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High Volume Recruiting – keine Angst vor der Mammutaufgabe!

06.05.2022 2022/05

Die Vorstellung in Zeiten des Fachkräftemangels und der VUKA-Welt eine sehr hohe Anzahl von Bewerbungen zu generieren, erscheint ebenso schwierig bis unmöglich wie die Besteigung des Mount Everest. Und dann folgt noch der Screening- und Qualifizierungsprozess zur Identifikation der richtigen Talente, das Management aller Bewerbungen, das Führen von Bewerbungsgesprächen, die finale Bewerberauswahl und das Absagemanagement… Dieser Workload kommt zeitgleich auf die Personalabteilung zu und überfordert die Kapazitäten der HR-Verantwortlichen. Am Ende leidet die Time-to-hire, die Qualität der Stellenbesetzung und last but not least auch die Perzeption der Candidate Journey Ihrer Zielgruppe. Zusammengefasst heißt die Herausforderung: High Volume Recruiting in einen Erfolg umwandeln.

Was versteht man unter dem Begriff High Volume Recruiting?

Früher ganz lapidar Masseneinstellung genannt, begegnen uns heute häufig die Begriffe High Volume Recruiting, High Volume Hiring, Mass Recruiting und auch Mass Hiring. Dahinter verbirgt sich immer dasselbe: die Rekrutierung sehr vieler Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in einer kurzen Zeitspanne. Die Definition, was viel wirklich bedeutet, liegt dabei immer im Auge des Betrachters. Für Start-ups können das die Einstellung von 20 Mitarbeiter :innen sein, für einen Konzern beginnt High Volume Recruiting vielleicht erst bei 500 Einstellungen in 3 Monaten.

Neben dieser subjektiven Empfindung und Einschätzung, gibt es eine häufig anzutreffende “offizielle Definition”, ab welcher Anzahl der zu besetzender Stellen das High Volume Recruiting beginnt: In der Theorie spricht man bei einem Volumen von 100 bis 1.000 zu besetzender Stellen von einer Masseneinstellung.

Die Gründe für das High Volume Recruiting sind vielfältig: Es kann eine Auslandsexpansion sein, eine neue Produktionsstätte im Inland, die Ausweitung von Fertigungskapazitäten und vieles mehr. Ab einer gewissen Firmengröße handelt es sich auch einfach um ein positives normales Unternehmenswachstum, das sich im dreistelligen Personalbedarf widerspiegelt. Identisch ist jedoch immer das Gefühl, das viele Personalmanager :innen bei dieser Mammutaufgabe überkommt: Die Angst vor einem riesigen Arbeitsberg, der mit den aktuellen Personalressourcen nicht zu bewältigen ist. 

Was sind die Herausforderungen beim High Volume Recruiting?

Die Rekrutierung von so vielen neuen Mitarbeitenden bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die es zu überwinden gilt. Die zwei größten Herausforderungen sind die mangelnden internen HR-Ressourcen und die fehlende Zeit, um adäquate Prozesse aufzubauen. Unsere VUKA-Welt (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität, Ambivalenz) wirkt sich negativ auf die Wechselbereitschaft aus. Und auch der demografisch bedingte Fachkräftemangel (der sich langsam auch zum Arbeitskräftemangel entwickelt), steigert die ohnehin schon große Herausforderung einer Masseneinstellung.

MINT-Berufe werden zum Beispiel fast nur noch mittels Active Sourcing in sozialen Medien besetzt. Um als Active Sourcer :in erfolgreich zu sein, benötigt man Zeit für den Aufbau der richtigen Netzwerke, um diese Recruitmentmethode effizient zu nutzen. Das Problem verstärkt sich, wenn das gesuchte Skill-Set nicht nur einmal, sondern 30-mal gesucht und gefunden werden muss, so wie es im Mass Recruiting der Fall ist. Auch die sich anschließenden Prozessschritte im Recruiting werden durch eine hohe Anzahl von gesuchten Mitarbeiter :innen gesteigert – und dies progressiv. Das Screening von Bewerbungseingängen, das Bewerbermanagement und die unzähligen Bewerbungsgespräche summieren sich und stellen Unternehmen zeitlich wie auch nervlich vor eine Herkulesaufgabe. 

Erfolgsfaktoren beim High Volume Recruiting 

Um eine Mammutaufgabe wie die Besetzung von mehreren Hundert Stellen im Jahr zu bewältigen, ist das Outsourcing dieser Aufgabe an eine auf Masseneinstellung spezialisierte HR-Agentur sinnvoll. Auch unter betriebswirtschaftlichen Aspekten. Wenn Sie mit einer HR- oder Recruiting Agentur zusammenarbeiten, sollten Sie vorab prüfen, ob die Recruiter :innen die passenden Netzwerke in Ihren Berufsfeldern mitbringen. Ein Blick auf deren Profile in LinkedIn und Xing lohnt sich hier. Außerdem stellt sich die Frage nach Referenzen im High Volume Recruiting, denn nur wenige Player im Markt, können die Besetzung von wenigen Stellen auf mehrere hundert Stellen im Jahr skalieren. Darüber hinaus ist die Frage nach der Anzahl an Recruiter :innen bei Ihrem HR-Dienstleister angebracht. Denn ein großes Recruiter :innen Team verkürzt Ihre Time-to-hire! Ein großer Vorteil in der Zusammenarbeit ist die Nutzung von hochautomatisierten und KI-gestützten Systemen. Manche HR-Agenturen arbeiten mit diesen kostenintensiven Tools, die im High Volume Recruiting nicht mehr wegzudenken sind.

Welche Ressourcen, Tools und Recruitmentaktivitäten kommen zum Einsatz?

Eine spezialisierte HR-Agentur wird Ihnen ein ganzes Team an High Volume Recruiter :innen zur Verfügung stellen. Am Anfang steht die SEO-Optimierung der Stellenanzeige. Idealerweise spiegelt die Stellenanzeige Ihre Employer Brand attraktiv wider. Gute HR-Dienstleister überarbeiten die Stellenanzeigen vor der Veröffentlichung nach SEO-Kriterien (SEO-Optimierung), damit in der Google-Suche bereits eine gute Auffindbarkeit gegeben ist. Häufig haben Agenturen auch gut gepflegte Talent Pools mit mehreren Tausend Lebensläufen, die mit den Stellenprofilen abgeglichen werden. Das Matching findet in einer professionellen Agentur mit KI-Unterstützung statt. Und es kommen selbstverständlich moderne Personalmarketing-Maßnahmen zum Einsatz. Zum Beispiel werden Landingpages für eine positive Candidate Journey erstellt, zielgruppenrelevante Stellenveröffentlichungskanäle ausgewählt und Anzeigen in adäquaten Social Media Kanälen geschaltet. Hierbei spielen auch GoogleAds und Programmatic Advertising eine wichtige Rolle. Für besonders schwer zu besetzende Profile wird das Active Sourcing eingesetzt.Manchmal kann im Rahmen der Direktansprache auch ein gesamtes Team rekrutieren. Der wesentliche Vorteil hierbei ist, dass dieses Team bereits bestens aufeinander eingespielt ist.

Nach dem Auffinden von passenden Talenten, stehen die Bewerbermanagement-Aufgaben im Vordergrund. Eine professionelle HR-Agentur kann im eigenen Bewerbermanagementsystem oder auch in Ihrem BMS arbeiten. Um den Grad des Business Process Outsourcing zu erhöhen und damit die zeitliche Beanspruchung der HR-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen zu reduzieren, bieten einige HR-Agenturen auch die Durchführung von Vorstellungsgesprächen in Ihrem Unternehmen an.

Die beschriebenen High Volume Recruiting Maßnahmen sollten fortlaufend getrackt werden, um eine zeitnahe Erfolgskontrolle sicherzustellen. Und für die zahlengetriebene Geschäftsleitung sollte man bereits im Vorfeld Erfolgskennzahlen für einen Abschlussreport definieren. Der Begriff Abschlussreport triggert den Gedanken, dass Sie nun Ihre Mammutaufgabe bewältigt haben. Nach dem Motto ‘nach der Aufgabe ist vor der Aufgabe’, folgt eine neue Herausforderung: das Onboarding von mehreren Hundert neuen Mitarbeiter: innen. Der Onboarding-Prozess gehört dabei zu einem der essenziellen Punkte eines erfolgreichen Recruitings. Denn ohne diesen ist der Aufwand nur selten von langfristigem Erfolg gekrönt. Aber dies ist das Thema eines anderen Blogartikels.

Der Start eines High Volume Recruiting Projektes 

Den Grundstein für eine erfolgreiche Recruitingarbeit bildet ein Ausgangsbriefing zwischen dem beauftragendem Unternehmen und der externen HR-Agentur. 

Bei der Besprechung des Briefings entdecken beide Partner häufig noch viele Optimierungspotentiale. Dabei können auch Erwartungen geklärt werden, denn jedes Unternehmen ist individuell. Hierbei helfen natürlich Erfahrung und Marktkenntnisse. Ein gut ausgeprägtes Verständnis für die Organisation und ihrer Kultur ist daher wichtig. Denn nur so kann bei den Bewerbern auch der entsprechende Cultural Fit gefunden werden. Dadurch können vor allem langfristige Erfolge gesichert werden.

Passen die aktuellen Anforderungsprofile? Welche Benefits bieten wir an? Wer muss am Einstellungsprozess intern beteiligt werden? Gibt es Standard-Verträge, die genutzt werden können? Gibt es Besonderheiten, die beachtet werden müssen? Dies sind nur einige Fragen, die hier gestellt werden sollten, da High Volume Recruting einerseits komplex, andererseits auch sehr individuell ist. Gerade in dieser Projektphase sollten Sie sich Zeit mit der externen Firma nehmen. Denn einmal gemachte Fehler setzen sich zum Beispiel in einer Vielzahl von Suchanfragen fort. Eine präzise Kommunikation und ein perfektes Briefing sind daher das A und O für Ihr Projekt. Aufgrund der eben genannten Komplexität ist die Wahl des perfekten Partners umso wichtiger, um diese treffen zu können, sollten Sie vorher gut informiert sein. Besuchen Sie dafür gerne unsere High Volume Recruiting Seite, dort können Sie auch einen Beratungstermin ausmachen. Gerne helfen wir Ihnen, das Bestmögliche aus Ihrem Projekt herauszuholen.

Über den Autor
Aileen Kreibich
General Manager der ARTS Experts GmbH

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