Die Mischung aus drastisch zunehmendem Fachkräftemangel, demografischem Wandel und unterschiedlichem Werteverständnis der Generationen, verändert unsere Arbeitswelt. Hinzu kommen das Streben nach persönlicher Entfaltung und ein bewussterer Umgang mit dem Thema Gesundheit, was viele Führungskräfte tagtäglich vor neue Herausforderungen stellt.
Wie finde ich noch geeignete Mitarbeiter:innen? Mit welchen Mitteln halte ich mein Personal im Unternehmen? Welche Erwartungen an die Unternehmenskultur haben die nachkommenden Generationen? Wie digital muss ich als Arbeitgeber werden? Wie erfülle ich das Bedürfnis nach flexiblen Arbeitszeitmodellen, Gesundheitsprävention und Kinderbetreuung im Unternehmensalltag?
Mit diesen Fragestellungen müssen sich Unternehmen zwangsläufig beschäftigen, wenn sie ihre Stellung am Markt sichern oder ihre Dienstleistungen nachhaltig anbieten möchten. Bei vielen geht es schon gar nicht mehr um Expansion, sondern um Existenzsicherung, da das Ringen um die begehrten Fachkräfte bereits in vollem Gange ist. Die Arbeit von HR ist daher in ihrer Bedeutung stark gestiegen. Denn HR Professionals haben die Aufgabe, im Unterschied zu früher, als Personalfachkräfte eher verwaltend tätig waren, zum strategischen Sparringspartner für Führungskräfte sowie zur vertrauensvollen Anlaufstelle für die gesamte Belegschaft zu werden und die Interessen aller im Blick zu halten. Nur so können sie durch ihr Fachwissen über den Arbeitnehmermarkt und Mitarbeiterbindung im Sinne des Unternehmens Erfolge erzielen. Es ist kein Geheimnis mehr, dass die Art und Weise, wie HR im Unternehmen gelebt wird, maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg bei der Erreichung der Unternehmensziele hat. Und diese Arbeit geht weit über die moderne Bezeichnung von einfachem „Feel-Good“ hinaus.
Um die Herausforderungen der Zukunft zu meistern, ist es die Aufgabe von HR, die vielschichtigen HR Belange bereits in die Unternehmensstrategie einfließen zu lassen und eine aktive Rolle als Ideengeber und Sparringspartner einzunehmen. Denn es kommt auf die Haltung im Unternehmen an. Je früher die Prozesse angepasst und neue, innovative Konzepte gefunden werden, desto schneller können die gravierenden Folgen des Wandels eingedämmt und zum eigenen Vorteil genutzt werden.
Human Resource Management ist „Die Summe aller personalen Gestaltungsfelder und Einzelmaßnahmen zur Unterstützung der aktuellen und zukünftigen Unternehmensentwicklung (Business Development) und der damit einhergehenden Veränderungsprozesse (Organisationsentwicklung)”, sagt das Gabler Wirtschaftslexikon.
Im Folgenden werden die drängendsten Handlungsfelder zukunftssicherer HR Arbeit näher beschrieben.
Laut einer Anfang Mai 2023 veröffentlichten Projektion des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung wird das sogenannte Erwerbspersonenpotenzial in Deutschland bis zum Jahr 2060 um 11,7 Prozent von 45,7 Millionen auf 40,4 Millionen schrumpfen:
Jährlich gehen 3 Mio. Arbeitskräfte der geburtenstarken Jahrgänge der Babyboomer in Rente. Schon allein diese Tatsache wird innerhalb der nächsten Jahre nach sich ziehen, dass viele Unternehmen nicht mehr genügend qualifiziertes Personal für ihre Betriebe finden werden. Allein durch Zuwanderung kann diese Lücke nicht vollständig geschlossen werden, insbesondere nicht bei den Fachkräften. Auch die neueste Idee, eine Steigerung der Erwerbsbeteiligung vornehmlich von Teilzeitbeschäftigten und Älteren zu erwirken sowie Langzeitarbeitslose verstärkt in den Arbeitsmarkt zu reintegrieren, kann die Entwicklung möglicherweise etwas dämpfen, aber nicht aufhalten. Und auch beim Nachwuchs ist die Situation angespannt. Bereits heute sind, im Vergleich zum Jahr 2012, doppelt so viele Ausbildungsstellen unbesetzt.
Die Herausforderung, den Personalbedarf im Unternehmen zu decken, wird somit immer komplexer. Finden wir überhaupt noch Fachpersonal? Oder finden wir wenigstens die, die bereit sind, sich qualifizieren zu lassen? So bleiben die Themen Employer Branding und Recruiting von überragender Bedeutung für Unternehmen, Tendenz steigend.
Eine attraktive Arbeitgebermarke zieht qualifizierte Arbeitskräfte an und trägt dazu bei, sich von der Konkurrenz abzuheben. Die Voraussetzung jedoch, um eine starke Arbeitgebermarke nach außen sichtbar zu machen, ist es zunächst, sich der eigenen Merkmale und Vorteile seiner Unternehmung bewusst zu werden. Je authentischer man sich selbst wahrnimmt und reflektiert, desto nachhaltiger kann der Aufbau und die Schärfung einer starken Arbeitgebermarke gelingen und die Strahlkraft nach außen erhöhen.
Wer etwas vorgibt zu sein, was er nicht ist, wird Arbeitskräfte nicht für sich gewinnen und schon gar nicht lange halten können.
Oft ist es deswegen ausgesprochen hilfreich, diesen Analyseprozess gemeinsam mit HR zu gestalten. Sich quasi den geschulten Blick interner HR Mitarbeiter oder – aufgrund ihrer Neutralität und Erfahrung häufig noch effektiver – von externen HR Professionals zunutze machen und die eigenen Werte, Kultur, Prozesse, Strukturen und Ziele gemeinsam zu beleuchten. „Vier Augen sehen mehr als Zwei.” Der Blick in den eigenen Spiegel wird oft leichter, wenn das Gegenüber eine übergeordnete Perspektive einnimmt, an der richtigen Stelle in die Tiefe geht und zur Schärfung beiträgt.
Starkes Recruiting, was ist das eigentlich? Es vereint die Bereiche Stellenbeschreibung, Kandidatensuche, Bewerbungsprozess, Auswahlverfahren, Onboarding und Feedbackmöglichkeiten. Jeder einzelne Schritt muss gründlich auf die Gegebenheiten und Belange der jeweiligen Unternehmung angepasst werden.
Kleine Betriebe haben andere Bedürfnisse als Großkonzerne. Wichtig für alle ist, dass der Prozess klar strukturiert und für alle transparent gestaltet ist. Je mehr Orientierung HR Abteilungen den Bewerbenden geben, desto reibungsloser gestaltet sich das gesamte Bewerbungsverfahren und desto weniger fallen versehentliche Fehler oder Verzögerungen ins Gewicht. Ebenso wichtig ist es, bereits am Anfang ein besonderes Augenmerk auf die klare und präzise Formulierung von Stellenbeschreibungen zu legen, die den tatsächlichen zukünftigen Aufgaben entspricht und kein Luftschloss darstellt. Ehrlichkeit ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, damit sich am Ende auch die finden, die wirklich zueinander passen.
Und schließlich gehört zu starkem Recruiting auch, die Schwelle der Bewerbungsaktivität für die jeweilige Zielgruppe so niedrig wie möglich zu halten. Nicht für jeden Job ist es passend, eine E-Mail mit sämtlichen Bewerbungsunterlagen zu verlangen oder die Interessierten eine Viertelstunde durch ein hochkomplexes Bewerbungstool durcharbeiten zu lassen. Manchmal reicht schon eine Telefonnummer, eine Text- oder Sprachnachricht per WhatsApp oder eine Nachricht über Social Media.
Die Verantwortung der Kontaktanbahnung liegt heute zum größten Teil bei den Unternehmen. Dies erfordert eine komplett neue Art der Herangehensweise und Kommunikation, um Jobinteressierte auf sich aufmerksam zu machen und in Austausch zu kommen. Diese Marktbearbeitung ist, im Vergleich zu klassischen Mustern, deutlich zeitintensiver und nur mit hoher Fachkenntnis und Nischenwissen zu bewältigen.
Vor allem die jungen Menschen haben heute andere Werte und Vorstellungen gegenüber der Arbeitswelt als die vorherigen Generationen. Es vollzieht sich ein Wertewandel in der Arbeitswelt, der ein schnelles Umdenken von Arbeitgebern fordert, um die passendsten Nachwuchskräfte für sich zu gewinnen. Denn schon jetzt können Jobsuchende zwischen unterschiedlichen Arbeitgebern wählen und ihre individuellen Vorstellungen in Vertragsverhandlungen einfordern.
Galten früher noch Firmenwagen oder hohe Prämien als besonders attraktiv, so gelten heute sinnstiftende Arbeit, Flexibilität in Arbeitszeit und Ort sowie eine ausgewogene Work-Life-Balance als besonders erstrebenswert. Das reine Leistungsprinzip mit starren Normen hat ausgedient und ist den kollaborativen Arbeitstechniken und dem Streben nach persönlicher Entfaltung im Job gewichen. So ist es erforderlich geworden, eine breite Range an Benefits zu bieten, die in der Summe ein gutes Paket für die Bedürfnisse sämtlicher Mitarbeitenden bilden.
Es ist eine Herausforderung, die Unterschiedlichkeit in der Arbeitsauffassung und Arbeitsweise der verschiedenen Generationen offen zu adressieren und im Sinne der Unternehmung als Bereitschaft zur Veränderung zu nutzen. Wenn das Verbinden der Stärken der unterschiedlichen Generationen jedoch gelingt, trägt dies zur positiven Entwicklung der Unternehmung bei.
Es ist die Aufgabe von HR, den Führungskräften eine Stütze zu sein. So können sie neben ihrer Beratungsfunktion auch Workshops entwickeln, die im Ergebnis jedem einen Platz im Team mit den eigenen Stärken sichern, sodass sich die Erfahrungen der älteren Generationen mit den Ideen und Fähigkeiten der Jungen verbinden. Es gibt dafür keine Blaupausen, denn nur eine individuelle Begleitung der Unternehmensführung und Führungskräfte durch HR Professionals mit State-of-the-Art-Fachwissen, Marktkenntnis sowie Coachings- und Beratungskompetenz führt zu Ergebnissen, die individuell zum Unternehmen passen und Erfolg versprechen.
Ohne Arbeitskräfte geht es nicht. In keiner Branche, auch nicht in Zeiten von KI-Systemen, Automatisierung und Robotik. Der Mensch bleibt die wichtigste Ressource für Unternehmen und das Herzstück der HR Arbeit. In Zeiten von Fachkräftemangel und demografischem Wandel ist es daher umso wichtiger, bestehende Arbeitskräfte an das Unternehmen zu binden und für zukünftige Herausforderungen zu stärken. Idealerweise widmen sich Mitarbeitende ihren Aufgaben motiviert und neugierig, sind offen für Veränderungen, lernwillig und anpassungsfähig. Je zufriedener sie mit ihrer Arbeit sind, desto besser sind in der Regel auch ihre Arbeitsergebnisse und der Beitrag, den sie für den Unternehmenserfolg leisten.
Mitarbeiterbindung hat daher die Aufgabe, jeden Einzelnen in seiner Entwicklung und Entfaltung aktiv zu unterstützen und Rahmenbedingungen zu schaffen, in denen sie sich dauerhaft wohlfühlen.
Aber wie macht man das?
Zunächst ist es wichtig, die Lebenssituation der Mitarbeitenden wahrzunehmen. Einheitliche Standards sollten zukünftig flexibel an die individuellen Gegebenheiten jedes Einzelnen anpassbar sein. Denn Arbeit steht – im Gegensatz zu früher – nicht mehr über allem, sondern möchte mit der jeweiligen Lebenssituation in Einklang gebracht werden. Für manche ist es wichtig, vom Homeoffice aus zu arbeiten, um Kinderbetreuung oder Altenpflege sicherzustellen, andere wiederum wollen räumlich gemeinsam arbeiten, um sich persönlich auszutauschen und den Fahrtweg als Phase des An- und Abschaltens zu nutzen. Dritte bevorzugen einen Mix aus beidem. Nicht für jeden Job können flexible Modelle gefunden werden. Dienstleistungen in der Medizin, der Altenpflege, im Handwerk, Einzelhandel und Gastgewerbe können z. B. schwer vom Homeoffice aus erledigt werden. Aber auch in diesen Bereichen ist es möglich, über flexible Arbeitszeitmodelle, Kinderbetreuungsmöglichkeiten, zusätzliche Freizeitangebote und innovative monetäre Anreize, wie etwa Team-Boni, Gutscheinkarten, Essensvoucher oder Sport-Mitgliedschaften nachzudenken. Je vielfältiger der Mix an Angeboten ausgestaltet ist, desto besser sind die individuellen Bedürfnisse der Belegschaft zu bedienen und damit die Bindung zu fördern.
Neben den äußeren Rahmenbedingungen spielt in besonderem Maße die Art und Weise des Umgangs miteinander eine entscheidende Rolle. Denn das psychische Wohlergehen am Arbeitsplatz ist besonders von der Zusammenarbeit untereinander abhängig. Unterstützt man einander und adressiert aktiv Anerkennung und Wertschätzung, so wirkt sich das positiv auf das gesamte Arbeitsklima aus.
So gilt es heute, Vertrauen und Verlässlichkeit durch ehrliche Kommunikation aufzubauen, konstruktives Feedback nicht nur sporadisch zum Ausdruck zu bringen, sondern als regelmäßiges Austauschformat zu etablieren und eine positive Fehlerkultur zu leben, die Lernen für jedermann erlaubt und als Teil des menschlichen Daseins ansieht. Niemand ist perfekt, weder Führungskräfte noch Mitarbeitende!
Angestellte sind schon lange keine reinen Befehlsempfänger mehr. Nein, Selbstbestimmung und eigenverantwortliches Handeln sind in vielen Berufsgruppen heute wichtiger denn je. Dabei spielt auch ein Werte- oder Ethikkodex eine Rolle. Denn die Frage nach dem Sinn einer Arbeit – nicht nur in Hinblick auf Umwelt, Nachhaltigkeit oder Gesundheit – ist allgegenwärtig.
Der Einsatz kollaborativer Arbeitstechniken, die Integration moderner, teils agiler Führungsstile, neuartige Lern- und Bildungskonzepte sowie persönliche Trainings und Coachings können dazu beitragen, Mitbestimmung und Selbstwirksamkeit jedes Einzelnen zu fördern und die jeweilige Unterstützungsleistung fürs Team in gleichem Maße wertzuschätzen und zu honorieren, wie die individuelle Einzelleistung. Denn in einer immer komplexer werdenden Arbeitswelt kommt es auf das Miteinander ganz besonders an!
Nicht erst seit der Corona-Pandemie ist der Fokus auf das Thema geistige und körperliche Gesundheit bereits in den Fokus der Öffentlichkeit gelangt. Dennoch haben die Auswirkungen der Pandemie die Achtsamkeit dem Thema gegenüber eine große Beschleunigung erwirkt. So sind psychische Krankheiten wie Depressionen oder Angststörungen keine Tabuthemen mehr, auch nicht in der Arbeitswelt. Im Gegenteil. Der Wunsch nach einer gesunden Arbeitsumgebung und Gesundheitsprävention ist allgegenwärtig und wird auch als Forderung gegenüber den Arbeitgebern ausgesprochen.
Waren früher in den betrieblichen Weiterbildungsangeboten meist Kommunikation, Teamentwicklung und Projektmanagement an vorderer Stelle, so mehren sich die Anfragen nach Resilienztrainings und Achtsamkeitsformaten. Für kleine und mittelständische Betriebe ist dies oft eine Herausforderung, da sie über keine Personalentwicklungsabteilung verfügen, die die Trainings- und Präventionskonzepte für die Belegschaft entwickelt und im eigenen Hause umsetzt.
Welche Art von Prävention muss ich anbieten? Reicht ein ergonomischer Arbeitsplatz und eine Gefahreneinschätzung oder muss ich regelmäßige Gespräche führen, die auch das seelische Befinden beleuchten? Und darf ich das überhaupt?
Hierzu bieten HR Professionals und Gesundheitsdienstleister Paketlösungen für überschaubare Kosten für Beratung und Umsetzung an.
„Personalverwaltung neu denken”, heißt das Motto.
Die Fokussierung auf HR Strategie, Employer Branding, Recruiting und Mitarbeiterbindung fordert enorme Kapazitäten in den HR Abteilungen und bei den Führungskräften. Nicht jede HR Fachkraft ist in ihren Fähigkeiten für die Übernahme der dringenden Aufgaben gerüstet. Es bedarf an vielen Stellen einer Professionalisierung des eigenen HR Personals, durch Schulungen und Coachings.
Parallel dazu bestimmen Compliance Themen den Alltag in der Personalverwaltung. Die Anzahl an neuen Vorgaben und Gesetzen hat in der Vergangenheit kontinuierlich zugenommen. In der bedeutsamen Debatte um Diversität und Gleichstellung ist eine regelgerechte Umsetzung der Normen und Vorgaben wichtiger denn je.
Um mit knappen Kapazitäten eine gesteigerte Aufgabenvielfalt effizient abdecken zu können, ist es notwendig, HR Prozesse zu optimieren und die Digitalisierung zum eigenen Vorteil zu nutzen – für die Schaffung einer schlanken und effizienten Verwaltung. Ein systemunterstütztes Vorgehen sichert das Einhalten von Standards und eine Übertragbarkeit der Arbeit innerhalb des Teams, um z. B. Urlaub und Krankheit sowie Mitarbeiterwechsel sicher abfedern zu können und gleichzeitig parallel von unterschiedlichen Standorten aus zu arbeiten.
Ob digitale Personalakte, Zeiterfassung, Zeugniserstellung oder Bewerbermanagement – die Vielfalt der Optimierungsmöglichkeiten für Workflows und Personalthemen ist groß. Bereits kleine Verbesserungen in den Prozessen können große Wirkung entfalten, die dafür sorgen, dass die HR Arbeit auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen den Ansprüchen im Wettbewerb standhält und gleichzeitig Ressourcen für andere HR Aufgaben bei ihrem Team freisetzt.
Um sich aktiv mit den neuen Herausforderungen auseinanderzusetzen und Maßnahmen zu kreieren, braucht es HR Professionals. Damit alle im Unternehmen ihr volles Potenzial entfalten und einen effizienten Beitrag leisten können.
HR Professionals – sowohl interne Mitarbeitende als auch externe Dienstleister – müssen gezielt eine aktive Rolle mit 360 Grad Blick für alle Interessengruppen im Rahmen der Unternehmenssteuerung einnehmen und sich als Ideengeber für Wachstum und Wandel sowie als Sparringspartner für Führungskräfte und Unternehmensinhaber anbieten. Sie haben die dringliche Aufgabe, den Blickwinkel auf die mannigfaltigen Herausforderungen der veränderten Arbeitswelt zu fokussieren, neue Konzepte zu entwickeln, Best Practice Beispiele an die jeweiligen Unternehmenssituationen anzupassen und die Umsetzung der Maßnahmen zu steuern. Jeder Wandel bietet die Chance, sich neu auszurichten und besser zu werden – vor allem mit der nötigen Leidenschaft für das menschliche Miteinander.
Nicht selten stehen für diesen Wandel nicht die notwendigen internen Ressourcen zur Verfügung. HR as a Service (HRaaS) ist eine Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, mit den Herausforderungen im HR Bereich umzugehen. Indem HR Prozesse an einen externen Dienstleister wie ARTS ausgelagert werden, können Sie Zeit, Ressourcen und Kosten sparen, ohne dabei die Effektivität und Effizienz Ihrer HR Aufgaben zu beeinträchtigen. Durch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen HR Partner können Sie sicherstellen, dass Ihre HR Anforderungen professionell und zuverlässig erfüllt werden und eine Erweiterung der Expertise des eigenen Personals im Prozessverlauf erfolgt.
