Seit einem Jahr hat Digitalisierung noch einmal einen ganz neuen Stellenwert erhalten. Was würden wir ohne Videokonferenzen tun? Digitale Kollaborationstools schützen uns vor der 85sten E-Mail mit dem aktuellen Bearbeitungsstand für die Folien zur Unternehmenspräsentation. Doch was hilft uns wirklich, wie wollen wir zukünftig arbeiten und wie bereiten wir uns schon jetzt darauf vor?
Im Besonderen hat uns das letzte Jahr gezeigt, wie die Arbeitswelt außerhalb des Büros aussehen kann. Was flexibles Arbeiten, Home Office und Vertrauensarbeitszeit wirklich bedeutet. Auch wenn das an vielen Stellen nicht ganz freiwillig Einzug gehalten hat, so wird der Weg zurück in ein “das haben wir schon immer so gemacht” eher die Ausnahme.
Noch vor einigen Jahren war die Nutzung von Excellisten eine Neuerung und Daten wurden von Papier in ein noch kaum zu erahnendes digitales System übertragen. Heutzutage spricht wohl kaum jemand bei der Nutzung von Office-Paketen noch von einer erfolgreichen Digitalisierung. Doch eben dieser Fakt zeigt den erfolgreichen Wandel deutlich und die Akzeptanz neuer Lösungen in Unternehmen. Viele Dinge sind in der heutigen Arbeitswelt schon selbstverständlich, ganz zu schweigen von den Möglichkeiten, die im privaten Leben bereits Einzug gehalten haben.
Insbesondere die Banken und Versicherungen haben sich in den letzten Jahren radikal transformiert. Sogenannte Fintechs stellen traditionelle Geschäftsmodelle schon länger auf den Prüfstand. Außerdem erwartet der Bankkunde von heute einen Komfort, der über die Beratungsleistungen hinaus geht. Dabei ist Online-Banking längst ein alter Hut, vielmehr geht es um Kontaktmöglichkeiten außerhalb der Geschäftszeiten via Chat oder Video.
Die Transport- und Logistikunternehmen punkten mit vernetzten Fahrzeugen, die dem Zusteller und somit dem Kunden direkt mitteilen, wann sich die Ware bewegt und wohin genau und auch die Industrie legt weiter nach. Sie holt auf mit Themen wie der Automatisierung, einem Teilaspekt der Digitalisierung und startet in ein neues Zeitalter. Sie setzt nun auf das Internet of Things in Verbindung mit Industrie 4.0 Projekten.
Bei der schier endlosen Vielzahl an Lösungen auf dem Markt fällt es Unternehmen immer noch schwer, eine für sie passende Entscheidung zu treffen. Gleichzeitig steigt der Anspruch an die Customer Experience, die nicht allein durch den erleichterten Bestell- oder Reklamationsprozess erzeugt wird, sondern im Falle einer echten Beratungssituation individuell, zugewandt und kompetent erfolgen soll. Einerseits also höchst digital, um dann im direkten, individuellen Austausch, den bisher keine technische Lösung ersetzen kann, zu überzeugen. Analog ist also nicht nur im Sinne von Zettel und Stift zu verstehen, sondern vielmehr als Ergänzung der bestehenden Möglichkeiten.
ARTS hat vor nunmehr 5 Jahren begonnen, einzelne Prozesse zu digitalisieren. Die anfänglich gepflegten Excellisten wurden durch ein Open Source System langsam aber fortwährend abgelöst. Dies betraf in erster Linie den HR-Bereich und das darin enthaltene Bewerbungsmanagementsystem. Der Plan war gekennzeichnet durch die Übernahme bestehender Prozesse in das neue System. Dabei sollte sich die Software dem anpassen, was bisher immer gut funktioniert hat. Neben der Zeit, die diese Umstellung benötigt hat, haben insbesondere die Mitarbeiter trotz ähnlicher Prozesse diese Anpassung als gravierende Änderung wahrgenommen, denn letztendlich war doch nichts mehr so, wie es mal war.
Heute wissen wir viele Dinge besser, gehen neue Projekte in unserem ERP-System anders an. Wenn es neue Themen gibt, nutzen wir die Gelegenheit, den Prozess von allen Seiten noch einmal genau unter die Lupe zu nehmen. Dies ermöglicht es gleichzeitig Mitarbeiter in das Projekt einzubeziehen, die andernfalls nur randständig damit in Kontakt treten. Für den Prozess liefern sie aber einen anderen Blickwinkel, der sowohl im Sinne der Nutzerorientierung für die eigenen Mitarbeiter als auch im Hinblick auf die Kundenorientierung wertvoll ist.
Exkurs: Was sagt eigentlich unsere Informationsverarbeitungszentrale zu dieser Veränderung?
Die Evolution hat den Menschen schon oft einem Anpassungsdruck unterworfen. In vielen Dingen haben wir es gut geschafft, diese Anpassung zu vollziehen. Gleichzeitig gibt es in uns aus neurowissenschaftlicher Sicht Veränderungen, an die wir uns nur langsam anpassen können. Wir sind tagtäglich in den verschiedensten Videokonferenzen. Mittlerweile gibt es bereits eine Bezeichnung für die Empfindung, die uns dabei begleitet. Das Phänomen wird als Zoom-Fatigue bezeichnet. Unser Körper ist es eigentlich gewohnt Oxytocin auszuschütten, wenn wir persönliche Besprechungen mit einem Handschlag beginnen. In der aktuellen Nutzungsweise ist unser Gehirn hauptsächlich gestresst, das heißt die Stresshormone Noradrenalin und Adrenalin werden ausgeschüttet und wir sind in einer permanenten Anspannung. Zusätzlich wird unsere Konzentration dadurch stark gefordert, dass wir inhaltliche und visuelle Reize verarbeiten, aber nicht so wirklich gut einschätzen können, wie die Stimmung ist. Hier fehlen uns verschiedene nonverbale Signale, die wir über kleine Kacheln bzw. den Bildschirm zwischen uns und dem Gesprächspartner nicht entsprechend wahrnehmen können.
Dieses Stresslevel ist auf Dauer eine zusätzliche Herausforderung für uns und unsere Gesundheit. Daher sind Stressbewältigungskompetenzen für unsere zukünftige, stark digitalisierte Arbeit unverzichtbar, um gesund und leistungsfähig zu bleiben.
Nicht nur die Studien zeigen, dass Mitarbeiter ein wichtiger Aspekt für den Erfolg der Digitalisierungsbemühungen sind, sondern auch unsere eigenen Erfahrungen lehren es uns. Microsoft zeigt beispielsweise in einer Studie, dass den Mitarbeitern die Bedeutung des Technologiewandels als entscheidender Wettbewerbsfaktor bewusst ist, jedoch fürchtet jeder Zweite die Veränderung oder sogar den Jobverlust. Das Ausrufen des papierlosen Büros kann für den einen langersehnte Ordnung für das Papierchaos und für den anderen ein Infrage stellen und Zweifeln an der bisherigen Arbeitsweise bedeuten. Diese Unsicherheit entsteht häufig, wenn Mitarbeiter das Gefühl haben dem nicht gewachsen zu sein, denn in den meisten Transformationsprozessen werden lediglich den technischen aber nicht den kulturellen Herausforderungen Raum gegeben.
Zur erfolgreichen Gestaltung gehört es, alle Mitarbeiter gleichermaßen mitzunehmen, das Ziel und die Zukunftsperspektiven aufzuzeigen. Den Ängsten der Mitarbeiter kann nur mit Vertrauen, das heißt dem direkten Austausch zu den Bedenken begegnet werden, damit sich mehr als nur die durchschnittlich 11 Prozent der Beschäftigten eingebunden fühlen. Der gemeinschaftliche Prozess erlaubt es insbesondere den Führungskräften, einen Weg zur kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter zu ebnen. Der Aufbau von IT-Kompetenz in allen Bereichen des Unternehmens unterstützt zudem den nachhaltigen Entwicklungsprozess der Digitalisierung und verhindert, dass es bei einzelnen, losgelösten Digitalisierungsprojekten bleibt, sondern das Unternehmen in eine ganzheitliche digitale Struktur findet. Es wird für die Unternehmen nicht möglich sein, am aktuellen Bewerbermarkt den Mitarbeiter zu finden, der bereits ein vollentwickeltes Skillset mitbringt, welches für die noch unklare Zukunft wichtig erscheint. Daher wird es umso entscheidender, die bestehenden Mitarbeiter in Ihrer Entwicklung zu fördern, um die entstehenden Aufgaben meistern zu können. Zudem zeigt die aktuelle Entwicklung, dass gemeinschaftlich geführte Whiteboards oder Klebezettelwände reaktiviert werden. Der Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg funktioniert erfahrungsgemäß an einem Flipchart oder einer Metaplanwand immer noch am besten, so können sich Ideen ohne technische Hürden einfach anmalen lassen. Auch das Pair Programming leitet sich aus einer IT-Entwicklung ab, dabei geht es allerdings um das gemeinsame Programmieren von zwei Entwicklern an einem Schreibtisch oder übertragen in andere Bereiche kann der IT’ler noch inhaltlichen Input von der Buchhaltung für die neue Software erhalten. Dieser Dialog findet wieder mehr und mehr direkt statt. LEGO® Serious Play® stellt im Vergleich dazu einen moderierten Prozess dar, der die Vorzüge des Spiels und des Modellierens mit Legosteinen mit den Belangen der Geschäftswelt verbindet. Die Verbindung aus digitaler und analoger Welt stellt hier eine Strategie des Umgangs mit der Veränderung dar.
Stellt sich die Frage, was benötigen wir in der Arbeitswelt wirklich noch im analogen Sinne?
In den letzten Jahren haben sich angesichts der Veränderung infolge der Digitalisierung verschiedene Reifegrade der Unternehmen herauskristallisiert. Diese Schere verschärft sich in der jetzigen Situation zunehmend. Der neueste Bericht der KfW zur Digitalisierung untersuchte die Wirkung von Corona auf die Digitalisierungsaktivitäten im Mittelstand. Dabei stellte die Förderbank fest, dass die Unterschiede im Mittelstand immer weiter auseinandergehen. Während die einen hauptsächlich darauf fokussierten, mit schnell umsetzbaren Aktivitäten überhaupt arbeitsfähig zu bleiben. Legten die größeren Player noch eine Schippe drauf. Am unteren Ende befinden sich die 33% der Mittelständler, die auch während Corona keine Digitalisierungsmaßnahmen durchgeführt haben. Kurzum bleibt die Digitalisierung auch in Zeiten einer weltweiten Pandemie kein Selbstläufer. Dabei besteht vordergründig für alle das Ziel, durch technologische Hilfsmittel Maschinen und Menschen miteinander zu verbinden. Wie in vielen Bereichen des Unternehmens, kreiert der Methodenmix den nachhaltigen Erfolg aus.
Denn die Krise zeigt auch, dass keine digitale Lösung den sozialen Kontakt oder das persönliche Gespräch vis-á-vis an der Kaffeemaschine ersetzen kann. Wir werden zunehmend lernen, digitale Arbeitsweisen mit analogen Elementen zu ergänzen. Vielleicht kennen sie auch das befriedigende Gefühl auf einer Liste einen Punkt wirklich mit dem Stift wegzustreichen oder den Papierzettel wirklich in den Mülleimer zu schmeißen. Dieses Gefühl kann kein digitales Tool bisher ersetzen. Wir brauchen genau diese Dinge auch zukünftig für uns, für unser Wohlbefinden und für unsere Zufriedenheit.
Lassen sie uns gemeinsam die Arbeit von morgen gestalten und das beste aus beiden Welten zu etwas Neuem kombinieren. Welche anderen Herausforderungen begegnen ihnen bei der digitalen Arbeit? Kommen Sie mit uns in Kontakt und lassen Sie uns in den Erfahrungsaustausch treten.
Quellen: Industrie: digitalisierungsindex.de | Gesamtbereich: digitalisierungsindex.de | microsoft.com