Zeitmanagement ist in unseren Vorstellungen häufig mit Stress assoziiert. Zeit ist allgegenwärtig – sie ist Geld, sie bestimmt unseren Alltag. Wir wollen sie sowohl effizient nutzen, sie auch mal stoppen, totschlagen, aber bloß nicht verschwenden. Anderntags überziehen wir sie gnadenlos oder gehen ganz bewusst in die Auszeit. Was hilft uns, 2022 das Blatt zu wenden und bewusst mit Zeit umzugehen?
Eines sei vorweg gesagt es gibt nur Ihr perfektes System nicht das perfekte System. Sollten wir Zeit neu denken? Im Arbeitsleben streben wir oftmals danach, sie zu optimieren. Gleichzeitig setzt sich durch die aktuellen Herausforderungen die Erkenntnis durch, dass wir Zeit nur in dem Maße aufbrauchen können, wie wir uns selbst auch Zeit zur Regeneration einräumen.
Die Dynamik unseres Lebens beschert uns eine Aufgabe nach der anderen, die Benachrichtigungen über eintreffende E-Mails, Slack-Nachrichten, WhatsApp-Mitteilungen oder Anrufe versetzen uns in die Vorstellung, ständig erreichbar sein zu müssen. Wie oft unterbrechen wir eigene Kreativphasen, um an terminierten Meetings teilzunehmen. Wie oft lassen wir selbst im Flow den Stift fallen nur um einen Gesprächstermin wahrzunehmen, bei dem wir selbst nichts beizutragen haben. Dies kann sich gepaart mit ungenügender Zeiteinteilung zum wahren Zeitdieb aufschaukeln.
Oftmals versuchen wir dem Ganzen mit To-Do-Listen Herr oder Frau zu werden. Die Herausforderung dieser Listen liegt an der fehlenden Übersichtlichkeit und Priorisierung. Das wiederum führt zwar zur Abarbeitung der Dinge und auch zu einer Befriedigung beim Abhaken oder Durchstreichen, jedoch bewerten wir nicht, ob es tatsächlich unsere Aufgabe war und ob wir sie in der angemessenen Form erledigt haben. Auch im eigenen Team bzw. Unternehmen kann darauf hingewirkt werden, dass Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement anders gelebt wird.
Zeitmanagement ist daher der Schlüssel zur Senkung des Stresslevels, Erhöhung der Effektivität und dient auch dazu unsere Work-Life-Balance sicherzustellen.
Obwohl wir auch da immer wieder in die Effizienzfalle tappen. Gewonnene Zeit wird oftmals direkt neu gefüllt, sonst wäre sie ungenutzt. Dabei dürfen wir Pausen zur aktiven Regeneration planen, denn wer sich diese Zeit nimmt, wird auch die Arbeitszeit, Freizeit, ja Lebenszeit anders wahrnehmen und nutzen können. Wie wäre es also zur Abwechslung mal mit einer „Not-to-do-List“?
In Zeiten ständiger Optimierung und Digitalisierung stehen beim Zeitmanagement natürlich auch technische Unterstützungen ganz weit oben im Kurs. Nichtsdestotrotz gibt es spezielle Grundannahmen und Grundlagen, die bei der Auseinandersetzung mit unserer wertvollen Zeit Beachtung finden dürfen. Sodass auch bewährte analoge Methoden ihre Berechtigung haben und wir diese nicht aussparen wollen. Wer es also eher ohne fancy App oder Online-Tool mag, kann sich diese Instrumente zu eigen machen.
Ja Sie lesen richtig und wir sprechen hier nicht vom nächsten Winter- oder Wanderurlaub. Diese Zeitmanagement Methode hilft bei der Organisation des Arbeitsalltages durch eine 5-stufige Arbeitsstruktur.
Die ALPEN-Methode eignet sich besonders gut zum Einstieg, da diese bereits die To-Do-Liste merklich verbessert, indem durch die Analyse- und Entscheidungsschritte Priorisierungen hineingebracht werden.
Eine weitere Ergänzung zur Priorisierung bietet das Pareto-Prinzip. Auch bekannt als die 80-zu-20-Regel und eine größere Herausforderung für alle Perfektionisten unter uns. Namensgeber ist Vilfredo Pareto, ein italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe.
Stellen Sie sich bei der Priorisierung folgende Frage: Welche 20 % dieser Aufgaben werden für 80 % meines Ergebnisses sorgen, oder einfacher: Welche Aufgaben sind die wichtigsten und werden mir am meisten bei der Zielerreichung helfen? Mit genau diesen To-Dos starten Sie bei der Pareto Zeitmanagement Methode. Alles andere wird später erledigt.
Eine etwas komplexere Priorisierungshilfe und Selbstmanagement-Tool bietet die Eisenhower-Matrix. Empfohlen wird diese Kolleg:innen, die beispielsweise dazu neigen, sich durch Terminsetting anderer und Telefonate den eigenen Zeitplan diktieren zu lassen oder häufig viel Zeit für die Beantwortung von E-Mails aufbringen.
Mit Hilfe des Quadrantensystems bewerten sie Aufgaben nach der Dringlichkeit und der Bedeutung. Aufgaben, die wichtig und eilig sind, also sogenannte A-Aufgaben erledigen sie selbst sofort. B-Aufgaben zeichnen sich dadurch aus, dass sie zwar wichtig, aber nicht dringlich sind. Meist sind das strategische Aufgaben, die trotz geringerer Dringlichkeit terminiert werden dürfen, damit sie nicht nach hinten runterfallen, denn wichtig bleiben sie allemal. Die als C-Aufgaben bezeichneten To-Do’s sind zwar dringend, aber eher unwichtig. Oftmals sind es genau diese Aufgaben, die sich besonders gut zum Delegieren eignen. Aufgaben unter D, die also weder wichtig noch dringlich sind gehören in die Ablage bzw. im besten Fall sorgar direkt in den Papierkorb.
WICHTIG | UNWICHTIG | |
dringlich | ||
NICHT dringlich |
Dieses Analysetool lässt sich am besten in Form eines Schemas darstellen.
Können Sie Ihre steigende Produktivität bereits spüren, wenn Sie daran denken, mit diesen Methoden in Zukunft ihre Arbeit zu strukturieren?
Wir schöpfen mit der oben stehenden Auswahl natürlich nicht das gesamte Repertoire der Zeitmanagement-Instrumente aus. Jedoch sind dies diejenigen, die sich besonders leicht umsetzen lassen. Im Gegensatz dazu steht das Prinzip des GTD - besser bekannt als “Getting Things Done”. Dies bedarf allerdings einer intensiven Auseinandersetzung mit dem System. Dafür ist es in der richtigen Anwendung unschlagbar, wenn es erst einmal verinnerlicht ist. Gerade weil es auf alle Lebensbereiche ausgedehnt werden kann.
Die vorangegangenen Zeitmanagementhelfer setzen auf die Grundlagen effizienten Zeitmanagements. Natürlich haben auch diese ihre digitalen Pendants. Zusätzlich gibt es verschiedene App-Anwendungen, die einem bis auf die eigentliche Arbeit schon einen Großteil abnehmen. Das Manko dabei ist, dass die eigenen Kompetenzen nur in geringem Maße mitentwickelt werden.
Wer eher digitale Unterstützung sucht, kann mit diesen Apps und Anwendungen darüber hinaus am Zeitmanagement arbeiten. Wie eingangs bereits erwähnt, ist es eine sehr individuelle Herangehensweise und wir dürfen selbst erfahren, was uns im Arbeitsalltag hilft. Gleichzeitig sind die digitalen Helfer oft auch viel größer gedacht und unterstützen über das reine Zeitmanagement hinaus.
Diese software ist aus einem Bochumer Haus und eine komplette Projektmanagement-App. Hier können ganze Projekte mit dazugehörigen Aufgaben erstellt, Fristen hinterlegt und Prioritäten gesetzt werden. Besonders hilfreich zeigt sich dies in der ersten Projektplanungsphase, aber genauso in der Einhaltung von Fristen und Deadlines durch ein passendes Ampelsystem. Hervorzuheben ist im Hinblick auf die eigenen Ressourcen auch die Auslastungsübersicht.
Mit dem Kauf von Wunderlist durch Microsoft war es nur eine Frage der Zeit, bis eine eigene Lösung herauskommt. Das Ergebnis Microsoft To Do unterstützt klassische To-Do-Listen durch das Zusammenfassen und Bearbeiten von Aufgaben. Zudem gibt es Aktivitätserinnerungen, um wirklich keine Aufgabe aus dem Blick zu verlieren.
In letzter Zeit durch verschiedene Updates ein wenig in die Kritik geraten, gleichzeitig noch immer eine der meistverwendetsten Lösungen für das Anlegen, Sortieren und Abbilden von To-Do-Listen ist Todoist. Es können zugehörige Projekte und Stichworte vergeben werden. Auch hier findet sich eine Erinnerungsfunktion sowie Checklistenpunkte, die eine Bewertung der Dringlichkeit und Priorität ermöglichen.
Auch wenn wir uns öfter einmal von dem Gedanken “Zeit ist Geld” lösen dürfen, stehen uns trotzdem verschiedene Instrumente zur Verfügung, um dem Weg in unsere Work-Life-Integration zu ebenen. Damit alle Bereiche möglichst strukturiert und organisiert werden, gibt es jedoch kein Allheilmittel, sondern es geht um Erfahrungslernen, eine konsequente Umsetzung im Selbstmanagement und die Gelassenheit, auch einmal ganz bewusst eine Pause zur Regeneration einzuplanen.