ARTS sicherte sich mit dem beeindruckenden Erfolg bei der Autobahn GmbH des Bundes den Spitzenplatz beim Dresdner Agentur Preis 2024!
Die Autobahn GmbH des Bundes betreut über 13.000 Kilometer Straße in ganz Deutschland, von Rendsburg im hohen Norden bis Kempten im Allgäu, Krefeld bis Cottbus. Sie wird seit September 2018 unter Verantwortung des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr betrieben.
Eine der größten Herausforderungen mit der Aufnahme der Geschäftstätigkeit am 1. Januar 2021 war die Mammutaufgabe Recruiting in der dem öffentlichen Dienst sehr ähnlichen Organisationsform. ARTS hat die 10 Niederlassungen und 41 Außenstellen der Autobahn GmbH für 24 Monate als strategischer und operativer Partner bei der Personalrekrutierung unterstützt – und das Ergebnis kann sich sehen lassen!
ARTS Recruitment Team
Durch die zentrale Bündelung der Aufgaben in der Autobahn GmbH sollten mehrere Vorteile realisiert werden. Neben einer schnelleren Planung ermöglicht die neue Organisation auch bundesweit einheitliche Qualitätsstandards und Effizienzgewinne durch Synergieeffekte.
Seit Tag eins verfolgt die Autobahn GmbH die Ziele schneller zu planen, effizienter zu bauen, zu betreiben und zu erhalten.
Eine unserer ersten Tätigkeiten, um die Autobahn GmbH des Bundes zu stärken war daher der Aufbau einer positiven Arbeitgebermarke. So erfolgte durch unser Team eine Charakterisierung der Arbeitgebermarke durch eine umfassende Benchmark-Studie.Hierbei analysierten wir die spezifischen Benefits, die für die gesuchten Zielgruppen in mehr als 25 verschiedenen Berufsgruppen besonders relevant sind. So konnten wir sicherstellen, dass sich die Autobahn durch ein attraktives Angebot von den (vorrangig privatwirtschaftlich organisierten) Wettbewerbern abheben konnte und unsere Recruiter:innen potenzielle Bewerber:innen gezielt ansprechen. Unser Beratungsansatz zielt darauf ab, den gesamten Bewerbungsprozess – vom ersten Kontaktpunkt bis zur Einstellung – so schnell und persönlich wie möglich zu gestalten. Wir möchten, dass die Kandidat:innen eine positive und nahtlose Erfahrung machen, die sie überzeugt, Teil der Autobahn GmbH des Bundes zu werden. Daher war ein weiterer vorbereitenden Schritt der Recruiting-Aufgabe, die Gestaltung einer barrierefreien Candidate Journey.
Um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen unserem ARTS-Recruiting-Team und den einzelnenn Niederlassungen, Außenstellen und Autobahnmeisterien der Autobahn GmbH des Bundes zu gewährleisten, riefen wir darüber hinaus eine Workshopreihe ins Leben. Diese Workshops dienten dem Prozessdesign und gemeinsam konnten wir maßgeschneiderte Lösungen entwicklen, die den speziellen Anforderungen und Gegebenheiten vor Ort gerecht werden.
Gutes und effektives Personalmarketing basiert immer auf der richtigen Definition aller Bewerberpersonas. Dies war auch im vorliegenden Projekt mit der Autobahn GmbH des Bundes nicht anders. Basierend auf den einzlenen Suchprofilen der zu besetzenden Stellen, erstellten wir detaillierte Personas, welche es uns ermöglichten gezielte Kommunikationsstrategien zu entwicklen und die relevanten Kanäle effektiv zu nutzen.
Für die aktiv Suchenden haben wir im Anschluss eine ansprechende SEO-Landingpage gestaltet und mit keywordoptimierten Jobanzeigen gearbeitet. Zusätzlich nutzten wir dabei Duplikatstellen, um die Reichweite der einzelnen Vakanzen massiv zu erhöhen. Diese Vorgehensweise ermöglichte es uns eine Stelle mit durchschnittlich 860 Suchanfragen im Monat auf etwa 56.000 Suchanfragen pro Monat zu steigern und damit möglichst viele qualifizierte Bewerber:innen anzusprechen. Darüber hinaus diente die SEO-Landingpage als Link-Ziel für Werbeanzeigen in Social Media.
Soziale Netzwerke sind im heutigen digitalen Zeitalter nicht mehr wegzudenken. Arbeitgeber die dort nicht stattfinden, kommen für potenzielle Kandidat:innen gar nicht erst in Frage. Auch diese Lücke konnten wir in der Zusammenarbeit mit der Autobahn GmbH des Bundes schließen und eine attraktive Xing-Präsenz des Unternehmens realisieren.
Mit einem Team von zeitweise bis zu elf Recruiter:innen haben wir die interne Personalgewinnung der Autobahn in der Zentrale und in den Niederlassungen als externe Kolleg:innen entlastet und so maßgeblich dazu beigetragen, dass in kürzester Zeit eine große Anzahl offener Positionen besetzt werden konnten. Unsere Kolleg:innen arbeiteten dazu überwiegend remote aus Dresden oder Hamburg, reisten aber vereinzelt zu individuellen Terminen in die unterschiedlichen Niederlassungen. Aus Kundensicht wichtig war es, dass wir unsere Arbeit direkt und vollumfänglich im Bewerbermanagementsystem (BMS) der Autobahn durchführten. Dies führte zu weiteren Effizienzsteigerungen für den gesamten Recruiting-Prozess.
Die Arbeitsmarktsituation und der akute Fachkräftemangel erlaubent es heute niemandem mehr, sich allein auf das Multiposting von Stellenanzeigen zu verlassen, um passende Mitarbeiter:innen zu finden. Unsere Recruitment Consultants unterstützten die Autobahn daher mit Active Sourcing, v.a. auf Xing und LinkedIn. Allein auf Xing haben wir fast 10.000 Profile gesichtet und zu Sourcing-Projekten hinzugefügt. Fast 12.000 versendete Nachrichten auf Xing im Zeitraum von zwei Jahren zeigen unsere Bemühungen um hochkarätige Bewerbende.
Dabei haben sich unsere Recruiter:innen in die Anforderungen unterschiedlichster Berufsfelder eingearbeitet, um die Passung für die jeweilige Stelle besser beurteilen zu können. Natürlich benötigt die Autobahn viel Know-How aus dem Bauingenieurwesen, und inzwischen kennen sich unsere ARTS-Kolleg:innen gut mit den Qualifikationen im Straßen- und Tunnelbau aus und wissen beispielsweise, dass für den Brückenbau nicht nur Kenntnisse in der Statik nötig sind. Ein weiterer Schwerpunkt in unserer Suche waren Positionen im Rechtswesen und in der Verwaltung mit ebenfalls vielen Spezialisierungen sowie die für alle Unternehmen schwierig zu besetzenden IT-Stellen.
Insgesamt betreute ARTS über 550 Stellen bei einer Besetzungsquote von 90 % und sichtete über 22.000 Bewerbungen.
Wir möchten uns an dieser Stelle ausdrücklich auch bei denjenigen bedanken, für die sich der Gedanke von externen Recruiting-Kolleg:innen zunächst fremd anfühlte, und die uns dennoch die Gelegenheit gegeben haben, sich von uns überzeugen zu lassen.
Dabei haben sich unsere Recruiter:innen in die Anforderungen unterschiedlichster Berufsfelder eingearbeitet, um die Passung für die jeweilige Stelle besser beurteilen zu können. Natürlich benötigt die Autobahn viel Know-How aus dem Bauingenieurwesen, und inzwischen kennen sich unsere ARTS-Kolleg:innen gut mit den Qualifikationen im Straßen- und Tunnelbau aus und wissen beispielsweise, dass für den Brückenbau nicht nur Kenntnisse in der Statik nötig sind. Ein weiterer Schwerpunkt in unserer Suche waren Positionen im Rechtswesen und in der Verwaltung mit ebenfalls vielen Spezialisierungen sowie die für alle Unternehmen schwierig zu besetzenden IT-Stellen.
Unser inzwischen gut positioniertes Bewerbernetzwerk, der stetige Wunsch, sich in neue Bereiche und Anforderungen einzuarbeiten und mehr als 20 Jahre HR Expertise halfen uns dabei, der Autobahn für jede von uns ausgeschriebene Stelle eine fundierte Einstellungsempfehlung zu übermitteln.
Bei allen Besetzungsprozessen galt es, immer wieder die Anforderungen an das Recruiting im öffentlichen Dienst sicherzustellen. Die Autobahn als eine GmbH in öffentlicher Hand, die an den Tarifvertrag der Länder gebunden ist und die als bundeseigenes Unternehmen eine gewisse Vorbildfunktion hat, priorisiert die Rechtssicherheit bei allen Auswahlschritten. Es ging nicht nur darum, den oder die Beste für eine Position auszuwählen, sondern auch einwandfrei begründen zu können, warum eine andere Bewerbung weniger überzeugend war. Ohne die geduldigen Erklärungen und die enge Zusammenarbeit mit unseren Ansprechpartner:innen bei der Autobahn hätten wir nicht diese hohe Qualität in unserer Arbeit liefern können. Sowohl in der Zentrale als auch in den Niederlassungen hat sich im Laufe der zwei Jahre ein vertrauensvolles, wertschätzendes Miteinander zwischen ARTS und der Autobahn herausgebildet.
Viele sprechen über Time-to-hire, um die Schnelligkeit des Recruitings zu messen. Wir haben jedoch noch eine andere Zahl in den Fokus genommen, nämlich die Anzahl an Arbeitsstunden, die man Recruiting-seitig in eine Stelle von Anfang bis Ende stecken muss. Dazu gehört die Abstimmung mit dem Fachbereich über die konkreten Anforderungen der Stelle, die Auswahl der passenden Stellenportale und die Stellenausschreibung, Beantworten von Interessenten-Fragen, Active Sourcing, Sichten und Bewerten von Lebensläufen, Terminvereinbarungen für Gespräche, Durchführen von Telefoninterviews und Vorstellungsgesprächen, administrative Pflege der Bewerbungen im BMS und zu guter Letzt das Schreiben einer Einstellungsempfehlung. Alles in allem darf man hier mit 80–100 Arbeitsstunden rechnen, die sich über mehrere Monate verteilen – je nachdem, wie abstimmungsintensiv sich der Bewerbungsprozess gestaltet, ob es Synergieeffekte zwischen den Stellen gibt, oder wie viele Bewerbungen eingehen. Überschlagsweise haben wir unserem Kunden damit rund 50.000 Arbeitsstunden gespart und so das High Volume Recruiting im öffentlichen Dienst erst möglich gemacht.
Wenn wir von diesen etwa 80 Arbeitsstunden pro Stelle ausgehen, ist die Empfehlung aus der Personalmanagement-Literatur nachvollziehbar, dass jede:r Recruiter:in idealerweise nur 5–10 Stellen gleichzeitig betreuen sollte. Natürlich können Sie Ihrem Recruiting-Team auch mehr Stellen gleichzeitig geben, allerdings ist es dann nur logisch, dass sich Besetzungsprozesse in die Länge ziehen. Recruitment Outsourcing, gerade in Zeiten von intensivem Personalaufbau, ist hier die elegantere Lösung.
In der Industrie ist das Outsourcing-Konzept längst etabliert. Die Vorteile liegen auf der Hand: aus fixen variable Kosten machen und Effizienzvorteile des Dienstleisters nutzen. Auch im HR-Bereich stellt das Business Process Outsourcing einen strategischen Erfolgsfaktor dar. Wir als ARTS lösen seit über 20 Jahren die personellen Herausforderungen unserer Kunden aus unterschiedlichsten Branchen, wie beispielsweise der IT und Kommunikationstechnik, der Automobilindustrie oder der Energiewirtschaft. Im Rahmen des Recruiting Process Outsourcing konnten wir bereits Start-ups wie Lilium mit ARTS Expert:innen vor Ort bei der Personalbeschaffung sowie dem Onboarding unterstützen. High Volume Recruiting, wie im Fall der Autobahn GmbH, ist eine besondere Form von RPO, da es hier gilt, in kürzester Zeit eine Vielzahl von Stellen zu besetzen. Es zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass wir sowohl einzelne Teilaufgaben, als auch den kompletten Recruitmentprozess übernehmen können. Im Fokus stehen dabei immer die individuellen Bedürfnisse des Kunden.
Gern sparen wir auch Ihrem Team die eine oder andere Arbeitsstunde und schreiben damit Ihre Erfolgsgeschichte fort.
n. Im Fokus stehen dabei immer die individuellen Bedürfnisse des Kunden.
Im Fall der Autobahn GmbH betreiben unsere Expert:innen ebenfalls das Active Sourcing geeigneter Kandidaten in verschiedenen Social Media Kanälen und Bewerberdatenbanken, die Durchführung von Telefon- und Videointerviews sowie ggf. Vorstellungsgesprächen vor Ort. So können wir der Autobahn für jede von uns ausgeschriebene Stelle eine fundierte Einstellungsempfehlung übermitteln und dazu beitragen, dass die deutschen Autobahnen noch leistungsfähiger werden.
Vor dem Start des High Volume Recruitings evaluierten wir notwendige Personalmarketing-Maßnahmen und richteten eine eigene Landingpage für Karriereinteressierte ein, um nicht nur mehr Reichweite für die Vakanzen zu generieren, sondern auch ein SEO-relevantes Backlink-Management für die Karriereseite der Autobahn zu erzeugen.
Zusätzliche Job-Landingpages helfen zudem gezielt Werbeanzeigen zu schalten. Die auf arts.eu geschalteten Stellenanzeigen sind SEO-optimiert und mit dem Bewerbungsformular der Autobahn GmbH verknüpft.
Unsere langjährige HR Expertise ermöglicht es unseren Expert:innen außerdem Verbesserungspotentiale aufzudecken und bestehende Grundstrukturen zu optimieren.
Unsere HR Services finden in jedem Bereich des Personalwesens Anwendung. Während bei der Autobahn GmbH besonders das Recruiting und Assessment im Fokus stehen, können wir Sie auch im Bereich Employer Branding und Personalmarketing, Onboarding, Employee Management und Outplacement unterstützen. Auch die Übernahme von zeitintensiven, wiederkehrenden Aufgaben administrativer Natur, wie beispielsweise die Zeugniserstellung und das Vertragswesen können wir im Rahmen eines Business Process Outsourcings abdecken.