Was wünschen sich die Mitarbeitenden für’s Sommerfest? Wie hoch ist das Stresslevel in den verschiedenen Abteilungen? Und wie viel Vertrauen hat die Belegschaft eigentlich in die Führungskräfte? Aus Sicht von Personalabteilung und Unternehmensführung würde man sich mitunter wünschen, in die Köpfe der Mitarbeitenden hineinschauen zu können, allerdings gilt es beim Thema Umfrage Mitarbeiterzufriedenheit einiges zu beachten. Wir haben hier einige Gedanken und Best Practices zusammengestellt - für eine Rechtsberatung wenden Sie sich bitte konkret an eine spezialisierte Kanzlei.
In Deutschland gibt es keine Rechtsgrundlage, auf der ein Unternehmen seine Angestellten dazu verpflichten kann, an einer Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit teilzunehmen, daher müssen solche Umfragen immer freiwillig durchgeführt werden. Um die Daten der Mitarbeitenden zu schützen und die Sorge vor negativen Auswirkungen bei kritischen Meinungen zu verringern, empfiehlt es sich zudem, die Befragung anonym durchzuführen. Dabei gilt: so viele Daten wie nötig, aber so wenige wie möglich erheben! Wenn also das Stresslevel in den verschiedenen Abteilungen erfragt werden soll, brauchen Sie die Angabe der Organisationseinheit der Teilnehmenden. Welches Geschlecht jemand hat oder wie lange jemand bereits im Unternehmen ist, spielt für diesen Zweck eher keine Rolle. Je weniger personenbezogene Daten Sie abfragen, desto weniger Sorge muss jemand haben, aufgrund seiner Angaben identifiziert werden zu können.
Besonders wichtig, um viele Antworten bei einer Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit zu bekommen, ist der Faktor Transparenz. Erklären Sie in der Einleitung oder einem Begleittext, wer die jeweilige Befragung aufgesetzt hat, was das Interesse und Ziel dahinter ist, wer auf die Ergebnisse Zugriff hat und was im Anschluss mit den erhobenen Daten passiert: “Als Abteilung richten wir ein Sommerfest aus und möchten daher wissen, welche Getränke wir für euch einkaufen sollen. Die Antworten sind anonym und können nur von unserer Office Managerin Sabine R. eingesehen werden. Sobald die Planung abgeschlossen ist, wird die Umfrage gelöscht.” Auf diese Weise wissen alle, um was es gehen soll.
Wenn in einem Unternehmen ein Betriebsrat existiert, sind die allermeisten Themen einer Umfrage meist vom Informationsrecht des Betriebsrats betroffen. Das bedeutet, dass der Betriebsrat im Vorfeld mindestens über Durchführung, Ziel und Zweck der Befragung informiert werden sollte und im Anschluss Auskunft über die Ergebnisse und Einsicht in die erstellten Auswertungen verlangen kann. Noch mehr Erfolg verspricht es, manche Befragungen entweder gemeinsam mit dem Betriebsrat zu erstellen und durchzuführen, oder die gesamte Umfrage vom Betriebsrat durchführen zu lassen. Auf diese Weise werden mögliche Zweifel an der Anonymität oder den Absichten der Unternehmensführung verringert, und die Antworten dürften ehrlicher ausfallen. Besonders bei Themen, die dem Betriebsrat ebenfalls am Herzen liegen und potenzielle Brisanz besitzen, kann es sich lohnen, wenn Personalabteilung und Management nur die Ergebnisse der erhalten. Mitunter verfügt der Betriebsrat sogar über die besseren Ressourcen, um beispielsweise monatlich wiederkehrende Umfragen zu betreuen.
Mitarbeiterbefragungen können für eine Vielzahl von Zwecken eingesetzt werden. Hier sind einige Beispiele:
Eine Mitarbeiterbefragung sollte eine Verbesserung der Zusammenarbeit im weitesten Sinne im Blick haben, damit die Mitarbeitenden sich die Zeit nehmen, an ihr teilzunehmen. Das erste Ziel ist natürlich, wie oben bereits angesprochen, ein genaueres Bild von den Gedanken und Meinungen der Belegschaft zu erhalten. Besonders dann, wenn Unternehmensentscheidungen zugunsten der Angestellten, beispielsweise in Bezug auf Benefits, mit Investitionen verknüpft sind, sollten die Maßnahmen möglichst passgenau sein. Es hilft nichts, mit großer Geste ein Eltern-Kind-Büro einzurichten, wenn sich die meisten Kolleg:innen lieber ein Jobrad oder einen Kita-Zuschuss gewünscht hätten. Ein weiteres wichtiges Ziel ist es, den Mitarbeitenden eine Stimme zu geben. Wer sich gefragt fühlt und die Gelegenheit bekommt, Ideen und Bedenken zu äußern, identifiziert sich mehr mit seinem Unternehmen und dessen Entscheidungen. Darüber hinaus kann durch eine Befragung die Wirksamkeit von bereits laufenden Maßnahmen überprüft werden oder die Notwendigkeit von weiteren Initiativen zur Weiterentwicklung der Arbeitskultur festgestellt werden.
Um die oben angesprochene Anonymität zu wahren, werden heutzutage die meisten Umfragen digital durchgeführt. Je nach Thema und Umfang der Umfrage kann dies ein Stimmungsbarometer im Intranet sein oder ein ausführlicher Fragebogen, der auf einer externen Plattform ausgefüllt wird, um die Quelle der Antworten weiter zu verschlüsseln. Idealerweise ist der Betreiber einer solchen Plattform in Deutschland oder Europa angesiedelt und bietet verschiedene Möglichkeiten, eine Befragung zu gestalten. Wer viele Beschäftigte ohne Computerarbeitsplatz hat, sollte eine mobiloptimierte Befragung anbieten, die per QR-Code aufgerufen werden kann. Natürlich darf der Fragebogen weder zu lang noch zu langweilig sein, damit genügend Personen daran teilnehmen. Hier kommt es auch darauf an, den richtigen Ton zu treffen.
Das Schlimmste sind aufwendige Befragungen, die zu einer Tortengrafik verarbeitet werden und dann in einer Schublade oder Dateiordner verschwinden. Wer eine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit durchführt, nur um eine Befragung durchzuführen, verschwendet die Arbeitszeit aller Beteiligten. Darüber hinaus sinkt die Bereitschaft der Mitarbeitenden rapide, an solchen Umfragen teilzunehmen. Schließlich geht es nicht nur darum, einmal seine Meinung kund tun zu dürfen, man möchte gern auch Ergebnisse im Anschluss sehen. Die Antworten dürfen also nicht nur dazu benutzt werden, die Folie fürs nächste Meeting im Top Management mit Zahlen auszuschmücken, sondern sollten auch zu Reaktionen führen. Das Minimum an Transparenz bedeutet daher, auf die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung zeitnah bei einer passenden Gelegenheit einzugehen und sie ggf. aus Sicht der Unternehmensführung zu kommentieren. Wenn nach gewünschten Benefits oder nach Potenzial für Prozessverbesserungen gefragt wird, sollten aus den Antworten sichtbare neue Angebote oder Arbeitserleichterungen entstehen. Eine gute Variante, um Untätigkeit zu vermeiden, sind Aktionspläne, die beispielsweise pro Bereich unter der Leitung der jeweiligen Führungskraft gemeinsam aufgestellt werden sollen. Sechs oder zwölf Monate später kann dann mit einer erneuten Mitarbeiterbefragung überprüft werden, wie gut die Aktionspläne bereits gegriffen haben. Bei der Erstellung einer Mitarbeiterbefragung sollte man also bereits überlegen, wie mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden kann.
Was können die Gründe dafür sein, wenn unsere Mitarbeiterbefragung zu wenige Teilnehmende hat?
Unsere Expert :innen unterstützen Sie dabei, Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit durchzuführen und auszuwerten. Mit den Ergebnissen sind Sie in der Lage, Handlungsfelder präzise zu identifizieren, zu priorisieren und gezielt anzugehen.
Wir helfen Ihnen dabei, die Ergebnisse sinnvoll zu interpretieren und Maßnahmen abzuleiten, die den Bedürfnissen und Anliegen der Mitarbeitenden gerecht werden. ARTS begleitet Sie dabei, Veränderungen im Unternehmen anzustoßen und sicherzustellen, dass die erkannten Handlungsfelder erfolgreich adressiert werden. Gemeinsam schaffen wir eine Unternehmenskultur, die auf den Bedürfnissen und dem Feedback Ihrer Mitarbeitenden basiert und kontinuierliche Verbesserungen ermöglicht.
