Optimierung Ihres Onboarding Prozesses

Ein Onboarding Prozess bezeichnet die systematische Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen. Dieser Prozess beginnt in der Regel mit der Annahme eines Stellenangebots und endet mit der vollständigen Integration des neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen. Ziel des Onboarding Prozesses ist es, dem neuen Kollegen oder der neuen Kollegin den Übergang in die neue Position und Rolle zu erleichtern, seine bzw. ihre Produktivität zu steigern und die Bindung an das Unternehmen nachhaltig zu fördern.

Der Onboarding Prozess umfasst typischerweise mehrere Phasen, darunter die Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag, die Orientierung im Unternehmen, die Einarbeitung in die spezifischen Aufgaben sowie die kontinuierliche Unterstützung und Bewertung der Fortschritte. Wichtige Elemente sind unter anderem die Bereitstellung aller notwendigen Arbeitsmittel, die Einführung in die Unternehmenskultur und -werte, die klare Kommunikation von Erwartungen und Zielen sowie regelmäßiges Feedback und Coaching.

Ein effektives Onboarding neuer Mitarbeiter :innen kann deren Zufriedenheit und Motivation steigern, die Fluktuation reduzieren und letztlich zu einem nachhaltigen Unternehmenserfolg beitragen. Unternehmen, die in einen strukturierten und auf die Employer Value Proposition abgestimmten Einarbeitungsprozess investieren, profitieren häufig von einer schnelleren Integration der neuen Mitarbeiter :innen und einer höheren Gesamtleistung des Teams.

Der Onboarding Prozess umfasst alle Maßnahmen zur strukturierten Einführung und Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das Unternehmen. Der Onboarding Prozess beginnt mit der Vertragsunterzeichnung. Hier endet die sogenannte Candidate Journey und die Employee Journey beginnt. Es folgen verschiedene Schritte mit dem Ziel, neue Teammitglieder effektiv in das Unternehmen zu integrieren, ihre Produktivität zu steigern und sie langfristig an das Unternehmen zu binden.

Ein gut durchgeführter Onboarding Prozess umfasst nicht nur die ersten Tage oder Wochen im Unternehmen, sondern erstreckt sich oft über mehrere Monate. Er umfasst in der Regel administrative Aufgaben wie die Bereitstellung der notwendigen Arbeitsmittel und Zugänge sowie Schulungen zu Unternehmensrichtlinien und -kultur. Ebenso wichtig sind Einführungen in die spezifischen Arbeitsbereiche, Mentoring und regelmäßiges Feedback, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

Ziel eines Onboarding Prozesses ist es, dass sich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an wertgeschätzt und verstanden fühlen, schnell ein Netzwerk im Unternehmen aufbauen und sich effektiv in die Unternehmenskultur integrieren können. Unternehmen, die in einen umfassenden Onboarding Prozess investieren, profitieren langfristig von einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, einer geringeren Mitarbeiterfluktuation und einer stärkeren Mitarbeiterbindung.

Die Phasen des Onboardings beschreiben die verschiedenen Schritte und Aktivitäten, die im Prozess der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen involviert sind. Ein effektives Onboarding neuer Mitarbeiter :innen umfasst in der Regel vier Hauptphasen:

1. Vorbereitungsphase: Noch bevor der neue Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag hat, beginnt die Vorbereitungsphase. In dieser Phase werden organisatorische Voraussetzungen geschaffen, wie z.B. die Bereitstellung von Arbeitsmitteln (z.B. Laptop, Telefon), die Einrichtung des Arbeitsplatzes und die Vorbereitung wichtiger Dokumente. Empfehlenswert ist es, einen Einführungsplan zu erstellen, der alle wichtigen Termine und Schulungen enthält.
2. Orientierungsphase: Am ersten Arbeitstag und in den ersten Wochen steht die Orientierung im Vordergrund. In dieser Phase lernt der neue Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin das Unternehmen, seine Kultur, Strukturen und Prozesse kennen. Wichtige Bestandteile dieser Phase sind Führungen durch das Unternehmen, Teamvorstellungen und Basisschulungen zu Unternehmensphilosophie und -leitlinien.
3. Einarbeitungsphase: In dieser Phase beginnt die fachliche Einarbeitung, in der der neue Mitarbeitende konkrete Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernimmt. Dazu gehören fachspezifische Schulungen, die Einführung in spezielle Arbeitsmittel und -methoden sowie die schrittweise Übernahme von Projekten und Aufgaben unter Anleitung von Kollegen oder Mentoren.
4. Integrationsphase: Diese letzte Phase dient der vollständigen Integration des neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen. Sie umfasst eine kontinuierliche Begleitung durch regelmäßige Feedbackgespräche, Leistungsbeurteilungen und die Weiterentwicklung der beruflichen Fähigkeiten. Ziel ist es, dass sich der neue Mitarbeitende voll integriert fühlt und aktiv zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Ein gut strukturierter Onboarding Prozess fördert nicht nur die schnelle Einarbeitung und Produktivität neuer Mitarbeiter :innen, sondern stärkt auch ihre Bindung an das Unternehmen, was wiederum die Mitarbeiterzufriedenheit und -loyalität langfristig erhöht.

Im Onboarding Prozess neuer Mitarbeiter :innen können verschiedene Fehler auftreten, die die Effizienz und Effektivität des Einarbeitungsprozesses beeinträchtigen. Im Folgenden möchten wir euch gerne einige der häufigsten Fehler vorstellen, die Unternehmen vermeiden sollten, um neuen Kolleginnen und Kollegen einen reibungslosen und erfolgreichen Start zu ermöglichen.

• Unzureichende Vorbereitung: Ein Fehler, den wir immer wieder beobachten, ist die unzureichende Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds. Dazu gehören zum Beispiel ein nicht vorbereiteter Arbeitsplatz, fehlende Arbeitsmaterialien oder Zugangsdaten. So kann es leider passieren, dass der oder die Neue sich nicht wohlfühlt und einen schlechten ersten Eindruck bekommt.
  Oftmals liegt das Problem darin, dass die internen Personalabteilungen überlastet sind. Gerne sind wir als 360° HR Agentur mit unseren HR Services für Sie da und unterstützen Sie, wo wir können. Sprechen Sie uns an!
• Fehlende Struktur im Einarbeitungsprozess: Ein unstrukturierter Einarbeitungsprozess, bei dem klare Ziele, Zeitpläne oder Checklisten fehlen, kann bei neuen Mitarbeitenden zu Verwirrung und Unsicherheit führen. Ein gut strukturierter Onboarding Prozess ist eine wertvolle Starthilfe für neue Mitarbeitende. Er sollte klare Schritte und Meilensteine enthalten, um die Integration so effektiv wie möglich zu gestalten.
• Informationsüberflutung: Es ist wichtig, nicht zu viele Informationen auf einmal zu geben, damit niemand überfordert wird. Wir empfehlen, Informationen dosiert und über einen angemessenen Zeitraum zu verteilen, um die Aufnahme und das Verständnis zu fördern.
• Mangelnde Integration in das Team: Die Integration in das bestehende Team ist ein ganz wichtiger Aspekt des Onboardings. Wenn hier etwas schiefgeht, kann das dazu führen, dass sich der neue Mitarbeitende isoliert fühlt. Teampräsentationen und gemeinsame Aktivitäten sind eine tolle Möglichkeit, um die Integration zu fördern.
• Unzureichendes Feedback und Kommunikation: Ein häufiger Fehler ist, dass während der Einarbeitungsphase kein regelmäßiges Feedback und keine offene Kommunikation stattfinden. Neue Teammitglieder brauchen unbedingt konstruktives Feedback und die Möglichkeit, Fragen zu stellen. So können sie Unsicherheiten klären und sich weiterentwickeln.
• Vernachlässigung der Unternehmenskultur: Eine unzureichende Information über die Werte und Normen des Unternehmens kann leider zu Missverständnissen führen. Ein effektives Onboarding sollte auch eine Einführung in die Unternehmenskultur und die Employer Brand beinhalten, damit sich die neuen Mitarbeitenden schnell an ihr neues Arbeitsumfeld gewöhnen können.
• Keine langfristige Perspektive: Wenn sich das Onboarding nur auf die ersten Tage oder Wochen beschränkt, werden langfristige Ziele und Perspektiven der Personalentwicklung oft vernachlässigt. Ein umfassender Onboarding-Prozess sollte auch Aspekte der Karriereentwicklung und Weiterbildung berücksichtigen, denn nur so kann eine langfristige Bindung und Motivation sichergestellt werden.

Wenn Unternehmen diese Fehler vermeiden, können sie sicherstellen, dass sich neue Kolleginnen und Kollegen willkommen fühlen, schneller produktiv werden und eine langfristige Bindung zum Unternehmen aufbauen.

Der Endpunkt des Onboarding Prozesses ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Auch die Rolle der neuen Mitarbeiter:innen spielt eine Rolle. Ebenso wie die jeweilige Onboarding-Strategie. Grundsätzlich sollte das Onboarding über die ersten Tage oder Wochen hinausgehen. Es ist empfehlenswert, den Onboarding Prozess in mehrere Phasen zu unterteilen, die sich über die ersten drei bis zwölf Monate erstrecken.

Phasen des Onboarding Prozesses:

1. Orientierungsphase: Die ersten Tage bis Wochen, in denen die neuen Mitarbeiter:innen das Unternehmen, ihre Kolleg:innen und grundlegende Arbeitsabläufe kennenlernen.
2. Training und Einarbeitung: Die ersten ein bis drei Monate, während dieser Zeit erhalten die Mitarbeiter:innen spezifische Schulungen und werden in ihre Aufgaben eingearbeitet.
3. Übergang zur Selbstständigkeit: Bis zum Ende des sechsten Monats, wenn die Mitarbeiter:innen zunehmend selbstständiger werden und weniger direkte Anleitung benötigen.
4. Vollständige Integration: Bis zum Ende des ersten Jahres, in dem die Mitarbeiter:innen vollständig in das Team integriert sind und selbstständig sowie effektiv arbeiten.

Der Onboarding Prozess ist ein wichtiger Schritt für neue Mitarbeiter:innen und das Unternehmen. Er sollte deshalb gut strukturiert sein und nahtlos in die kontinuierliche Personalentwicklung und regelmäßige Leistungsbeurteilungen übergehen. Der Prozess ist in der Regel abgeschlossen, wenn die neuen Mitarbeiter:innen sich vollständig in das Unternehmen eingefügt haben, ihre Rolle verstehen, effektiv in ihrem Bereich arbeiten und aktiv zur Unternehmenskultur beitragen.

Es ist wichtig zu erkennen, dass Onboarding ein kritischer Prozess für die langfristige Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit ist. Unternehmen, die in ein gründliches und fortlaufendes Onboarding investieren, dürfen sich oft über eine höhere Mitarbeiterbindung und -produktivität sowie eine stärkere Unternehmenskultur freuen.

Für eine langfristige Mitarbeiterbindung in der VUKA-Welt braucht es mehr als die reibungslose Umsetzung der organisatorischen Herausforderungen und ein “Herzliches Willkommen” am Day One. Eine positive Employee Experience entsteht durch ein ernst gemeintes und ganzheitliches Konzept, dass Einarbeitung, Networking, Unternehmenskultur, Kommunikation, persönliche Entwicklungspläne und die organisatorischen Themen vereint.

Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Tätigkeitsbereiche haben selbstverständlich verschiedene Anforderungen an das Onboarding und auch auf die Bedürfnisse von Berufsgruppen ist differenziert einzugehen, um Zufriedenheit im neuen Job zu erreichen. Wir bieten Ihnen mit unserer Onboarding Beratung keine allgemeingültige Standardlösung, sondern öffnen unseren gesamten Werkzeugkasten mit verschiedenen Tools und stellen daraus ein Konzept zusammen, dass auf Ihr Unternehmen und Ihre Firmenkultur zugeschnitten ist.

Unsere Beratung für das Onboarding neuer Mitarbeiter :innen stellt eine ganzheitliche Betrachtung des ideal “an Board kommens” dar und beinhaltet neben den organisatorischen Aufgaben vor allem auch den Übertrag der Unternehmenskultur und die Vernetzung im Unternehmen zur schnellen Herstellung der Arbeitsfähigkeit und Produktivität. Dabei wird eine kundenindividuelle Lösung erarbeitet, die die speziellen Kundenbedürfnisse und aktuelle Trends im Onboarding berücksichtigt.

Mit unseren Onboarding Paketen “Onboarding To Go” und “Extending your Onboarding” erhalten Sie HR-Tools für die eigene Umsetzung. Diese beinhalten Arbeitshilfen wie Blue Prints, Whitepaper, Tools, Videos, Checklisten und Poster, die Sie innerhalb kürzester Zeit für Ihr Unternehmen individualisieren können und somit in eine schnelle Umsetzung eines professionellen Onboardings kommen.

Die rein administrative Abwicklung des hohen Aufkommens an Verwaltungstätigkeiten rund um die Einstellung von neuen Mitarbeitenden kann unser HR Shared Service Center auf einem hohen professionellen Level für Sie übernehmen.

Sind Sie sich noch nicht sicher welcher dieser Services besser zu Ihrere Situation passt oder möchten Sie eine erste Expertenmeinung einholen, dann zögern Sie nicht, ein unverbindliches Erstgespräch zu vereinbaren.

Die Messung des Erfolgs beim Onboarding von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist von entscheidender Bedeutung, um die Effektivität des Prozesses zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern. Um den Erfolg des Onboardings zu messen, nutzen Unternehmen verschiedene Kennzahlen und Feedback-Methoden, die dazu beitragen, den Onboarding-Prozess zu optimieren und sicherzustellen, dass er die gewünschten Ergebnisse erzielt. Wir stellen hier einige gängige Methoden zur Erfolgsmessung im Onboarding Prozess vor:

1. Mitarbeiterzufriedenheit: Durch regelmäßige Umfragen und Feedback-Sessions mit den neuen Mitarbeiter:innen kann ermittelt werden, wie zufrieden sie mit dem Onboarding-Prozess sind. Dies umfasst Fragen zur Klarheit der vermittelten Informationen, zur Unterstützung durch Kolleg:innen und Vorgesetzte sowie zur allgemeinen Arbeitszufriedenheit.
2. Time-to-Productivity: Diese Kennzahl misst, wie schnell neue Mitarbeiter:innen voll produktiv werden. Eine kürzere Time-to-Productivity ist ein guter Beweis für ein erfolgreiches Onboarding. Denn neue Teammitglieder sind schneller in der Lage, effektiv zu arbeiten.
3. Fluktuationsrate in der Probezeit: Eine niedrige Fluktuation unter den neu eingestellten Mitarbeiter:innen während oder kurz nach der Probezeit kann ein Hinweis darauf sein, dass das Onboarding erfolgreich war. Sollte es allerdings zu hohen Fluktuationsraten kommen, könnte dies auf Probleme im Onboarding Prozess oder in der Mitarbeiterbindung hindeuten.
4. Leistungsbeurteilungen: Die Bewertungen der Arbeitsleistung durch Vorgesetzte während und nach der Onboarding-Phase geben Aufschluss darüber, wie gut die neuen Mitarbeiter:innen ihre Rollen und Aufgaben verstehen und ausführen.
5. Fortbildung und Entwicklung: Auch die Teilnahme an weiterführenden Schulungen und Entwicklungsprogrammen nach der Onboarding-Phase kann ein Maß für den Erfolg sein. Sie gibt uns Aufschluss darüber, wie sehr sich die Mitarbeiter:innen engagieren und welches Potenzial sie langfristig haben.
6. Mitarbeiterbindung: Die langfristige Mitarbeiterbindung ist ein wichtiger Indikator dafür, dass das Onboarding erfolgreich war. Wenn Mitarbeiter:innen dem Unternehmen langfristig treu bleiben, ist das ein Beweis dafür, dass der Onboarding-Prozess erfolgreich war und sie erfolgreich integriert und an das Unternehmen gebunden wurden.

Durch die Analyse dieser Indikatoren können Unternehmen nicht nur den Erfolg ihres Onboarding Prozesses messen, sondern auch Bereiche identifizieren, die verbessert werden müssen, um die Mitarbeitererfahrung weiter zu optimieren. So können sie ihren Onboarding Prozess Schritt für Schritt verbessern und noch erfolgreicher machen.