Gehaltsabrechnung auslagern - ohne Kompromisse

Fehler in der Gehaltsabrechnung können für Sie und Ihre Mitarbeitenden unter Umständen teuer werden. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, die Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister auszulagern.

Aber wie funktioniert die Auslagerung eigentlich?

Den richtigen Dienstleister wählen:

Achten Sie auf die Erfahrung des Dienstleisters in der Branche Ihres Unternehmens. Wichtig ist neben dem erforderlichen Fachwissen in der Gehaltsabrechnung, auch das Know-how in der Personalbetreuung. Sie möchten sich darauf verlassen können, dass die Fragen Ihrer Belegschaft professionell, zeitnah, aber auch im Einklang mit Ihrer Unternehmenskultur beantwortet werden.

Informieren Sie sich, welche Software der Dienstleister verwendet und ob diese mit Ihrer IT-Infrastruktur kompatibel ist. Bei ARTS sind wir auf DATEV und Odoo spezialisert, sind aber auch in der Lage mit anderen Buchhaltungssystemen zu arbeiten.

Vergleichen Sie die Angebote verschiedener Dienstleister und achten Sie auf versteckte Kosten. Je nach gewünschter Leistungstiefe und Anzahl der Mitarbeitenden bieten wir unseren Kunden verschiedene Preismodelle an. Der Einstiegspreis für die Erstellung von Lohnabrechnungen beträgt 14,75 €. Für die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen bieten wir gesonderte Preismodelle an. Aufgrund der geringeren Komplexität liegt der Einstiegspreis hier bei 13,75 € pro Mitarbeiter/in.

Kontaktieren Sie uns und wir erstellen Ihnen nach einem kostenlosen Erstgespräch ein individuelles Angebot, das auf Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget abgestimmt ist.

Die notwendigen Unterlagen vorbereiten:

Vor Beginn der ersten Entgeltabrechnung stellen Sie dem Dienstleister alle relevanten Stammdaten Ihrer Mitarbeiter:innen zur Verfügung, z.B. Name, Adresse, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer und Steuerklasse. Außerdem benötigt der Dienstleister alle relevanten Vertragsunterlagen Ihrer Mitarbeiter:innen, z. B. Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarungen sowie die Entgeltnachweise der vergangenen Monate.

Stellen Sie dem Dienstleister alle weiteren relevanten Unterlagen zur Verfügung, z. B. Bescheinigungen über Krankengeld, Elterngeld oder Kurzarbeitergeld.

Den Ablauf der Zusammenarbeit festlegen:

Legen Sie gemeinsam fest, wie Sie miteinander kommunizieren wollen, z.B. per E-Mail, Telefon oder ERP-System. Gibt es regelmäßige Feedback-Termine, um Prozessthemen zu besprechen? Legen Sie fest, bis wann der Dienstleister die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen und an Sie übermitteln muss und wie Sie die Richtigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnungen kontrollieren wollen.

Den Übergang zur externen Gehaltsabrechnung vorbereiten:

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig über die Auslagerung der Personalabrechnung und erläutern Sie ihnen die Vorteile. Sichern Sie alle relevanten Daten vor der Übergabe an den Dienstleister.

Den Vertrag mit dem Dienstleister abschließen:

Prüfen Sie den Vertrag sorgfältig auf alle wichtigen Punkte. Achten Sie darauf, dass er klar und eindeutig formuliert ist. Vergewissern Sie sich, dass alle Ihre Fragen geklärt sind.

Gemäß § 108 GewO sind Sie verpflichtet, Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern die Entgeltabrechnung in Textform zur Verfügung zu stellen. Dabei bietet die digitale Entgeltabrechnung viele Vorteile gegenüber der Papierform.

Die digitale Entgeltabrechnung ist zulässig, wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schriftlich eingewilligt haben (LAG Hamm, Urteil vom 23.09.2021, Az.: 2 Sa 179/21).

Vorteile für Arbeitgeber

• Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse und digitale Archivierung.
• Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Kosten.
• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen durch revisionssichere Archivierung.

Vorteile für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

• Jederzeit online Einsicht in die eigene Abrechnung.
• Vermeidung von Papier und Umweltbelastung.
• Besserer Überblick über das eigene Entgelt.

Die digitale Entgeltabrechnung muss gemäß § 1 Entgeltbescheinigungsverordnung die gleichen Informationen enthalten wie die Papierform. Dazu gehören:

• Angaben zum Arbeitgeber: Name, Anschrift
• Angaben zum Arbeitnehmer: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuerklasse, Steuer-Identifikationsnummer
• Beschäftigungsdaten: Beginn und ggf. Ende der Beschäftigung, Entgeltabrechnungszeitraum
• Zusammensetzung des Arbeitsentgelts: Bruttoarbeitsentgelt, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung, Steuerfreibeträge, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge, persönliche Abzüge, Aufwandsentschädigungen, Auszahlungsbetrag

Die digitale Entgeltabrechnung muss im PDF-Format oder einem anderen gängigen Format vorliegen und leicht lesbar sein. Die Übermittlung sollte über einen sicheren Kanal erfolgen, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Steigen Sie jetzt auf digitale Prozesse um und profitieren Sie von mehr Effizienz, Flexibilität und Nachhaltigkeit! Benötigen Sie Unterstützung?

Gerne beraten wir Sie umfassend zur digitalen Entgeltabrechnung und unterstützen Sie bei der Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Kontaktieren Sie uns noch heute!

Die Gehaltsabrechnung wir oft als Herzstück der Personaladministration betrachtet. Hier werden die Brutto- und Nettogehälter der Mitarbeitenden berechnet und dokumentiert.

Die wichtigsten Elemente der Gehaltsabrechnung im Überblick:

1. Bruttogehalt: Das gesamte Einkommen des Arbeitnehmenden vor allen Abzügen. Es beinhaltet das Grundgehalt sowie Zuschläge, Boni und Prämien.
2. Abzüge: Neben steuerlichen Abzügen wie der Einkommensteuer und Kirchensteuer (falls zutreffend), gehören auch Sozialversicherungsbeiträge wie Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung und eventuell Betriebsrenten und vermögenswirksame Leistungen zu den Abzügen.
3. Nettogehalt: Das tatsächlich ausbezahlte Gehalt nach Abzug aller Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
4. Zusätzliche Vergütungen: Boni, Prämien, Überstundenvergütungen, etc. (nicht im regulären Bruttogehalt enthalten).
5. Abwesenheiten und Urlaub: Auch Krankheits- sowie bezahlte und unbezahlte Urlaubstage beeinflussen die Abrechnung.
6. Sonderzahlungen: Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, etc. (jährliche Zusatzzahlungen).
7. Abrechnungsperiode: Monatlich, vierteljährlich oder jährlich (Zeitraum der Gehaltsabrechnung).
8. Persönliche Informationen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse (des Mitarbeiternden).
9. Arbeitgeberbeiträge: Neben den Arbeitnehmerbeiträgen zu den Sozialversicherungen müssen auch die Arbeitgeberbeiträge betrachet werden.
10. Gehaltsdokument: Detaillierte Aufschlüsselung des Bruttolohns mit allen Einkommensarten. Gemäß § 108 GewO sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitenden die Gehaltsabrechnung in Textform zur Verfügung zu stellen. Sofern der Arbeitnehmende sein Einverständnis erklärt hat, ist dies auch in digitaler Form zulässig (LAG Hamm, Urteil vom 23.09.2021, Az.: 2 Sa 179/21).

Die Gehaltsabrechnung ist ein komplexer Prozess, der mit Präzision und Sorgfalt durchgeführt werden muss.Fehler können zu hohen Kosten für Unternehmen und Mitarbeiter:innen führen. Deshalb lohnt es sich, die Gehaltsabrechnung an einen erfahrenen Dienstleister auszulagern. So können Sie sicher sein, dass alles korrekt und fristgerecht erledigt wird.

Sie möchten Ihre Gehaltsabrechnung auslagern? Vertrauen Sie ARTS als erfahrener HR Agentur mit über 20 Jahren Erfahrung und Expertise. 

Die Gehaltsabrechnung verbindet das Personalwesen mit der Finanzbuchhaltung und spielt eine Schlüsselrolle in den folgenden kritischen HR-Bereichen:

• Employer Branding: Die korrekte und pünktliche Auszahlung der Löhne und Gehälter ist für die Zufriedenheit und Motivation des Personals von entscheidender Bedeutung.
• Finanzielle Stabilität: Die Vermeidung von Fehlern und Strafzahlungen durch eine genaue Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Garant für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.
• Personalmanagement: Für die Personalplanung und -entwicklung liefert die Personalabrechnung wichtige Daten und Kennzahlen.
• Expertise und Rechtssicherheit: Die Erstellung von Gehaltsabrechnungen erfordert fundiertes Wissen in komplexen Themenbereichen wie dem Steuer- und Arbeitsrecht sowie Buchhaltungsprinzipien. Durch eine Zusammenarbeit mit erfahrenen Experten in der Entgeltabrechnung stellen Sie sicher, dass alle Prozesse rechtssicher und effizient abgewickelt werden.

Mit der richtigen Herangehensweise und professioneller Unterstützung wird die Gehaltsabrechnung zu einem leistungsstarken Instrument für den Erfolg Ihres Unternehmens.