur und für wichtige fachliche Themen. Auf emotionaler Ebene wird sich jede Person, die umfassend in das System eingeflochten wird, schneller um eigene Projekte kümmern können.
Am besten wird allen neuen Teammitgliedern vor dem ersten Arbeitstag grob vorgestellt, wie der Onboarding-Prozess ablaufen wird. Ein Einarbeitungsplan (plus relevante Ansprechpersonen) kann dabei Platz für Terminblöcke und Fragen bieten, Vertrauen und Sicherheit vermitteln und von Anfang an Klarheit schaffen. Im Rahmen des vorgeplanten Onboardingprozesses finden nun standardmäßige Pflichttrainings (Arbeitssicherheit, Datenschutz etc.) und optionales Training zum Unternehmen, zu Compliance oder vorgegebener Technik statt.
Nach den ersten Wochen lässt sich durch eine praktische Wirksamkeitsprüfung erkennen, ob sich Defizite ergeben, z.B. in der Toolanwendung (Beispiel: Excelschulung) oder in fachlichen Themen (z.B. vertriebliches Vorgehen, Produkt- oder Technikwissen). Man kann nun den individuellen Trainingsbedarf definieren und kurzfristig initiieren. Zeitlich kann die vereinbarte Probezeit einen sinnvollen Rahmen für diesen Teil vom Onboarding-Prozess bilden.
Zudem ist es nie zu früh, Perspektiven aufzuzeigen. Es steigert die Motivation, wenn Mitarbeitende ein bestimmtes berufliches Ziel haben, auf das sie hinarbeiten können bzw. in welche Richtung sie sich im Unternehmen entwickeln können. Dafür benötigt es oft spezielle Weiterbildungen, die bereits frühzeitig mit der Führungskraft gemeinsam geplant werden können. Diese müssen nicht kurzfristig umgesetzt werden, aber es ist gut, die Perspektive zu kennen.
Verschiedene Kolleg :innen aus unterschiedlichen Abteilungen werden dazu beitragen, die eigenen Teamthemen in terminierten Vorstellungsrunden zu platzieren und als Information anzubieten. Es macht Sinn, zu solchen Veranstaltungen mehrere neue Teammitglieder einzuladen. Das schafft eine Atmosphäre auf Augenhöhe, lässt viele Fragen zu, die nicht doppelt beantwortet werden müssen und ergänzt das Wissen vieler Menschen mit einem Meeting (Schwarmintelligenz). Bei besonders einfachen und repetitiven Themen kann man auch darüber nachdenken, die Veranstaltungen aufzuzeichnen, um Ressourcen zu schonen.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Für eine professionelle Implementierung von einem standardisierten Onboarding-Prozess ist es erforderlich, eine individuelle Analyse des bestehenden Unternehmensumfeldes durchzuführen. Strukturen, die sich entwickeln lassen, Fachwissen, Dokumente oder Sachverständige für diese Themen könnten bereits vorhanden sein. Eine externe Beratung ist für eine begleitete Abwicklung und Entflechtung dieser Prozesse die beste Möglichkeit. Mithilfe eines ungetrübten professionellen Blicks durch zum Beispiel unsere Expert :innen können Ihre Vorstellungen umgesetzt und so erweitert werden, dass neue und bestehende Kolleg :innen schneller standardisierte Themen begreifen. Ebenso wie wir Ihnen bei der Implementierung von einfachen Prozessen helfen können, sodass Ressourcen geschont oder eingespart werden können. Eine systematische Trainingskoordination unterstützt die fachliche Einarbeitung und gibt Neuankömmlingen und Vorgesetzten Orientierung.
