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HR-Outsourcing - 5 Vorteile der Beauftragung eines externen Personalmanagers

09.09.2022 2022/09

Menschen sind das größte Kapital eines Unternehmens. Sie sind aber auch das teuerste. Die Kosten, die mit der Einstellung, Ausbildung und Verwaltung von Personal verbunden sind, können schnell zu den größten Ausgaben eines Unternehmens werden. Dabei lässt sich nicht leugnen, dass die Einstellung, Schulung und Verwaltung von Mitarbeitenden für jedes Unternehmen eine große Herausforderung darstellt. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie alles selbst machen müssen. Unter Outsourcing versteht man den Prozess, bestimmte Aufgaben an Dritte zu übertragen, anstatt sie intern zu erledigen. Darunter zählt die Beauftragung eines externen Unternehmens oder einer Einzelperson, die sich um die Personalangelegenheiten Ihres Unternehmens kümmern, z. B. um die Einstellung neuer Mitarbeiter :innen, die Erstellung von Mitarbeiterverträgen und Leistungspaketen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung und so weiter.

Warum sollten Sie Ihre Personalabteilung auslagern?

Der wichtigste Grund für die Beauftragung eines externen Personalmanagers ist die Senkung Ihrer Kosten. Die Personalabteilung ist für die meisten Unternehmen einer der größten Kostenfaktoren. Und da die Kosten für die Verwaltung der Mitarbeitenden ständig steigen, suchen die Unternehmen nach Möglichkeiten, die Ausgaben zu senken. Eben da kommt Outsourcing ins Spiel. Durch die Auslagerung der Personalabteilung, müssen Sie keine:n Vollzeit-Personalleiter :in einstellen, welche/r sich um die Einstellung von Mitarbeitenden und die Beziehungen zu ihnen kümmert. Außerdem entfallen die Kosten für Sozialleistungen (einschließlich Krankenversicherung), Krankheitstage, Urlaub und andere Vergünstigungen. Stattdessen bezahlen Sie eine bestimmte Gebühr für ein von Ihnen gewähltes Paket an Dienstleistungen. Der enorme Vorteil dessen ist, dass Sie bei Bedarf weitere Dienstleistungen hinzufügen oder abbestellen können. Diese Pakete können also auf Sie zugeschnitten werden. Zusätzlich können Sie auch einzelne Dienstleistungen übernehmen lassen, wie zum Beispiel das Recruiting. Neben dem eben genannten, gibt es allerdings noch weitere Vorteile.
 

5 Vorteile des Outsourcings Ihrer Personalabteilung

  • Höhere Produktivität: Wenn Sie Ihre Personalabteilung auslagern, können Sie mit unmittelbaren Auswirkungen auf die Produktivität rechnen, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen, in denen die Personalabteilung oft vernachlässigt oder von ein oder zwei Personen erledigt wird. Die meisten ausgelagerten Personalleiter :innen bringen einen unternehmensweiten Ansatz für die Verwaltung der Mitarbeitenden mit, der sich in einer höheren Produktivität niederschlägt. Dies ist darauf zurückzuführen, dass viele ausgelagerte Personalleiter :innen mit prozessorientiertem Management vertraut sind, was die Implementierung und Befolgung detaillierter Arbeitsabläufe und Verfahren beinhaltet. Zudem kann sich die externe Person zu 100 % auf die Personalaufgaben konzentrieren, statt noch andere Aufgabenbereiche zu bedienen.
  • Zugang zu Fachwissen: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Personalabteilung aufbauen und leiten wollen, ist es sinnvoll, Mitarbeitenden mit Erfahrung in diesem Bereich einzustellen. Die Personalabteilung ist allerdings keine Fachrichtung in dem die meisten Menschen einen Abschluss erwerben, sondern sich ihr Wissen über Jahre aneignen. Durch das Outsourcing Ihrer Personalabteilung können Sie auf Experten und Fachleute zurückgreifen, die schon Erfahrungen sammeln konnten und daher Ihnen bei der Bewältigung aller personalbezogenen Herausforderungen helfen können. 
  • Zugang zu Wissen und bewährten Verfahren: Ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, ist eine Wissenschaft in sich selbst. Genau daher gibt eine Vielzahl von Untersuchungen und Daten, die zeigen, was Unternehmen brauchen und was nicht. Es ist jedoch nicht für jeden Geschäftsinhaber möglich, mit all diesen Informationen Schritt zu halten. Externe Personalleiter :innen haben eben die Möglichkeit, sich mit diesen Themen zu beschäftigen und sind daher immer auf dem neusten Stand.
  • Kosten senken: Wie wir bereits erwähnt haben, sind die Kosten für die Einstellung von Vollzeit-Personal hoch. Daher ist es aus finanzieller Sicht vorteilhaft, Ihre Personalfunktionen auszulagern. Unternehmen, die ihre HR-Funktionen auslagern, sind in der Lage, die Belastung durch die Anwerbung, Einstellung und Bindung von Mitarbeitenden in ihrer HR-Abteilung zu beseitigen. Sie müssen auch nicht mehr für Sozialleistungen, Versicherungsschutz, Gesundheitskosten und andere Vergünstigungen aufkommen. 
  • Erweitern Sie Ihre Dienstleistungen: Zuletzt ist einer der Vorteile des Outsourcings Ihrer Personalabteilung, dass Sie Ihr Dienstleistungsangebot erweitern können. Wenn Sie z. B. Ihre Lohnbuchhaltung auslagern, können Sie Ihren Kunden auch Lohnbuchhaltungsdienste anbieten.

Einstellen eines ausgelagerten Personalmanagers

Wenn Sie sich entschließen, Ihre Personalverwaltung auszulagern, müssen Sie den richtigen externen Personalmanager finden. Ausgelagerte HR-Manager werden oft als ausgelagerte HR-Generalist :innen oder ausgelagerte HR-Spezialist :innen bezeichnet. Ein ausgelagerter HR-Manager, der/die als HR-Generalist :in fungiert, hilft Ihnen bei allen Aufgaben, von der Einstellung bis zur Entlassung von Mitarbeitenden, der Pflege von Mitarbeiterbeziehungen, der Erstellung von Stellenbeschreibungen, dem Verfassen von Verträgen und der Ausarbeitung von Mitarbeiterrichtlinien. Ein ausgelagerter HR-Manager, der/die als HR-Spezialist :in fungiert, hilft Ihnen bei ein oder zwei spezifischen Aufgaben. Ein ausgelagerter HR-Manager, der sich auf die Einstellung von Mitarbeitenden spezialisiert hat, hilft Ihnen beispielsweise beim Einstellungsprozess und bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen und Interviewfragen. Ausgelagerte Personalleitenden, die sich auf Mitarbeiterbeziehungen spezialisiert haben, helfen Ihnen bei der Verwaltung der Mitarbeiterbeziehungen (einschließlich Kündigungen und Beschwerden).

2 Expertenstrategien für die Suche nach einem ausgelagerten HR-Manager

Der beste Weg, einen ausgelagerten HR-Manager zu finden, ist die Zusammenarbeit mit einer renommierten Personalvermittlungsagentur. Eine Personalvermittlungsagentur hat Zugang zu einer großen Datenbank von Personalfachleuten, die bereit und in der Lage sind, neue Kunden einzustellen. Diese Agentur übernimmt die gesamte Arbeit, die mit der Suche nach einem/r externen Personalleiter :in und der Überprüfung der Bewerbenden verbunden ist. Bei der Suche sollten Sie nach diesen Eigenschaften umsehen: 

  • Erfahrung: Sie möchten jemanden einstellen, der Erfahrung in der Personalverwaltung eines Unternehmens hat. Jemand, der schon einmal Mitarbeitende eingestellt hat und über Erfahrungen im Umgang mit Arbeitnehmenden verfügt, wird in der Lage sein, sich sofort zurechtzufinden. 
  • Glaubwürdigkeit: Die Person, die Sie einstellen wollen, sollte glaubwürdig und in der Branche bekannt sein. 
  • Referenzen: Referenzen sind mit das Wichtigste, denn sie geben Aufschluss darüber, was andere von den Dienstleistungen des ausgelagerten Personalmanagers halten und ob sie eine Zusammenarbeit mit ihm empfehlen würden. Daher prüfen Sie diese sorgfältig. 
  • Kompetenz: Sie möchten jemanden einstellen, der kompetent ist. Kompetenz ergibt sich aus Erfahrung und Fachkenntnis. Vergewissern Sie sich, dass die Person, die Sie einstellen, über die neuesten Trends in der Personalbranche auf dem Laufenden ist. 
  • Kosten: Zuletzt sollten Sie noch ihr Budget im Blick haben und dementsprechend ihre Wahl treffen. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, einen ausgelagerten Personalleitenden zu finden. Der beste Weg ist die Einschaltung einer Personalagentur.

3 Wege zur Nutzung von ausgelagertem Personal

Nun, da Sie wissen, was ausgelagerte Personalarbeit ist und welche Vorteile sie für Ihr Unternehmen haben kann, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie diese tatsächlich implementieren können. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Personalabteilung auslagern können: 

  • Lagern Sie Ihren Einstellungsprozess aus: Eine der besten Möglichkeiten, Personalaufgaben auszulagern, ist das Outsourcen des Einstellungsprozesses. Das bedeutet, dass Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeitenden diese nicht selbst einstellen, sondern den Einstellungsprozess an einen ausgelagerten Personalmanager übertragen. 
  • Lagern Sie Ihre Mitarbeiterbeziehungen aus: Wenn Sie sich bei der Verwaltung der Mitarbeiterbeziehungen in einem Konflikt befinden, sollten Sie diese Funktion an einen externen Personalmanager auslagern. Viele ausgelagerte Personalmanager bieten ein komplettes Paket von Personaldienstleistungen an, das auch die Mitarbeiterbetreuung umfasst. 
  • Lagern Sie Ihre Gehaltsabrechnung aus: Wenn Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, entlasten Sie sich von der Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Sozialleistungen und anderen Aufgaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung.

Fazit

Es ist unbestreitbar, dass die Einstellung, Schulung und Verwaltung von Mitarbeitenden für jedes Unternehmen eine große Herausforderung darstellt. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie alles selbst machen müssen. Outsourcing bieten Ihnen viele Möglichkeiten, um Ihren Firmenalltag einfacher zu gestalten. Egal, ob Sie Ihre gesamte Personalabteilung auslagern wollen oder nur Bestandteile. Falls Sie sich noch weiter informieren wollen, besuchen Sie doch unsere HR as a Service Webseite.

Über den Autor
Aileen Kreibich
General Manager der ARTS Experts GmbH

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