Angesichts des Fachkräftemangels und der komplexen VUKA-Welt erscheint High Volume Recruiting – das Generieren einer immensen Anzahl an Bewerbungen – wie eine kaum zu bewältigende Herausforderung, vergleichbar mit der Besteigung des Mount Everest.
Doch damit nicht genug: Im Anschluss daran warten der aufwendige Prozess des Screenings und der Qualifizierung, um die vielversprechendsten Talente herauszufiltern, die sorgfältige Verwaltung sämtlicher Bewerbungen, die Durchführung zahlreicher Vorstellungsgespräche, die finale Auswahl der passenden Kandidaten und schließlich das sensible Absage Management. Diese geballte Arbeitslast trifft Personalabteilungen oft unvorbereitet und sprengt nicht selten die Kapazitäten der HR-Verantwortlichen. Unsere aktuelle Studie "Chancen und Risiken von HR BPO" zeigt, dass viele Unternehmen in dieser Situation eine strategische Entscheidung treffen: Sie setzen auf Outsourcing im Recruiting oder ziehen diesen Schritt zumindest ernsthaft in Erwägung. Denn am Ende des Tages eint alle Recruiting-Verantwortlichen der Wunsch, dass weder die Time-to-hire leidet noch die Qualität der Stellenbesetzung oder – nicht zu vergessen – die Wahrnehmung der Candidate Journey in ihrer Zielgruppe. Die zentrale Herausforderung lässt sich somit auf den Punkt bringen: Wie verwandelt man High Volume Recruiting in einen nachhaltigen Erfolg?
Was einst schlicht als Masseneinstellung bekannt war, begegnet uns heute in vielfältiger Gestalt: High Volume Recruiting, High Volume Hiring, Mass Recruiting und Mass Hiring – im Kern beschreiben sie alle dasselbe Phänomen: die Rekrutierung einer signifikant großen Anzahl neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb eines begrenzten Zeitraums. Die subjektive Wahrnehmung dessen, was "viel" tatsächlich bedeutet, variiert dabei beträchtlich. Für ein junges Start-up können bereits 20 Neueinstellungen eine immense Herausforderung darstellen, während ein globaler Konzern von High Volume Recruiting vielleicht erst ab 500 Einstellungen innerhalb von drei Monaten spricht.
Neben dieser individuellen Einschätzung existiert auch eine häufig anzutreffende, gewissermaßen "offizielle" Definition, die eine quantitative Grenze für High Volume Recruiting zieht: In der Theorie spricht man von einer Masseneinstellung, wenn ein Unternehmen zwischen 100 und 1.000 offene Positionen zu besetzen hat.
Die Ursachen für ein solches High Volume Recruiting sind vielfältig und reichen von ambitionierten Auslandsexpansionen über die Eröffnung neuer Produktionsstätten im Inland bis hin zur signifikanten Ausweitung von Fertigungskapazitäten. Ab einer gewissen Unternehmensgröße kann es sich aber auch schlicht um ein erfreuliches, organisches Wachstum handeln, das sich in einem dreistelligen Personalbedarf widerspiegelt. Neben der schieren Masse an zu bearbeitenden Bewerbungen stellt zudem die Einhaltung von Compliance-Richtlinien eine erhebliche Herausforderung dar. So gilt es beispielsweise, jederzeit AGG-konform zu rekrutieren und gleichzeitig die Arbeitgebermarke zu schützen. Nachlässigkeiten, wie etwa versäumte oder unpersönliche Absagen, können hierbei schnell zu Reputationsschäden führen. Unabhängig von den konkreten Auslösern eint jedoch viele Personalverantwortliche ein Gefühl angesichts dieser Mammutaufgabe High Volume Recruiting: die spürbare Sorge vor einem schier unüberwindlichen Berg an Arbeit, der mit den vorhandenen Personalressourcen kaum zu bewältigen scheint.
Die Rekrutierung einer solch großen Anzahl neuer Talente birgt eine Reihe anspruchsvoller Herausforderungen, die es strategisch zu meistern gilt. Allen voran stehen die oft knappen internen HR-Ressourcen und der Zeitmangel, um von Grund auf tragfähige Prozesse zu etablieren. Die Dynamik unserer VUKA-Welt – geprägt von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambivalenz – beeinflusst zudem die Wechselbereitschaft potenzieller Kandidaten und Kandidatinnen negativ. Verstärkt wird diese ohnehin schon immense Aufgabe des High Volume Recruitings durch den demografisch bedingten Fachkräftemangel, der sich langsam aber sicher zu einem generellen Arbeitskräftemangel ausweitet.
Nehmen wir beispielsweise die Besetzung von Positionen in den MINT-Berufen: Hier führt in vielen Fällen kaum ein Weg am Active Sourcing in den sozialen Medien vorbei. Doch um als Active Sourcer erfolgreich zu sein und diese Rekrutierungsmethode effizient zu nutzen, bedarf es Zeit – Zeit für den sorgfältigen Aufbau der richtigen Netzwerke. Dieses Problem potenziert sich, wenn das gesuchte Skill-Set nicht nur einmal, sondern dreißigfach oder noch häufiger identifiziert und gewonnen werden muss, wie es im High Volume Recruiting typischerweise der Fall ist. Eine weitere, nicht zu unterschätzende Herausforderung stellt die notwendige Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat dar, deren Einbindung in den Recruitingprozess – je nach Unternehmensstruktur und Richtlinien – zwingend erforderlich sein kann und zusätzliche Abstimmungs- und Genehmigungsschleifen mit sich bringt. Auch die nachfolgenden Schritte im Recruitingprozess erfahren durch das High Volume Recruiting eine progressive Steigerung des Aufwands - das sorgfältige Screening einer Flut von Bewerbungseingängen, das professionelle Bewerbermanagement und die unzähligen zu führenden Vorstellungsgespräche summieren sich zu einer Herkulesaufgabe, die Unternehmen sowohl zeitlich als auch personell an ihre Grenzen bringen kann.
Angesichts einer Mammutaufgabe wie der Besetzung von mehreren hundert Positionen pro Jahr erweist sich die Auslagerung dieses komplexen Prozesses an eine spezialisierte HR-Agentur oft als kluge Entscheidung – nicht nur aus operativer, sondern auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Wenn du eine Partnerschaft mit einer HR- oder Recruiting-Agentur in Erwägung ziehst, solltest du im Vorfeld sorgfältig prüfen, ob deren Recruiter:innen über die relevanten Netzwerke in Ihren spezifischen Berufsfeldern verfügen. Ein Blick auf die Profile in beruflichen Netzwerken wie LinkedIn und Xing kann hier wertvolle Einblicke liefern. Ebenso entscheidend ist die Frage nach nachweisbaren Referenzen im Bereich High Volume Recruiting, denn nur wenige Akteure im Markt beherrschen die Kunst, die erfolgreiche Besetzung einzelner Stellen nahtlos auf die Rekrutierung hunderter Positionen pro Jahr zu skalieren. Darüber hinaus ist die Größe des Recruiter-Teams deines potenziellen HR-Dienstleisters ein wichtiger Faktor, denn ein umfangreiches Team an erfahrenen Personalexperten kann deine Time-to-hire signifikant verkürzen – ein unschätzbarer Vorteil im schnelllebigen Wettbewerb um Talente. Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Pluspunkt in der Zusammenarbeit liegt in der Nutzung hochautomatisierter und KI-gestützter Systeme. Einige fortschrittliche HR-Agenturen setzen diese kostenintensiven, aber im High Volume Recruiting unverzichtbaren Tools bereits erfolgreich ein und bieten so einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Spezialisten stellen dir ein ganzes Team an erfahrenen High Volume Recruitern zur Seite. Am Anfang steht die SEO-Optimierung deiner Stellenanzeige. Im Idealfall spiegelt diese deine Employer Brand auf attraktive Weise wider. Gute HR-Dienstleister überarbeiten deine Stellenanzeigen vor der Veröffentlichung nach neuesten SEO-Kriterien, damit sie in der Google-Suche optimal gefunden werden. Oft verfügen Agenturen auch über sorgfältig gepflegte Talent Pools mit Tausenden von Lebensläufen, die präzise mit deinen Stellenprofilen abgeglichen werden. Dieses Matching erfolgt in einer professionellen Agentur mithilfe von künstlicher Intelligenz.
Selbstverständlich kommen auch moderne Personalmarketing-Maßnahmen zum Einsatz. Zum Beispiel werden Landingpages für eine positive Candidate Journey kreiert, zielgruppenrelevante Kanäle für die Stellenveröffentlichung ausgewählt und Anzeigen in passenden Social-Media-Kanälen geschaltet. Hierbei spielen auch Google Ads und Programmatic Advertising eine wichtige Rolle. Für besonders schwer zu besetzende Profile wird das Active Sourcing eingesetzt. Manchmal kann im Rahmen der Direktansprache sogar ein komplettes, eingespieltes Team rekrutiert werden, um dein High Volume Recruiting Projekt sicherzustellen. Der wesentliche Vorteil dabei ist, dass dieses Team bereits optimal aufeinander abgestimmt ist.
Nachdem passende Talente gefunden wurden, rücken die Aufgaben des Bewerbermanagements in den Vordergrund. Eine professionelle HR-Agentur kann entweder im eigenen Bewerbermanagementsystem (BMS) oder direkt in deinem BMS arbeiten. Um den Grad des Business Process Outsourcing zu erhöhen und somit die zeitliche Belastung der HR-Verantwortlichen in deinem Unternehmen zu reduzieren, bieten einige HR-Agenturen sogar die Durchführung von Vorstellungsgesprächen in deinem Namen an.
Die beschriebenen High Volume Recruiting Maßnahmen sollten kontinuierlich getrackt werden, um eine zeitnahe Erfolgskontrolle zu gewährleisten. Und für die Zahlen getriebene Geschäftsleitung solltet ihr bereits im Vorfeld Erfolgskennzahlen für einen abschließenden Report definieren. Der Begriff Abschlussreport signalisiert, dass du deine Mammutaufgabe erfolgreich bewältigt hast. Doch getreu dem Motto "nach der Aufgabe ist vor der Aufgabe" folgt eine neue Herausforderung: das Onboarding von mehreren Hundert neuen Mitarbeitern. Dieser Onboarding-Prozess ist ein essenzieller Bestandteil eines erfolgreichen Recruitings, denn ohne ihn ist der gesamte Aufwand selten von langfristigem Erfolg gekrönt. Dieses wichtige Thema findest du hier.
Der Grundstein für eine erfolgreiche Recruiting Arbeit wird in einem ersten Briefing zwischen deinem Unternehmen und der externen HR-Agentur wie ARTS HR Lovers gelegt. Bei diesem Gespräch entdecken du und dein HR Partner oft noch wertvolle Optimierungspotenziale. Hier können auch gegenseitige Erwartungen klar definiert werden, denn jedes Unternehmen ist einzigartig. Dabei helfen natürlich die Erfahrung und die fundierten Marktkenntnisse der Agentur. Ein tiefes Verständnis für deine Organisation und ihre Kultur ist unerlässlich, denn nur so kann bei den Bewerber:innen der passende Cultural Fit gefunden und somit langfristiger Erfolg gesichert werden.
Eine präzise Kommunikation und ein perfektes Briefing sind daher das A und O für dein Projekt. Wir von ARTS HR Lovers sorgen für schnelle Einstellungen, indem wir dir unsere Experten zeitnah zur Verfügung stellen und bewährte HR-Systeme sowie -Prozesse einsetzen, die den KI-basierten Profilabgleich optimal nutzen. So konnten wir beispielsweise für die Autobahn GmbH des Bundes im High Volume Recruiting beeindruckende 550 Stellen mit einer Besetzungsquote von 90% erschließen. Wenn du ARTS HR Lovers als deinen Recruiting-Partner wählst, erhältst du einen starken Partner mit Zugang zu umfangreichem Wissen und langjähriger HR-Erfahrung, die eine Vielzahl von Branchen abdeckt. Du kannst bei einmaligen Rekrutierungsspitzen auf zusätzliches internes HR-Personal verzichten und dadurch Kosten sparen. Zusätzlich beinhaltet unser Service volle Kostentransparenz und regelmäßige Berichte über relevante KPIs. Besuche gerne unsere High Volume Recruiting Seite, dort kannst du auch unkompliziert einen Beratungstermin vereinbaren. Wir helfen dir gerne dabei, das Bestmögliche aus deinem Projekt herauszuholen!
