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Produktive Meetings gestalten - Worauf Sie 2022 Wert legen sollten

25.01.2022 2022/01

Produktive Meetings können so schön sein. Alle sind vorbereitet und tauschen prägnant und sachlich ihre Einschätzung aus. Jede:r fasst sich kurz und wiederholt nicht, was schon jemand anderes gesagt hat. Nach 15 Minuten ist eine gemeinsame Entscheidung gefunden und die anschließenden Aufgaben verteilt. Zu schön, um wahr zu sein?

In agilen Unternehmenskulturen soll es solche Meetings tatsächlich geben. Vielleicht gehört es auch zu Ihren Neujahrsvorsätzen, weniger Zeit mit unproduktiven Besprechungen zu vertrödeln? Schauen wir gemeinsam, was jede:r Einzelne tun kann für produktivere Meetings!

Im Eingangsbeispiel vom idealen 15-Minuten-Meeting sind etliche Faktoren bereits enthalten. Eine gelungene Besprechung fängt - logisch - mit der Vorbereitung an. Doch was ist, wenn ein Termin den nächsten jagt? Dieses Problem existiert in vielen Firmen, man nennt es auch “Meetingitis”, also die Meeting-Krankheit. Die Woche ist derart voll mit Terminen, dass zwischendurch kaum Zeit bleibt für die eigentliche Arbeit, und erst recht nicht für die Vorbereitung der Besprechungen. Meetings effizient gestalten ist so kaum möglich.

Um dem Ganzen entgegenzuwirken, ist eine Reihe von Fragen relevant.

1. Frage: braucht es zu diesem Thema wirklich ein Meeting?

Um Informationen auszutauschen oder sich gegenseitig über den aktuellen Stand eines Projektes zu updaten, kann man meist sehr gut asynchron arbeiten:

  • im Intranet,
  • über Sharepoint,
  • in einem OneNote-Dokument,
  • im Enterprise Resource Planning (ERP) System oder
  • in einem Kanban-Board.

Dazu vereinbart man einen Zeitpunkt in der Woche, bis zu dem das eigene Update hinterlegt werden soll, und voilà - alle sind informiert. Dies entlastet übrigens auch Vorgesetzte, die bei klassischen Meetings im Anschluss das Protokoll per E-Mail zugeschickt bekommen hätten. Wenn Ihre Firma oder Ihr Team unter Meetingitis leidet, ist als erster Schritt eine Bestandsaufnahme hilfreich: welche der Termine müssen tatsächlich synchron als Besprechung durchgeführt werden, und welche lassen sich mit anderen Tools auffangen?

2. Frage: Wozu soll das Meeting dienen?

Meetings können verschiedene Anlässe haben:

  • Soll ein Beschluss gefasst werden?
  • Gilt es, sich über weiteres Vorgehen abzustimmen?
  • Wollen wir gemeinsam Ergebnisse erarbeiten?
  • Handelt es sich um ein Krisenmeeting?

Idealerweise geht der Zweck bereits aus dem Titel des Meetings hervor. In die Einladung in Outlook oder der Kalendersoftware Ihrer Wahl schreiben Sie zudem einige kurze Sätze zur Frage oder Aufgabenstellung und hängen ggf. den Link zu weiterführenden Dokumenten an. Dabei schreiben Sie Ihre Einladung umso ausführlicher, je weniger vertraut die eingeladenen Personen mit dem Thema sind - Ihre engste Kollegin weiß auch aufgrund von einem Zwinkersmiley und “wie besprochen” Bescheid. Auf diese Weise sind die anderen “abgeholt”, Sie fangen im Termin selbst nicht bei Null an und können Ihr Meeting effektiv nutzen.

3. Frage: Wen soll ich zum Meeting einladen?

Grundlegend gilt: es werden nur diejenigen eingeladen, die zur Besprechung etwas beizutragen haben, also so wenige Personen wie möglich. Hier kommt die Pizza ins Spiel! Jeff Bezos hat einmal die Zwei-Pizza-Regel formuliert: wenn Sie ein Teammeeting gestalten, sollten maximal so viele Leute teilnehmen, wie man mit zwei Pizzen füttern kann (also bis zu 8 Personen), darüber hinaus geht die Produktivität des Meetings verloren. Alle anderen, die sich für die Ergebnisse interessieren, finden diese im entsprechenden Tool (siehe oben unter Frage 1). Bei teamübergreifenden Abstimmungen kann es reichen, wenn pro Team eine Person teilnimmt, die vorher intern ein Stimmungsbild einholt, und hinterher als Multiplikator alle relevanten Informationen weitergibt. 

4. Frage: Wie lange soll das Meeting dauern?

Die Meetingdauer sollte dem Zweck der Besprechung angepasst werden. Wenn Sie gemeinsam etwas erarbeiten wollen, ist eine Stunde oder mehr sinnvoll. Längere Arbeitstreffen sollten als Team Workshop mit eigenen Spielregeln geplant werden. Um sich abzustimmen oder einen Beschluss zu fassen, sollte eine halbe Stunde Meeting reichen. Probieren Sie aus, was passiert, wenn Sie einen Termin auf nur 15 Minuten ansetzen. Sie werden feststellen, dass sich alle Beteiligten automatisch kürzer fassen. Bei diesem Format entfällt der Smalltalk, der in Zeiten von remote work bzw. Home Office für ein gutes Miteinander sorgt. Sie könnten also das Meeting zur Sache auf 15 Minuten planen und beispielsweise im Anschluss zu einem freiwilligen Termin zum gemeinsamen Kaffeetrinken einladen.

5. Frage: Welche Meeting-Regeln soll ich aufstellen bzw. befolgen?

Bestimmt hängen auch in Ihren Besprechungsräumen Meeting-Regeln, die für mehr Produktivität sorgen sollen. Damit diese wirklich greifen, sollten sie aber mit Tools und Aufgaben unterfüttert werden. Eine sinnvolle Einrichtung ist ein sogenannter Themen-Parkplatz, auf dem alles geparkt wird, was nicht mit dem aktuellen Besprechungsthema zu tun hat. So gehen diese Fragen oder Baustellen nicht verloren und können zu einem anderen Zeitpunkt bearbeitet werden, ohne dass man sich im jetzt laufenden Meeting verzettelt. Zusätzlich könn eine:n Beauftragte:n fürs ‘Rabbithole’ ernennen - wenn sich das gemeinsame Gespräch zu tief in einem metaphorischen Kaninchenbau, also in großer Detailtiefe verläuft, holt der:diejenige die anderen wieder zurück auf die geplante Gesprächsebene.

Weitere wichtige Aufgaben während einer Besprechung sind der Timekeeper und ggf. eine Moderation, die auch diejenigen Personen einbezieht, die von sich aus weniger sagen. 

6. Frage: Wie schaffe ich eine angenehme Atmosphäre?

Produktive Meetings lassen sich nur dann gestalten, wenn die Atmosphäre stimmt. Idealerweise sollte bei allen Teilnehmenden die Grundhaltung “ich bin okay, du bist okay” vorherrschen. Wer selbst mit seiner Arbeitssituation unzufrieden ist, findet auch bei einem gemeinsamen Projekt schnell das kleinste Haar in der Suppe oder bremst alle aus mit kleinlichen Bedenken. Wer sich hingegen für deutlich kompetenter als die anderen Anwesenden hält, neigt schnell dazu, den größten Redeanteil zu beanspruchen und die Beiträge Anderer abzubügeln. Und wir alle haben sicherlich schon in einem Termin gesessen, der von zwei konkurrierenden Personen dazu genutzt wurde, eine weitere Runde ihres Konfliktes auszutragen… Falls bei Ihnen häufiger solche atmosphärischen Störungen auftreten, ist die Produktivität der Meetings auf Dauer gefährdet. Hier lohnt es sich, vorab einzeln das Gespräch zu suchen - entweder, um inhaltliche Konfliktthemen zu klären, oder um den Betreffenden aufzuzeigen, welche Auswirkungen ihr Verhalten hat. Natürlich braucht das etwas Fingerspitzengefühl und kann je nach Ausprägung des Konflikts besser im Coaching oder in einem Teambuilding-Workshop aufgehoben sein.

Fazit

Sie sehen: um weniger Lebenszeit in unproduktiven Meetings zu verschwenden, gibt es viele mögliche Ansatzpunkte. Einige Faktoren lassen sich besser als Team verändern oder benötigen die Beteiligung einer Führungskraft, aber auch jede:r Einzelne kann dazu beitragen, 2022 endlich produktivere Meetings durchzuführen. Falls Sie dieses Thema lieber mit Unterstützung angehen wollen, können wir dies beispielsweise als Team-Workshop bearbeiten oder auf individueller Ebene als Coaching für Fachkräfte. Weiterlesen zum Thema Zusammenarbeit können Sie hier.

Über den Autor
Valeska Szalla
HR Consultant
Seit 2017 schreibe ich meine Erfolgsgeschichte bei ARTS, der ich durch die verschiedenen Projekte, in denen ich bereits tätig war, stets ein neues Kapitel hinzufügen kann.

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