Effektives HR Management ist für jedes Unternehmen unerlässlich, insbesondere für Mittelständler im Software-Bereich. Der wirtschaftliche Erfolg eines Software-Unternehmens hängt nicht nur von der Qualität der eigenen Produkte und Dienstleistungen ab, sondern auch von der Fähigkeit, talentierte Mitarbeiter :innen zu rekrutieren, zu halten und zu entwickeln. Unbesetzte Stellen sind ein kritischer Kostenfaktor, genauso Fluktuations- und Hiring-Costs. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf spezialisierte HR-Agenturen, die in diesen Prozessen unterstützen oder sie ganzheitlich im Rahmen von HR Outsourcing übernehmen.
Account Manager
Unser Kunde bietet seit über 30 Jahren Business-Software an, die speziell auf die ERP-Anforderungen mittelständischer Unternehmen in den Bereichen Fertigung, Handel und Dienstleistung zugeschnitten ist. Jeder Industriezweig bringt spezifische Bedürfnisse mit, die die Software maßgeschneidert aufgreift.
Etwa 2.000 Mitarbeiter :innen arbeiten an 56 Standorten weltweit. In der jüngeren Unternehmensgeschichte kam es zu einigen Zusammenschlüssen mit verschiedenen Partnerunternehmen. Daraus resultierten, besonders auch in der HR-Abteilung, massive Arbeitsspitzen, die aufgrund mangelnder interner Kapazitäten nicht bewältigt werden konnten. Hier kam ARTS als Full Service HR Agentur ins Spiel. Mit unserer über 20-jährigen Erfahrung im Personalwesen sind wir heute Experten in allen HR Themen rund um den Bewerber- und Mitarbeiterzyklus. Wir betrachten HR Prozesse ganzheitlich und bereichsübergreifend und ermöglichen unseren Kunden ein Höchstmaß an Flexibilität. Wir sind uns bewusst, dass kleine und mittelständische Unternehmen oft Schwierigkeiten haben, diese HR-Tätigkeiten linear über das Jahr zu planen, da sie stark von der Auftragslage abhängen.
In der heutigen vernetzten Welt suchen Unternehmen und Bewerbende immer mehr über Social Media nach geeigneten Kandidat :innen oder passenden Jobs. Auch unser Kunde hatte eine freie Stelle im HR Management ausgeschrieben und in Social Media verbreitet. Als 360 Grad HR-Agentur liegt es in unserer DNA einen ganzheitlichen Blick auf die individuellen Herausforderungen zu werfen. Unsere Unterstützung sollte an dieser Stelle daher einen Interimscharakter haben, bis die jeweilige Position besetzt ist.
Im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit wurde jedoch schnell deutlich, dass wir mit unserer Expertise entlang der gesamten Customer und Employee Journey unseren Kunden viel tiefgreifender und umfassender beraten und operativ unterstützen können, als zunächst angenommen. Begonnen hat unser Team unter anderem mit der Erarbeitung eines Rufbereitschaftplans für die DACH-Region, es wurden Kompetenzmodelle für bestimmte Fachbereiche sowie Konzepte für Entsendungen erstellt. Darüber hinaus bestand die primäre Herausforderung darin, das HR Service Team des Kunden mit Manpower zu unterstützen. Ein weiterer Schritt war daher die Schaffung einer Schnittstelle zur Personalmanagementsoftware des Kunden. Für eine reibungslose Zusammenarbeit wurde außerdem ein permanenter Austausch mit den Kolleg :innen von vor Ort zur Sicherstellung der Arbeitsqualität installiert. Um einen ganzheitlichen Blick in alle relevanten Prozesse zu gewinnen, arbeitete sich eine unserer ARTS-Kolleginnen vollumfänglich ein. Mit 30 Stunden pro Woche erledigt sie inzwischen mehrheitlich die strategischen und administrativen Belange im HR Management des Kunden.
Im Bereich der Personalverwaltung gibt es viele Aufgaben, die Zeit und Ressourcen erfordern. HR as a Service ist ein Modell, bei dem Unternehmen Prozesse ihrer Personalabteilung teilweise oder gänzlich auslagern und an spezialisierte Dienstleister wie ARTS übertragen. Dieser Ansatz bietet unseren Kunden eine flexible und skalierbare Lösung für ihre Personalbedürfnisse, ohne die Kosten und den Aufwand für die interne Verwaltung und Rekrutierung von Mitarbeitenden zu tragen. Unsere ARTS-Expertin arbeitet remote in den Systemen des Kunden. Zu ihren täglichen Aufgaben gehört unter anderem die Bearbeitung personenbezogener Korrespondenz, wie Krankenscheine, Arbeitszeiterfassung oder auch Stammdatenpflege. Darüber hinaus nimmt sie an regelmäßigen Stand-ups & Meetings im bestehenden Team teil. Weiterhin übernimmt sie die Erstellung von Bescheinigungen, z. B. zu variablen Gehaltsanteilen, sowie die Pflege der Mitarbeiterdaten im Personalmanagementsystem. Zusätzlich unterstützt sie bei der Erstellung und Nachhaltung von Homeoffice-Vereinbarungen, sowie bei Themen wie Betriebsübergängen und Entgeltanpassungsrunden. Sie greift dem Kunden des Weiteren bei Einstellungs- und Abrechnungsthemen unter die Arme und verfasst Arbeitszeugnisse.
Unser Kunde kann unsere Dienstleistungen im Rahmen des HR as a Service je nach Bedarf skalieren und anpassen, um den wechselnden Anforderungen seines Geschäfts gerecht zu werden. HR as a Service bietet zudem eine kosteneffektive Lösung, da nur jene Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden, die tatsächlich benötigt werden.