In der Personalabteilung fallen viele Aufgaben an. HR Outsourcing soll genau da entlasten. Denn Menschen sind das größte Kapital eines Unternehmens, aber auch das kostenintensivste. Die Kosten, die mit der Einstellung, Ausbildung und der Verwaltung von Personal verbunden sind, können schnell zu den größten Ausgaben eines Unternehmens werden. Dabei lässt sich nicht leugnen, dass die Einstellung, Schulung und Verwaltung von Mitarbeitenden für jedes Unternehmen eine große Herausforderung darstellt. Das bedeutet jedoch nicht, dass Du alles selbst machen musst.
Unter HR Outsourcing versteht man den Prozess, bestimmte HR-Aufgaben an Dritte zu übertragen, anstatt sie intern zu erledigen. Dazu zählt beispielsweise die Auslagerung einzelner Bereiche der Personalabteilung – also das gezielte Personalabteilung Outsourcing –, etwa bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen, der Erstellung von Arbeitsverträgen, der administrativen Betreuung oder der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Laut unserer Studie "Chancen und Risiken im Outsourcing von Personalprozessen" geben 66 % der befragten Unternehmen an, bereits Kenntnisse über HR BPO zu besitzen.
Der Hauptgrund für HR Outsourcing liegt traditionell in der Kostenbetrachtung. Die Personalabteilung ist für die meisten Unternehmen ein erheblicher Kostenfaktor. Eben da kommt die Beauftragung eines externen Personalmanagers ins Spiel. Durch die Auslagerung der Personalabteilung, musst Du keine:n Vollzeit-Personalleiter :in einstellen, welche :r sich um die Einstellung von Mitarbeitenden und die Beziehungen zu ihnen kümmert. Du trägst die Kosten nach Bedarf, also weniger fixiert als bei einer Festanstellung. Außerdem entfallen die Kosten für Sozialleistungen (einschließlich Krankenversicherung), Krankheitstage, Urlaub und andere Vergünstigungen, da es sich um Dienstleistungs- anstatt Personalkosten handelt. Stattdessen bezahlst Du eine transparente Gebühr für ein von Ihnen gewähltes Paket an HR Outsourcing Dienstleistungen. Der enorme Vorteil dessen ist, dass Du bei Bedarf weitere Dienstleistungen (z.B. Recruiting, HRaaS, HRBP on Demand, HR Audit) hinzufügen oder abbestellen können. Diese Pakete können also auf Dich zugeschnitten werden. Neben dem eben genannten, bietet HR Outsourcing allerdings noch weitere Vorteile.
Höhere Produktivität durch klare HR-Strukturen:
Wenn Du Deine Personalabteilung auslagerst, kannst Du mit unmittelbaren Auswirkungen auf die Produktivität rechnen, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen, in denen die Personalabteilung oft vernachlässigt oder von ein oder zwei Personen erledigt wird. Die meisten ausgelagerten HR Aufgaben bringen einen unternehmensweiten Ansatz für die Verwaltung der Mitarbeitenden mit, der sich in einer höheren Produktivität niederschlägt. Dies ist darauf zurückzuführen, dass viele HR Outsourcing Expert: innen mit prozessorientiertem Management vertraut sind, was die Implementierung und Befolgung detaillierter Arbeitsabläufe und Verfahren beinhaltet. Zudem kann sich die externe Person zu 100 % auf die Personalaufgaben konzentrieren, statt noch andere Aufgabenbereiche zu bedienen.
Zugriff auf geballtes HR-Fachwissen:
Der Aufbau und die Leitung einer effektiven Personalabteilung erfordert umfassendes Fachwissen und jahrelange Erfahrung. HR Outsourcing bietet den Vorteil, auf externe Experten und Fachleute zurückzugreifen, die sich auf Personalmanagement spezialisiert haben. Diese HR Outsourcing-Partner verfügen oft über ein breites Spektrum an Erfahrungen aus verschiedenen Branchen und Unternehmen. Sie bringen nicht nur tiefgreifendes Wissen über aktuelle HR-Trends und Best Practices mit, sondern bieten auch einen wertvollen Blick von außen. Dieser externe Blick kann helfen, blinde Flecken in internen Prozessen aufzudecken und innovative Lösungen für personalbezogene Herausforderungen zu finden.
Zugang zu aktuellen HR-Trends und Best Practices:
Ein erfolgreiches Unternehmen zu führen ist eine Wissenschaft in sich selbst. Genau daher gibt es eine Vielzahl von Untersuchungen und Daten, die zeigen, was Unternehmen brauchen und was nicht. Es ist jedoch nicht für jeden Geschäftsinhaber möglich, mit all diesen Informationen Schritt zu halten. Durch HR Outsourcing hast Du Zugang zu HRlern, die die aktuellen Trends und Entwicklungen im Blick haben, sich mit HR-Themen beschäftigen und ihr Wissen mit Dir teilen.
Transparente und planbare HR-Kosten:
Wie wir bereits erwähnt haben, sind die Personalkosten für die Einstellung von Vollzeit-Personal hoch. Daher ist es aus finanzieller Sicht vorteilhaft, die Personalfunktionen auszulagern. Durch die Auslagerung ihrer HR-Funktionen können Unternehmen die Arbeits- und Kostenbelastung bei der Rekrutierung, Einstellung und Mitarbeiterbindung ihrer Personalabteilung reduzieren oder gänzlich vermeiden. Es fällt eine fest vereinbarte Service-Gebühr als Dienstleistungskosten an, die transparenter und planbarer gegenüber Personalkosten ist.
Flexible Erweiterung deines HR-Portfolios:
Zuletzt ist einer der Vorteile des HR Outsourcings, dass Unternehmen ihr Dienstleistungsangebot erweitern können. Du bist nicht abhängig von der Kapazität oder Fachkenntnis einer bestimmten HR-Person, sondern können auf das gesamte Portfolio des Anbieters zurückgreifen.Zum Beispiel der Aufbau eines Vergütungssystems parallel zum Outsourcing der Payroll oder die Entwicklung eines 360°-Feedbackprozesses inkl. Einbezug des Betriebsrats parallel zur HR-Administration.
Bei der Suche nach einem passenden HR Outsourcing Partner sollten Unternehmen sorgfältig prüfen, welche Anforderungen sie an die Zusammenarbeit stellen – und welcher Anbieter diesen gerecht werden kann. Ein entscheidender Faktor ist die Erfahrung des Dienstleisters: Wie lange ist er bereits am Markt aktiv, in welchen Branchen kennt er sich aus, und welche Kunden betreut er aktuell? Ein guter Partner bringt nicht nur umfassendes Fachwissen im operativen Personalmanagement mit, sondern auch strategische Kompetenz, um HR-Prozesse effizient zu gestalten und aktiv zur Unternehmensentwicklung beizutragen.
Darüber hinaus ist Transparenz ein zentrales Kriterium. Leistungen, Zuständigkeiten und Preisstrukturen sollten klar definiert und nachvollziehbar dokumentiert sein. Nur so lässt sich eine vertrauensvolle, langfristige Zusammenarbeit auf Augenhöhe etablieren.
Auch das technische Know-How spielt eine Rolle: Der Umgang mit verschiedenen digitalen HR-Tools, etwa zur Zeiterfassung, Lohnabrechnung oder Mitarbeiterkommunikation, sollte für das Team des HR-Dienstleisters selbstverständlich sein. Dein HR-Bereich nutzt bisher keine eigenen HR-Tools? Dann achte darauf, dass der HR Outsourcing Anbieter Dich nicht von ihm abhängig macht, wenn er Dich in sein System integriert. Bleibe lieber Owner deiner Daten, zum Beispiel über eine flexible Cloud-Lösung.
Nicht zuletzt sollte auch die persönliche Komponente stimmen. Ein guter HR Outsourcing Partner versteht die Unternehmenskultur seines Kunden, ist flexibel in der Zusammenarbeit und agiert proaktiv statt nur reaktiv. Ein erstes Kennenlernen, idealerweise kombiniert mit konkreten Beispielen und Referenzen, hilft dabei, ein Gefühl für die Arbeitsweise und Werte des Dienstleisters zu bekommen.
Jetzt, wo Du weißt, was HR Outsourcing ist und welche Vorteile es für dein Unternehmen bringt, fragst Du Dich vielleicht: Wie setze ich das konkret um? Hier sind drei praktische Möglichkeiten, wie Dich HR Outsourcing Partner unterstützen können:
Die Suche nach neuen Mitarbeitenden kann zeitaufwendig und nervenaufreibend sein. Erfahrene Recruiter: innen übernehmen das für Dich – von der Stellenausschreibung über die Vorauswahl bis hin zur Koordination von Vorstellungsgesprächen. So findest Du schneller die richtigen Leute, ohne Dich durch unzählige Bewerbungen kämpfen zu müssen.
Ob Personaladministration, Mitarbeiterfeedback oder Unterstützung bei persönlichen Anliegen – HR Generalist: innen kümmern sich um die operativen Themen rund um die Mitarbeitenden. Professionell, neutral und mit dem nötigen Fingerspitzengefühl. So bleibt das Betriebsklima stabil und Du kannst Dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
Es ist unbestreitbar, dass die Einstellung, Schulung und Verwaltung von Mitarbeitenden für jedes Unternehmen eine große Herausforderung darstellt. Das bedeutet jedoch nicht, dass Du alles selbst machen musst. Ein Outsourcing Deiner HR bietet viele Möglichkeiten, um den Unternehmensalltag einfacher zu gestalten, egal, ob Du Deine gesamte Personalarbeit auslagern willst oder nur Teilprozesse. Falls Du Dich noch weiter informieren möchtest, besuche doch unsere Seite für HR Outsourcing Services. Finde heraus, welche Prozesse Du heute schon auslagern kannst.
