Unser Kunde ist ein führendes Unternehmen im Bereich der medizinischen Diagnostik in Europa. Das Unternehmen bietet eine breite Palette von diagnostischen Lösungen an, die von Labortests und klinischen Untersuchungen bis hin zu speziellen diagnostischen Dienstleistungen für Ärzte und Krankenhäuser reichen.
Milana Schreiber
Teamlead HRaaS & HR Consulting
Eine der größten täglichen unternehmerischen Herausforderungen besteht darin, das steigende Arbeitsaufkommen durch HR-Aufgaben zu bewältigen. Operative HR-Tätigkeiten können je nach Einstellungshochs und -tiefs variieren und sind bei kleinen und mittelständischen Unternehmen oft nicht linear über das Jahr planbar. Diese Tätigkeiten hängen meist von der Auftragslage ab und können daher schwer vorhersehbar sein.
Auch die strategische HR-Arbeit fällt durch Einzelprojekte häufig punktuell an. Sowohl etablierte Personalabteilungen als auch wachsende Unternehmen, in denen noch kein festes Human Resources Management installiert ist, können von phasenweisen Kapazitätsengpässen betroffen sein. Es ist wichtig, sowohl operative als auch strategische HR-Aufgaben effizient zu planen und zu verwalten, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende korrekt und rechtzeitig bezahlt werden und gleichzeitig die Anforderungen und Vorschriften der Regierung erfüllt werden.
HR as a Service (HRaaS) hilft Unternehmen dabei, diese Herausforderungen im HR-Bereich zu lösen. Durch die Auslagerung von HR-Prozessen an einen externen Dienstleister wie ARTS können unsere Kunden Zeit, Ressourcen und Kosten sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass die HR-Aufgaben effektiv und effizient ausgeführt werden.
Ein weiterer Vorteil von HRaaS besteht darin, dass es Unternehmen Flexibilität bietet, um auf Veränderungen in der Auftragslage oder der Geschäftstätigkeit zu reagieren. Wir können unsere Dienstleistungen schnell an die Bedürfnisse und Anforderungen unserer Kunden anpassen, was dabei helfen kann, HR-Aufgaben zu bewältigen, auch wenn diese schwierig vorhersehbar sind.
Durch die Auslagerung von HR-Aufgaben an einen HRaaS-Anbieter wie ARTS, können unsere Kunden sich darauf verlassen, dass ihre HR-Aufgaben von Expert :innen ausgeführt werden, die über das Wissen, die Erfahrung und die Ressourcen verfügen, um effektiv und effizient zu arbeiten. Dies kann dazu beitragen, Fehler und Ineffizienzen zu minimieren.
Durch die Auslagerung von HR-Prozessen kann sich unser Kunde auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, während sie gleichzeitig auf spezialisiertes HR-Fachwissen zurückgreifen und die Effizienz steigern.
Die Ereignisse der vergangenen drei Jahre und insbesondere die COVID-19-Pandemie, haben die Welt in vielerlei Hinsicht verändert. Eine der Auswirkungen war der enorme Anstieg der Nachfrage in der Medizinbranche.
Diese Entwicklung hat direkten Einfluss auf die tägliche Arbeit unseres Kunden. Neben der durchschnittlichen Fluktuation kam ein durch die Pandemie-Entwicklung erhöhter Personalaufwand auf die Personalabteilung unseres Kunden zu. Daraus resultieren etwa 4000 Ein- und Ausstellungsprozesse, die zentral gemanaged werden müssen. Unsere ARTS Expert :innen unterstützen das unternehmensinterne HR-Team remote bei all den Herausforderungen, die das starke Wachstum der letzten Jahre mit sich brachte.
Die zentrale HR-Administration unseres Kunden besteht aus einem internen Team, dass temporär nicht genügend Kapazitäten zur Verfügung hat, um alle Themen universell und zeitnah zu bearbeiten. Nach einem gemeinsamen Kick-off Termin, in dem unser Team aus insgesamt 7 ARTS Expert :innen die verschiedenen Arbeitspakete sowie die Systeme des Kunden eingängig vorgestellt wurden, starteten wir remote mit der operativen Bearbeitung der bis dahin offenen 1200 Tickets.
Unsere Aufgaben sind dabei genauso vielfältig wie auch unser Kunde. Unser Team setzt beispielsweise die Erstellung und Bearbeitung von Vertragsanpassungen und tarifrechtlichen Änderungen aus unterschiedlichen geltenden Tarifverträgen um. Auch die Anpassung, Vervollständigung und Pflege von Personalakten und Mitarbeitendenstammdaten zählt zu den Aufgaben der im Projekt eingesetzten ARTS Expert :innen. Des Weiteren erstellen wir Bescheinigungen und Arbeitszeugnisse, harmonisieren Dokumente und Unterlagen und dispatchen die eingehenden Anfragen gemäß der Zuständigkeiten. Dabei führen wir regelmäßig Jour Fixe Termine mit allen relevanten Stakeholdern im Projekt durch und erstellen wöchentliche Reportings über die Entwicklung der KPI’s.
Unser Team arbeitet dabei remote, aber vollständig in den Systemen unseres Kunden. Der Wechsel dieses internen Systems wird zurzeit vorbereitet. Systemwechsel stellen bekanntermaßen eine große Herausforderung für alle Beteiligten dar. Um einen reibungslosen und effizienten Übergang schaffen zu können, müssen nicht nur alle benötigten Personalunterlagen vollständig abgelegt sein, sie müssen auch stringent benannt werden, um eine erfolgreiche Migration des Systems zu gewährleisten. Auch dies erfordert einen erheblichen Aufwand an Personal, Zeit und Ressourcen, bei dem wir aktiv unterstützen.
Als Full-Service HR-Agentur ist unser Anspruch, über den Tellerrand hinaus zu schauen, unseren Kunden ganzheitlich zu verstehen und eine individuell auf ihn abgestimmte Lösung zu konzipieren. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eng verbunden mit der Personaladministration. Eine korrekte und pünktliche Auszahlung der Gehälter und Löhne ist ein wesentliches Instrument für Mitarbeitermotivation und Loyalität. Durch die gute Zusammenarbeit in der HR Administration hat es sich ergeben, dass wir diesen Kunden zusätzlich im Bereich Payroll mit der Auslagerung von rund 1000 Abrechnungen unterstützen dürfen.
